Устранение пересортицы на складе после инвентаризации: практические шаги

Пересортица на складе обычно образуется при приёмке и отгрузке товаров, особенно в процессе выполнения ручного учёта. Автоматизированные системы значительно снижают эту вероятность.

Что такое пересорт товара простыми словами

Пересорт товара – это ситуация, когда в магазине или на складе есть как излишки, так и недостача товара одного и того же наименования. Причем эти расхождения равны друг другу. Проще говоря, если у вас оказалось на четыре жёлтых фломастера больше, чем должно быть, а красных фломастеров – на четыре меньше, это и есть пересорт. Отдельная недостача (например, шести линеек) или несоответствие между разными видами товаров (например, нехватка ластиков и избыток точилок) пересортом не считаются.

Пересортица на складе возникает по следующим причинам:

1. Неточности при обработке товаров: Это может быть связано с ошибками поставщика при комплектации заказа или с невнимательностью сотрудника склада, который не проверил соответствие фактически поступивших или отгружаемых товаров с данным в сопроводительных документах.

2. Некорректное ведение учета: Ошибки в документации, например, при ручном внесении информации в учетную систему, когда вместо одного наименования товара ошибочно указывается другое. Например, сотрудник склада вручную вносил данные в систему и по ошибке отметили марку кукурузы – «Дядя Ваня» вместо «Початок».

Какие программы и оборудование необходимы для эффективной инвентаризации склада и предотвращения пересортицы

Чтобы эффективно управлять складскими запасами, а также своевременно выявлять ошибки в ассортименте, рекомендуется применять терминалы сбора данных (ТСД) в сочетании со специализированным программным обеспечением. ТСД - это мобильные устройства на базе ОС Android, оснащенные встроенным 2D-сканером для считывания штрих-кодов, сенсорным экраном для удобного управления, а также беспроводными модулями Wi-Fi и Bluetooth для связи. Благодаря аккумулятору они обеспечивают мобильность, а поддержка мобильной связи расширяет их возможности.

Давайте рассмотрим популярные модели ТСД и их ключевые особенности:

1. Urovo DT30 - идеален для работы в сложных условиях благодаря защите от пыли и влаги по стандарту IP67, что гарантирует надежность даже под дождем и на открытых площадках.

2. АТОЛ Smart.Pro - предлагает такую же надежную защиту от внешних воздействий. Главное его достоинство – увеличенная емкость аккумуляторной батареи (6000 мАч), позволяющая работать до 10 часов без дополнительной зарядки.

3. АТОЛ Smart.Lite - оснащен аккумуляторной батареей на 5200 мАч, что обеспечивает продолжительное время работы.

ТСД работает в связке со специализированным программным обеспечением, которое обеспечивает распознавание товаров по штрих-кодам, обработку информации и интеграцию с учетной системой. Например, Mobile SMARTS: Склад 15 и DataMobile.

Полная инвентаризация охватывает весь ассортимент, тогда как частичная фокусируется на определенных группах товаров. Оба подхода позволяют обнаружить и корректно оформить пересортицу.
Алгоритм проведения частичной инвентаризации:

1. Подготовка: из системы учета выгружается список товаров для проверки на ТСД.

2. Фиксация остатков: кладовщик считывает штрих-коды товаров, используя 2D-сканер, встроенный в ТСД.

3. Обновление данных: после завершения сканирования, полученные данные импортируются в систему учета.
   
   

Система учета товаров автоматически сверяет итоги инвентаризации и сравнивает данные, полученные при сканировании штрих-кодов, с информацией, уже имеющейся в системе. В результате этой сверки выявляются лишние товары, недостача или пересортица (когда один товар ошибочно учтен вместо другого).

Оформление пересорта на складе

Результаты фактической проверки остатков отмечаются в инвентаризационной описи. После чего на основании этой информации при необходимости оформляется акт о пересортице. Инвентаризационную опись и акт подписывают материально ответственное лицо и кладовщик.

Процедура оформления пересортицы в организации включает следующие шаги:

1. Составление сличительной ведомости: бухгалтер фиксирует в ней итоги проведенной инвентаризации.

2. Получение объяснительной записки: председатель инвентаризационной комиссии запрашивает у материально ответственного лица письменное объяснение причин пересортицы. В записке должны быть указаны излишки и недостачи по позициям и объемам, а также меры по предотвращению подобных расхождений в будущем.

3. Предложение о зачете: председатель комиссии готовит и передает руководителю предложение о взаимозачете пересортицы.

4. Распоряжение руководителя: руководитель издает приказ о зачете пересортицы и поручает главному бухгалтеру провести соответствующее оформление.

5. Фиксация результатов: оформляется ведомость, отражающая итоги инвентаризации.

Как исправить пересорт

В заключение нашей статьи мы объясним, как устранить пересортицу товаров. С точки зрения налогового учета эта процедура состоит из двух отдельных этапов:

1. Оприходование излишков: фиксируется поступление товаров, имеющихся в большем количестве, чем указано в учетных документах. Разница между фактическим наличием и данными учета рассматривается как излишек.

2. Списание недостачи: оформляется выбытие товаров, которых на складе меньше, чем отражено в учетных остатках.

Стоимость выявленных излишков включается в состав внереализационных доходов. Сумма недостачи относится к внереализационным расходам.

В бухгалтерском учете допускается взаимозачет излишков и недостач, возникших в результате пересортицы.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.