Выбор учётной программы для склада

Сложно представить успешный бизнес, при ведении которого все товарные перемещения просчитываются на калькуляторе и вносятся вручную в блокнот. Подобный подход, вне всякого сомнения, рано или поздно приведёт к ошибкам, пересорту, недостачам или излишкам. Без оптимизации процесса учёта нельзя грамотно спланировать поставки, поэтому ходовых товаров постоянно нет в наличии, а застойные позиции лежат на складах мертвым грузом, выходя в просрочку.    

Множество предпринимателей уверены в том, что автоматизация бизнеса – долгий и трудозатратный процесс, но это не совсем так. Сейчас на рынке представлены современные, технологичные решения, которые дают возможность организации систем управления складом с минимальными вложениями. К тому же, большую их часть можно внедрить буквально за сутки, сразу приступив к работе. Сегодня мы расскажем о наиболее популярных в 2021 году решениях, а также об особенностях и сложностях их выбора.     

Организация складского документооборота и учёта

Главной задачей автоматизации складского учёта является поддержание соответствия товарных остатков, указанных в системе, с реально находящимися на складах. Поэтому все действия, связанные с перемещением товара, необходимо в обязательном порядке отражать в системе учёта. Если на складе выявлены товарные остатки, их необходимо как можно скорее оприходовать, а при выявлении недостачи произвести списание. Но для грамотной организации складского учёта, мало просто приобрести специализированное программное обеспечение. Так, в первую очередь, участнику необходимо назначить материально ответственное лицо, на которое будет возложена задача по ведению операций.

Для того чтобы избежать неразберихи при ведении складской деятельности, важно ввести индивидуальную ответственность, а также сопровождение непрерывным документооборотом. Это позволит понять, кто и за что отвечает.            

Обычно складской документооборот основывается на первичной бухгалтерской отчётности, именно она является его основой. Поэтому все производимые на складе операции обязательно должны подтверждаться первичными документами, оформленными по утвержденной форме.    

Специальное ПО, предназначенное для управления складской деятельностью, даёт возможность ведения электронного оборота документов. При этом участникам всё же следует обмениваться бумажными накладными. Зато встроенные макеты и справочники позволят формировать складскую и бухгалтерскую документацию буквально за несколько минут.

Грамотно организованный складской учёт выглядит следующим образом:

1. Экспедитор привозит от поставщика пакет документов, таких как накладные, спецификации и т.п.

2. После чего уполномоченный сотрудник, используя ТСД, производит сверку указанного в документации товара с фактическим количеством. Если всё верно, на документах ставится соответствующая отметка, а если обнаружены расхождения, то посылка может быть принята частично (с составлением соответствующего акта), либо полностью возвращена поставщику.   

3. Сведения из накладной выгружаются в складскую товароучётную программу. Поставщик отправляет документацию в формате в Excel, после чего она будет с лёгкостью выгружена в «1С» или любую другую программу учёта товара буквально за несколько минут.

4. После поступления товара уполномоченный сотрудник должен оформить приходную накладную.

5. Затем бухгалтер создаёт приходный ордер и отмечает поступление нового товара на баланс.

6. Все товарные перемещения внутри склада также отмечаются при помощи накладной, по форме ТОРГ-13.

7. Продукция снимается с учёта после продажи клиенту через ККМ. На основании сведений о продажах, продавец может с лёгкостью осуществлять последующий закуп необходимой продукции.

Также качественный и точный товароучёт невозможен без проведения регулярных инвентаризаций. Ручная инвентаризация достаточно трудоёмкий и сложный процесс, тогда как наличие автоматизированной системы позволяет снизить затрачиваемые силы и время, как минимум, вполовину. 

Небольшие розничные точки продаж зачастую игнорируют товароучётные программы, ограничиваясь учётным журналом, заполняемым от руки. Но даже в самом маленьком магазине невозможно всегда держать всё под контролем, а наёмные сотрудники порой могут злоупотреблять своим положением, что влечёт сокращение возможной прибыли. Поэтому для малого бизнеса процедура автоматизации имеет не меньшее значение, чем для крупных сетей. 

Складской учёт на производственных предприятиях имеет свои особенности и отличается от стандартных процессов, проводимых на торговых складах. Ниже мы разберём процедуру автоматизации работы склада на примере розничных организаций.

Складские товароучётные программы: какие бывают

Все решения, предназначенные для ведения учёта товарных движений, можно подразделить на две группы:

• Облачные – абонент каждый месяц вносит оплату за доступ к веб-сервису.

• Коробочные – необходимое ПО инсталлируется на ПК, после чего пользователь заключает лицензионное соглашение.

Не смотря на то, что облачное ПО невозможно дорабатывать, адаптируя под себя, пользователь всегда может за дополнительную плату перейти на другой тариф с расширенным функционалом. К тому же для малого или микробизнеса ценник на установку локальной программы может быть слишком высок, поскольку помимо оплаты лицензии необходимо регулярно тратить средства на техническое обслуживание и сопровождение. В такой ситуации лучшим вариантом автоматизировать бизнес будет подключение облачной программы. Для работы пользователю потребуется только ноутбук и возможность выхода в интернет.     

Крупным компаниям с ассортиментом более 20000 наименований, а также сложными, адресными системами размещения товара на складах удобнее развернуть самостоятельную инфраструктуру, приобретя локальное ПО и доработав его под свои потребности. При этом расходы окупятся буквально за 2-3 года.  

В целом, функционал веб-сервисов обычно стандартный:

• Возможность входа в ЛК с любого оборудования, имеющего доступ в интернет.

• Интеграция с ККМ, весами и другим необходимым оборудованием.

• Взаимодействие с такими системами как ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «1С» и т.п.

• Автоматизированное создание заявок для поставщиков.

• Доступ к аналитическим отчётам по всем текущим сделкам. 

• Оповещение о том, что товарный запас по конкретной позиции подходит к концу. 

• Выгрузка документов из Excel.

• Автообновление базы с товарными остатками после каждой совершённой продажи.

Ниже мы более подробно разберём несколько популярных коробочных программ.

Облачное товароучётное ПО LiteBox, предназначенное для складов

LiteBox является одной из наиболее популярных облачных программ, таких как «МойСклад», «ЕКАМ», «Контур.Маркет» и т.д. Данный ресурс доступен практически с любого устройства, на котором имеется выход в интернет. На запуск обеспечения необходимо не более получаса, к тому же в ПО представлен весь основной функционал, необходимый для обеспечения потребностей в сфере ритейла:

• Складской товароучёт.

• Возможность управления операциями по продаже, включая алкоголь.

• Управление закупкой, а также ведение работы с поставщиками.

• Формирование отчётов и возможность доступа к аналитическим данным по продажам.

ПО LiteBox обеспечивает возможность оформления любых товароучётных операций, таких как приёмка, продажа, списание, переоценка учёт и т.п.

В ПО представлена возможность поддержки «первички»  для складского оборота документов.

К тому  пользователь, приобретая  ККМ LiteBox, может безвозмездно подключиться к «Базовому» тарифу и просматривать через него статистику по торговым точкам. Следует помнить, что функции товарного учёта доступны только на тарифе «Профи». В случае приобретения пакета на годовое обслуживание, предусмотрена скидка.

Облачное ПО LiteBox подходит предпринимателям, ведущим сезонную деятельность, а также для магазинов с одной ККМ.

Для оценки возможностей сервиса существует пробная демоверсия, которую можно загрузить с официального сайта разработчика.

Приложение Эвотор для управления складом

Собственники ККМ Эвотор, также как и пользователи LiteBox, получают возможность доступа к облачному сервису и могут осуществлять через него проверку ФД, а также просмотр статистических данных и многое другое. В ЛК Эвотор можно подсоединять либо отключать основные и дополнительные приложения, скачанные из фирменного магазина. Так собственник торговой точки может сам производить выбор сервиса для учёта товара.  

Как наиболее востребованное приложение для оптимизации складской деятельности можно отметить Эвотор «Управление ассортиментом». Технически ПО можно использовать для различных сфер деятельности вне зависимости от размера бизнеса, но обычно оно применяется для небольших торговых точек и заведений общественного питания.  

В основной функционал ПО входит:

• Доступ к товарной номенклатуре с ПК или мобильного устройства.

• Заливка номенклатуры из Excel.

• Автоматизированное назначение поставок на основе полученных аналитических данных: товары, имеющие максимальную маржинальность, «застойные» товары.

• Быстрый поиск неточностей в учёте (дубли, недостачи и т.п.).

• Печать ценников. 

Приложение имеет лояльный интерфейс, справиться с которым сможет даже неподготовленный пользователь без посторонней помощи.

Конфигурации «1С» для склада

Наиболее подходящим для ведения складской деятельности коробочным решением на протяжении долгого времени считалась «1С:Торговля и склад 7.7». Конфигурация является универсальной и подходит для обеспечения потребностей как розничной, так и для оптовой торговли. На сегодняшний день данное решение до сих пор применяется в некоторых компаниях, хоть давно устарело и больше не обновляется.

«1С:Управление нашей фирмой»

«УНФ» — универсальное ПО, подходящее для оптимизации складской деятельности, продаж, контроля деятельности сотрудников, ценообразования и других подобных бизнес-процессов. Конфигурация даёт возможность полностью оптимизировать товароучёт в мелких розничных торговых точках, автоматизировав такие бизнес-процессы как:

• Получение товарных поставок на склад с обозначением количества и стоимости по каждой поступившей позиции.

• Отслеживание товарных перемещений между внутренними складами и подразделениями.

• Реализация товара с учётом внесённой ранее предоплаты, а также предоставленных скидок.

• Обеспечение контроля товарных запасов, а также получение информации о продукции для анализа и планирования процедуры закупок.

В ПО предусмотрено рабочее место кассира, поэтому её можно инсталлировать в POS-системы для работы торговой точки, в соответствии с действующим законодательством.  

Для ведения складской деятельности со сложной иерархической системой данная версия не подойдёт, поскольку функции товарного учёта приведены в ней в упрощённом (урезанном) формате. При этом она станет идеальным вариантом для микрокомпаний, в которых работает от 5 до 10 сотрудников.   

«УФН» рекомендована для маленьких розничных торговых точек, занимающихся реализацией одежды, обуви, продуктов питания, а также микрокомпаний, объединяющих в себе оптовые и розничные продажи.

«1С:Управление торговлей»

Обратите внимание, что в названии данной конфигурации отсутствует слово «склад», но при этом она всё же осуществляет поддержку всех нужных для автоматизации складской деятельности функций. Обеспечение складского учёта в редакции «1С:УТ» выстраивается на основе ордерной системы. Ордера упорядочены в реестрах по виду, а по всем приходным и расходным документам ведётся журнал. Это удобно, поскольку всю историю по товарным движениям можно прослеживать в одном месте. Приходный ордер создаётся в момент получения товара, а расходный  - при его отправке. «1С:УТ» является универсальным ПО, которое позволяет автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Отношения с клиентами.

• Анализ имеющихся поставщиков, а также планирование закупок.

• Обеспечение управления оптовых, розничных и комиссионных продаж.

• Назначение цен.

• Интеграция с кассовым оборудованием.

Основной сферой использования данной конфигурации является крупный ритейл. В отличие от «1С:Управление нашей фирмой», «1С:УТ» даёт возможность управления складскими процессами со сложной иерархией и организованной системой адресного хранения, включая ведение учёта по сериям и срокам годности. Также в ПО представлен мощный аналитический блок, предназначенный для принятия управленческих решений. Чаще всего данную редакцию выбирают организации, в которых предусмотрено более 10 пользователей.

«1С:Розница»

Данная конфигурация полностью оправдывает своё наименование, так как выпущена и адаптирована именно под ведение розничной торговли. Основными сферами использования являются единичные розничные торговые магазины, а также сети. 

По факту, «1С:Розница» является упрощённой версией «1С:УТ», в которую внесены частичные дополнения.

В ней предусмотрена дополненная поддержка периферии, к примеру, можно подключить чековый принтер. К тому же здесь представлены расширенные настройки PMK, поэтому место имеет больший функционал. Пользователи имеют доступ к набору учётно-складских функций, включая фасовку весовых товаров с последующей печатью этикеток. Конфигурация предусмотрена для розничных торговых точек, нуждающихся в складском товарном учёте, а также полноценном РМК.