Установка и применение кассового терминала

В ФЗ-54 регламентируется деятельность организаций, занимающихся приемом наличного и безналичного расчёта за предоставление услуг или продажу товара. Согласно законодательству, с июля 2019 года ИП и ООО должны перейти на использование новых кассовых терминалов. Исключения приведены во второй статье ФЗ-54.

Предлагаем более подробно остановиться на функционале устройства, процессе установки и настройки. Из данной статьи каждый читатель получит ответ на интересующий его вопрос или несколько.

Для чего требуются новые кассовые терминалы

Некоторые коммерческие организации, индивидуальные предприниматели всё ещё не понимают, для чего нужно переходить на кассовую технику нового образца.

В целом, кассовые терминалы необходимы для построения денежного учета за оказанные услуги либо проданные товары. С их помощью можно автоматизировать проведение операций финансового характера, вплоть до печати чеков. Ключевое различие новых устройств от старых заключается в более продвинутом формировании чеков. Так, старое оборудование позволяло заполнять на квитанции семь полей, в новом – до 24 позиций.

ККТ имеет подключение к интернету, благодаря чему проведенные финансовые операции в автоматическом режиме передаются в контролирующие органы. Подобные системы передачи сведений минимизируют нагрузку на Федеральную Налоговую Службу. Соответственно, ФНС в какой-то мере защищается таким образом от нечестных предпринимателей и организаций, желающих действовать в обход законодательства. Минимизируется и количество проверок ФНС, налоговым инспекторам меньше приходится работать на выезде – проверяя торговые точки, что не доставляет неудобств ни одной из сторон.

К тому же, хозяин сможет, в том числе и удаленно, смотреть за работой каждого сотрудника. Помимо прочего, внимания заслуживает и более простое формирование и ведение отчётов, упрощены и бизнес-процесс, открывающие различные преимущества.

Основы работы кассовых терминалов

Сравнивать устройства разного поколения неправильно, так как функционал очень сильно разнится. На выходе получаются совершенно разные чеки, к тому же, появился и электронный формат. Распечатанный чек попадает на руки к покупателю товара или услуги, электронный – в ОФД. Оператором осуществляется проверка полученного чека, после чего он перенаправляется в ФНС.

Кассовым терминалом на бумажном чеке генерируется QR-код. Если покупатель его отсканирует, у него появится доступ к электронной квитанции – для осуществления проверки подлинности купленных товаров.

Во время формирования квитанции, она записывается в память устройства – фискального накопителя. Далее происходит шифрование, благодаря чему информация хранится в безопасности и недоступна для третьих лиц.

Устанавливаем и настраиваем терминал

В идеале, лучше обратиться к профессионалам, занимающимся установкой и настройкой. Но данную процедуру можно попытаться сделать и самостоятельно.

Для начала нужно удостовериться, что модель уже находится в реестре ФНС. На данный момент в перечне около 170 модификаций ККТ, отвечающих требованиям Закона. В том случае, если проданная вам модель отсутствует в нём, инспекторы откажут в регистрации.

Осуществляем подключение: что необходимо

Онлайн-кассы представляют собой совсем небольшие устройства, соединяемые с ПК посредством подключения к USB-порту. Для этого потребуется кабель и драйвера для техники. При самостоятельном скачивании драйверов с официального сайта производителя есть огромное преимущество – наличие инструкции, нередко отсутствующей в комплекте. Поэтому советуем загрузить и её.

Обязательно заключите договор с ОФД до подключения ККТ. Без электронной подписи процесс невозможен.

Также ККТ необходимо зарегистрироваться в ФНС. На данный момент, необязательно для этого посещать отделение – достаточно воспользоваться официальным сайтом. Зарегистрируйтесь, заполните форму (туда нужно ввести данные оборудования) и подпишите заявление при помощи ранее сделанной электронной подписи.

Установка

На самом деле, сложностей у большинства здесь возникнуть не должно. Тем более, если были загружены верные драйверы, имеется инструкция перед глазами и оборудование подключилось к персональному компьютеру. После запуска приложения нужно:

• Указать реквизиты в появившемся окне. Аналогичные тем, что указывались при оформлении заявления на сайте налоговой службы.

• Ввести актуальную информацию по фискальному носителю.

• Указать номер регистрации (он выдается налоговой). Там же потребуются данные ИП или компании, сведения по оператору.

• В выпадающем списке необходимо выбрать систему налогообложения.

• Последний этап – клик по кнопке «Выполнить».

Если данные введены верно, кассовым аппаратом будет напечатан документ, содержащий регистрационную информацию, она пригодится для внесения в соответствующие поля в личном кабинете. После их внесения и сохранения, процесс установки можно считать завершенным.

Настройка

Чтобы корректно настроить устройство, лучше обратиться к профессионалу, специализирующемуся на этом. Но можно справиться и самостоятельно, как уже говорилось выше. Для перехода к настройкам, нам нужно зайти в главное меню, в списке выбрать «Настройки» и пройтись по каждому из представленных там разделов.

Например, в разделе «Общие» можно выбрать способы приема оплаты – наличные, безналичный расчет или оба варианта, а также скидки, прием возвратов от клиентов и тому подобное.

Далее идёт вкладка «Уведомления». Её название уже говорит само за себя – там пользователь может настроить, какие уведомления для него важные и когда их выводить, какие запросы отправлять.

Во вкладке «Оборудование» выбирается фискальный накопитель, платёжная система и многое другое.

Таким образом, каждый из представленных разделов предельно понятен и настройка – лишь дело времени, нужно немного изучить возможности каждой из вкладок. После окончания настройки рекомендуем сделать пробную печать квитанции – для проверки, всё ли в порядке.

Рекомендации по работе с ККТ

Лучшая рекомендация – наличие под рукой инструкции конкретной модели онлайн-кассы, доступной на официальном сайте производителя или идущей в комплекте с ней.

Необходимо соблюдать следующие требования:

1. В начале рабочего дня кассир должен ввести специальный номер и пароль, тем самым открыв свою смену и распечатав отчет об этом. Электронный вид документа будет направлен в ОФД.

2. При расчетах с покупателями необходимо открывать чек, проводить покупки, называть итоговую сумму покупателю, принимать оплату (наличка либо банковская карточка). Далее чек закроется автоматически, отчет будет предоставлен в виде бумажного чека. Работнику нужно будет выдать сдачу и оторвать печатный вариант.

3. При необходимости, покупателю нужно предоставить электронный вариант квитанции – отправка на телефон либо указанную электронную почту. Кассиру в данном случае необходимо заполнить сопутствующие поля, данные с которых поступят в ОФД.

4. Закрытие смены. Сдача наличных средств, формирование отчета (нужно нажать на кнопку «PE»). Далее в автоматическом режиме информация отправится в ОФД, после чего оператор занимается сверкой числа напечатанных и отправленных квитанций.

Лучше пройти обучение, чтобы знать нужную информацию о работе с ККТ либо посмотреть видео в интернете о работе с данной техникой.

Смена кассовой ленты

Чем больше поток клиентов, тем чаще кассиру приходится заниматься заменой ленты. Наличие розовой полосы на квитанциях – знак о том, что лента вот-вот закончится.

Процесс ее замены приблизительно одинаковый на всех устройствах:

• Открываем отсек с лентой. Для этого следует одновременно нажать на боковые защелки.

• Достаем старую катушку. Для этого отгибаем лапку и втулку.

• Освобождаем край рулона, вставляем его под валик и протягиваем. Немножко проматываем ленту с последующей фиксацией при помощи лапки и втулки, как это было выполнено ранее.

• Закрываем отсек. Нажимаем на физическую кнопку «ЧЛ» (также может использоваться кнопка «Вверх», зависит от самой техники и конкретного производителя).

• Дожидаемся появления края бумаги, после чего обрываем ленту.

• Готово. Квитанции можно печатать снова.

Выключение и перезагрузка ККТ

Процесс выключения оборудования предельно простой – достаточно зажать кнопку питания и удерживать её до появления уведомления на экране. После чего аппарат выключится. Можно воспользоваться для этого меню.

Перезагрузка – более сложный процесс. Инструкция следующая:

• нажимаем кнопку «Выход»/«Escape»;

• ищем подпункт «Завершение работы»;

• нажимаем на него при помощи кнопки «Enter»/«Ввод»;

• дожидаемся полного выключения системы;

• спустя 15-20 секунд стандартно включаем при помощи кнопки «Power».

Если оборудование совсем перестало откликаться и не реагирует на нажатия, не пускает в меню, необходимо задержать кнопку включения/выключения на 10 секунд. Оно выключится. Включение следует производить не ранее, чем через 20 секунд.

Ключевые принципы работы платежных терминалов

Последнее, на чём хотелось бы остановиться – это на принципах работы кассовых аппаратов и платежных терминалов. Можно выделить следующие:

• ИП или организации необходимо подписать соглашение с банком для осуществления приёма оплаты в безналичной форме.

• Пробивая товары, работнику нужно выбрать сопутствующий способ оплаты – в данном случае, посредством платежной карточки.

• При оплате картой, нужная сумма блокируется на счету клиента банком-посредником. Как только на ККТ поступает сообщение о том, что платёж прошёл успешно, осуществляется списание денежных средств.

• Затем кассиру необходимо выбить чек и отдать его покупателю.

• Банком-посредником (эквайером) удерживается комиссия в оговоренном размере, остальные денежные средства зачисляются на расчетный счёт ИП или ООО.