Главная страница
Блог
Ведение платежного календаря: как не угодить в финансовую яму

Ведение платежного календаря: как не угодить в финансовую яму

В данной статье мы расскажем о том, что собой представляет платёжный календарь, для чего он нужен и как создаётся. Вы узнаете о возможности автоматизации платёжного календаря в 1С на примере трёх востребованных решений, а также узнаете, чем выгодна комплексная автоматизация финансового учёта.

Бизнес развивается и процветает, только пока на счетах имеются средства. Предприниматель оказал услуги, клиент оплатил её, и кажется, что денег хватит на всё. Но вот после расчёта с поставщиком, выплаты зарплаты персоналу, погашения аренды баланс вновь пуст. А уже скоро нужно будет гасить следующие платежи. Кассовый разрыв – это когда участнику не хватает средств на своевременное закрытие текущих задач. Для избегания данной проблемы специалисты рекомендуют вести платёжный календарь компании, внося в него все поступления и траты. Мы же расскажем, как максимально облегчить процесс.

Что собой представляет платежный календарь и зачем он нужен

Платежный календарь — представляет собой таблицу, в которой ежедневно отмечается прогноз для финансовых поступлений, трат и остатков. Календарь обычно составляется на период от 30 до 90 дней. И, в отличие от бюджета движения денежных средств, имеет большую детализацию.

Главная задача календаря – продемонстрировать собственнику бизнеса, хватает ли ему средств на ближайший месяц. Он позволяет ограничить траты, не допустив тем самым кассового разрыва. Как в примерах ниже:

Поставщик предоставил клиенту отсрочку оплаты на срок в 2 недели. Таким образом, товар продан, но средства на счёт по факту не поступили. А оплачивать налоги и выдавать з/п требуется уже сейчас.
Предприниматель не принял в расчёт фактор сезонности при открытии бизнеса. Так, к примеру, садовый инвентарь плохо продаётся зимой, а шубы - летом. Аренду же при этом необходимо оплачивать все 12 месяцев в году.
Компания приобрела большую товарную партию. Средства были «заморожены» и легли на склад. Денег же на з/п и налоги не осталось.

Избежать подобных ситуаций позволяет автоматизация процесса планирования средств при помощи программы учёта товара, к примеру, 1С.

На ведение платёжного календаря пользователю необходимо буквально 15-20 минут в день. Этого достаточно для отслеживания остатков и внесения корректировок в графики оплаты.

Составление платёжного календаря.jpg

Составление платёжного календаря

Процедура создания платёжного календаря предусматривает 3 этапа:

Этапы	Описание
Прогнозирование поступающих средств	Определите, по каким дням и в каком объёме денежные средства поступают в компанию. В расчёт берутся все финансовые вливания: поступления от контрагентов, субсидии, кредитные выплаты, проценты по вкладам и т.д.
Прогнозирование затрат	Участнику необходимо «подбить» в календарь все совершаемые платежи: налоги, взносы, з/п персоналу, арендную и абонентскую плату, затраты на маркетинговые мероприятия, выплаты по кредитным обязательствам и т.д. При этом все обязательные платежи должны иметь привязку к конкретным датам
Анализ текущих затрат и формирование графика платежей	«Разбейте» все траты по группам, после чего разнесите их по дням. К примеру, на: срочные, фиксированные, менее срочные и т.д.

Именно на базе этих данных формируется платёжный календарь, в котором по дням расписаны:

Финансовые вливания в бюджет.
Предстоящие оплаты.
Остаток средств находится на счетах и ККМ (сальдо).

Платежный календарь — это динамичный документ, для достоверности которого нужны регулярные корректировки. Ведь поступление от клиента, например, может поступить раньше, в срок или с опозданием. А значит, и другие операции могут сдвинуться. Поэтому своевременное и точное обновление данных в календаре позволяет снизить риск просрочек и возникновения кассового разрыва.

Автоматизация работы с платёжным календарём

График выплат и поступлений может вестись и в Excel-таблице. Но следует помнить, что данный способ отнимает много времени и сил. Участнику потребуется самостоятельно вносить сложные расчётные формулы. А также ежедневно самостоятельно корректировать товарные остатки, что зачастую приводит к пересортице и другим ошибкам.

Автоматизация работы с платёжным календарём на базе 1С в значительной степени облегчает работу. Процесс в таком случае можно вести в режиме онлайн, экономя тем самым время и деньги.

Ниже мы рассмотрели возможности автоматизации платёжного календаря в 1С на примере трёх наиболее востребованных решений.

«1С:Бухгалтерия» для планирования оплаты поставщикам

В «1С:Бухгалтерия» заложен полноценный функционал для обеспечения краткосрочного планирования бюджета. Платёжный календарь в данной конфигурации реализован в формате специализированной одноимённой формы.

Сведения в календаре	Что входит
Предполагаемые финансовые поступления	Поступления от клиентов за приобретённую продукцию, выполненные работы или оказанные услуги
График будущих платежей	Оплата товара поставщикам, выдача з/п, отчисления в бюджет, арендная плата и т.д.
Просроченные платежи	Задержка оплаты поставщикам, клиентам, персоналу, а также органам государственного контроля
Деньги «в пути»	Средства, по факту пересланные вам, но ещё не поступившие на счёт
Остатки д/с на счетах	Фактический остаток д/с на начало рабочего дня, а также прогнозируемый ежедневный остаток на весь период, отмеченный в платёжном календаре

Предполагаемы сроки финансовых поступлений отмечаются в календаре из счетов, пересылаемых покупателям. А даты выплат - из документов, которые присылают вам поставщики. Данные по налоговым выплатам переносятся в календарь из перечня задач бухгалтера.

ПО в автоматическом режиме генерирует отчёты о тратах и поступлениях, оповещая пользователей о наступлении даты оплаты или поступления.

Составление платёжного календаря в 1СУНФ.jpg

Составление платёжного календаря в «1С:УНФ»

Собственникам малого бизнеса требуется наличие всего одной универсальной программы, которая обеспечивает ведение всех стандартных бизнес-процессов и ПО «1С:Управление нашей фирмой» одна из них.

Осуществлять ведение платёжного календаря через «1С:УНФ» могут сразу насколько работников. Каждый с собственного участка:

Менеджер по продажам отмечает даты поступлений в форме «Заказ покупателя».
Менеджер снабжения формирует «Заказы поставщику» отмечая в них сроки расчёта.

Ведение платёжного календаря в «1С:Розница»

Планирования закупа товара, а также трат и поступлений в данной программе производится по аналогии с «1С:УНФ». Вкладка «Платежный календарь» предусмотрена для всей документации, сопряжённой с продажами и заказами. После того как они будут проведены, данные в автоматическом режиме появляются в общем отчете.

Если покупатель хочет оплатить товар по частям, необходимо в документе «Заказ покупателя» указать все даты и проценты платежа. Окончательная сумма при этом рассчитывается в автоматическом режиме.

Отчет «Платежный календарь» позволяет:

Отслеживать денежные остатки.
Быстро обнаруживать кассовые разрывы.
Перемещать предусматриваемые поступления и платежи по датам между счетами (либо кассами), если проявляется разрыв. Новые графики оплаты фиксируются в документах планирования.
Формировать платёжные поручения и заявки на траты непосредственно из календаря.

ПО «1С:Розница» подходит мелким торговым организация и ИП, которым требуется простой софт с доступным интерфейсом и ограниченным функционалом для планирования трат.

Чем выгодна комплексная автоматизация финансового учета

Вручную заполнять и править платёжный календарь неудобно. 1С помогает существенно ускорить данный процесс, а также избежать ошибок учёта. Пользователю не требуется с нуля составлять графики, только отмечать необходимые числа в документах продажи и закупа. Программа же автоматически выполнит всё остальное. В рамках комплексной автоматизации пользователь получает готовое решение, помогающее:

Автоматизировать работу с поставщиками, наладив прозрачную систему расчётов.
Осуществлять эффективное управление дебиторскими и кредиторскими задолженностями.
Повысить финансовую дисциплину, поддерживая деловую репутацию и статус надёжного платёжеспособного контрагента.
Исключить вероятность возникновения кассовых разрывов.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.