Возврат на кассе: в каких случаях требуется, оформление | kkmsale.ru
Ация в связи с ликвидацией складских остатков
×
Регистрация
Город:

Возврат на кассе: в каких случаях требуется, оформление

Возврат на кассе: в каких случаях требуется, оформление

В данной статье мы разберём процедуру возврата на ККМ, и в каких ситуациях она нужна. Вы узнаете, как корректно оформить наличный, безналичный и частичный возврат, а также, какие дополнительные документы необходимо приложить к чеку возврата, чтобы не получить штраф.

В процессе торговой деятельности иногда возникают ситуации, когда необходимо оформление возврата. Покупатели обычно возвращают товары, а подотчётные лица - неиспользованный остаток предоставленного ранее аванса. Подобные ситуации возникают достаточно часто, поэтому в статье мы расскажем о ситуациях, когда нужен возврат и разберём нюансы оформления каждого из них. 

Что необходимо знать предпринимателю о возврате подотчётных сумм в кассу

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У, юрлица могут выдавать сотрудникам наличные средства на командировочные расходы или на хозяйственные нужды. Предпринимателям и самозанятым гражданам, помимо этих двух причин, можно брать наличные средства также на личные цели.

Выдача подотчётной наличности оформляется по следующей схеме:

  1. Сотрудник пишет заявление (в свободной форме) на имя руководителя организации. В нём требуется указать цель и сумму получения аванса, а также срок, на который он предоставляется. 

  2. После того как руководитель его подпишет, выпускается приказ о предоставлении наличных средств под отчет. 

  3. Кассир формирует расходно-кассовый ордер и выдаёт деньги заявителю. 

Сотрудник, взявший деньги под отчет, после окончания командировки, либо по окончании периода, на который был предоставлен аванс, обязан не позднее трёх дней предоставить бухгалтеру подробный отчёт о тратах. Также следует прикрепить к отчёту комплект документов, подтверждающий все расходы. При этом если остался неиспользованный остаток, сотрудник обязан вернуть его в компанию.    

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник увольняется, не возвратив при этом остаток предоставленных ему средств. В таком случае, задолженность может быть удержана из причитающегося ему при увольнении расчёта. Правда, это допустимо только с согласия работника и в размере не более 20% от общей суммы расчёта. Если же сотрудник не желает возвращать задолженность, то оставшиеся средства можно взыскать только в судебном порядке.  

Следует помнить, что на основании пункта 2 статьи 243 ТК РФ, работник несёт полную материальную ответственность за предоставленные ему под отчёт материальные средства. Поэтому в случае, если он самостоятельно не возвращает остатки денег, созывается внутренняя рабочая комиссия, которая запрашивает объяснение и если сотрудник не хочет представить отчёт, составляет акт о нарушении. 

Предоставление финансовых средств под отчёт, так же как и возврат остатков, не попадает под определение статьи «Расходы» и оформляется без использования онлайн-кассы. 

Тонкости оформления акта возврата денежных средств на кассе.jpg

Тонкости оформления акта возврата денежных средств на кассе

Иногда во время смены у кассира может возникнуть кассовый разрыв, данная ситуация возникает, если:

  1. Сотрудник ошибочно выпустил неверный чек (к примеру, в ФД указана неверная итоговая сумма). 

  2. Кассир уже выпустил ФД, но покупатель уже не хочет его отоваривать (подобная ситуация может возникнуть на точках, где товар получают уже после его оплаты). 

  3. Клиент решил вернуть товар, приобретенный в этот же день за наличные средства (тогда, нужную сумму ему возмещают непосредственно из кассы). 

В описанных выше ситуациях, требуется оформление акта ф. КМ-3. Документ создаётся в тот же день, в одном экземпляре, при выпуске Z-отчёта, во время закрытия смены. Во время налоговых проверок, инспектора ФНС особо проверяют корректность составления возвратной документации, а также обязательно изучают приложенные к ней оправдательные документы.    

Поэтому в случае составления возвратной документации следует обязательно учитывать тонкости её оформления. 

Так, акт возврата по ККМ, обязательно должен быть подписан специальной комиссией, которая должна состоять из руководителя компании (либо управляющего подразделением), зав.отделом, старшего кассира и кассира-операциониста. Когда акт будет подписан, кассир должен указать итоговую сумму акта (высчитывается по всем аннулированным ФД) в графу 15 регистра ф. КМ-4.  

К акту необходимо приложить некорректный ФД. На каждом документе должна быть проставлена подпись руководителя, либо штамп с пометкой «Погашено». Иногда клиент возвращает товар без ФД. В таком случае покупатель обязан написать письменное заявление с обозначением причины, по которой он не может предоставить чек об оплате. После этого документ заверяется руководителем торговой точки и прикладывается к акту. Если на кассе имеется возможность печати данных о совершённой покупке – они также могут быть приложены к акту.   

Если же чек утерян по вине кассира, то сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а также оформить товарный отчёт. В такой ситуации инспектора ФНС имеют право наложить на владельца компании штраф за неоприходование выручки. Правда, на сегодняшний день в судебной практике, в основном, преобладают случаи, когда суд принимает сторону бизнесмена. 

Когда к акту не приложены оправдательные документы, работники ФНС могут расценить это как нелегальный оборот и привлечь не только к налоговой, но и к административной ответственности. Правда, на основании части 1 статьи 4.5 КоАП, сроком давности по такому делу будет 2 месяца с момента совершения правонарушения. По прошествии этого срока нарушителя уже нельзя будет привлечь к ответственности.    

Инструкция по возврату на ККМ не в день совершения покупки.jpg

Инструкция по возврату на ККМ не в день совершения покупки

Иногда клиенты возвращают в магазин приобретённый ранее товар. Причины бывают совершенно разные: от неподходящего размера, до плохого качества товара. Не смотря на то, что процедура достаточно стандартная, кассиры не всегда знают, как оформить её правильно.  

К тому же покупатель может оформить возврат даже на качественный товар, если не прошло двух недель с момента его приобретения. Данное правило распространяется только на непродовольственные товары, если:

  • Продукция не была в употреблении.

  • Сохранен товарный вид.

  • Покупатель сохранил все бирки, этикетки и т.п.  

Также помимо описанных выше причин, продукция, на которую оформляется возврат, не должна быть в списке товаров, не подлежащих возврату. Ознакомиться с подробным перечнем можно в ПП РФ №55 от 19.01.1998 г. 

Если клиент принёс некачественный товар, то срок возврата будет зависеть от того, к какой группе он относится:

  • Одежда, обувь или другие товары подобного плана – могут быть возвращены в течение всего сезона, на который они приобретались. 

  • Техническое оборудование – может быть возвращено на протяжении всего срока гарантии, либо если его нет, то в разумный срок, не превышающий 2 лет со дня приобретения.  

  • Технически сложные товары, утвержденные ПП РФ №924 от 10.11.2011г.  Срок возврата составляет – 15 дней. В случае если из-за существенности недостатков был просрочен срок ремонта оборудования, и при этом товар невозможно было использовать более 30 дней в году – он может быть возвращён в срок, превышающий 15 дней.  

Оформить возврат продавец обязан даже в тех случаях, когда клиент не может предоставить ФД.

При оформлении возврата не в день покупки, операция в обязательно должна быть отображена в фискальном режиме. Также в чеке возврата должны быть отображены такие теги, как:

  • 1212 — «Товар».

  • 1054 — «Возврат прихода».

  • 1214 — «Полный расчет».

Если возвратный товар был оплачен наличными средствами, но клиент хочет получить за него деньги по безналу, то он должен предоставить кассиру реквизиты для перечисления, поскольку деньги будут списываться с расчётного счёта юрлица или ИП. 

Также при возврате товара не в день приобретения, может сложиться ситуация, при которой в кассе просто не окажется необходимой суммы. В таком случае продавец может взять недостающую часть из главной кассы, либо отложить расчёт с покупателем на срок до 10 дней. Если срок возврата будет нарушен, клиент вправе требовать с продавца уплатить пеню за все дни просрочки.    

Возврат прихода на ККМ документальное оформление.jpg

Возврат прихода на ККМ: документальное оформление

При возврате, продавцу недостаточно просто выплатить клиенту деньги и выпустить чек возврата, необходимо корректно оформить сопутствующие документы. Не смотря на то что законом не предписано дополнительного документального оформления возврата, если операция возврата не будет «обоснованной», то инспекторы ФНС могут наложить на продавца штраф. Поэтому для того чтобы себя обезопасить, продавцы запрашивают с клиентов соответствующее заявление. Обычно документ пишется в произвольной форме, но в крупных сетях часто имеются заготовленные бланки. В документе необходимо указать ФИО заявителя, данные его паспорта, день совершения покупки, наименование товара и его цену. Также необходимо указать причину возврата. 

После заполнения заявления оформляется накладная на товар, составляется квитанция и делается копия чека, а на оригинале проставляется отметка о возврате денег. В конце операции продавец возвращает клиенту деньги за товар и выпускает чек возврата.  

Как оформить частичный возврат ФД на ККМ.jpg

Как оформить частичный возврат ФД на ККМ

Если клиент принёс на возврат товар, который был пробит в общем чеке с другими позициями, то покупателю необходимо оформить частичный возврат. Но так как такого признака расчёта не бывает, многие предприниматели задаются вопросом о том, как корректно оформить частичный возврат на ККМ.  

Данная операция может быть проведена одним из нескольких вариантов:

  • На возвращаемый товар создаётся отдельный чек, на котором указан признак расчёта «Возврат прихода». 

  • Аннулируется весь чек, после чего выпускается новый чек, в котором снова пробиваются все позиции, кроме товара на который был оформлен возврат. 

Также необходимо отдельно разобрать возврат кредитного товара, за который уже была уплачена часть процентов. В таком случае, продавец обязан не только вернуть стоимость покупки, но и компенсировать уплаченные покупателем проценты. На кассе распечатываются два чека, первый – это возврат прихода, а второй – возмещение компенсация платежа по процентам (как признак расчёта указывается «Расход»). Выпущенные чеки отдаются покупателю.


Возврат к списку

вверх
Оплата любыми способами
Оплата любыми
способами

5 способов оплаты для
вашего удобства

арантийное обслуживание
Гарантийное
обслуживание

Поможем с ремонтом
и обслуживанием товара

3 розничных магазина
3 розничных
магазина

Санкт - Петербург,
Москва и Казань