ТСД для инвентаризации: способы автоматизации складских процессов

Терминал сбора данных — многофункциональное оборудование, предназначенное для сбора, обработки, записи и последующей отправки полученной информации в товароучётную систему. Устройство, по сути, является мини компьютером с установленной на него операционной системой. ТСД снабжён процессором, обладающим высокой производительностью, ресурсом памяти, аккумуляторной батареей и механизмом для распознавания товарных обозначений (QR и штрих-кодов). ТСД может взаимодействовать с разными системами учёта товаров, включая 1C. Функциональность устройства при этом зависит от возможностей конкретной модели и её класса. Некоторые терминалы могут осуществлять только базовые учётные операции, другие же могут дополнительно производить аналитическую деятельность и самостоятельно принимать участие в управленческих решениях. ТСД используются в бухгалтериях, на складах, в торговых залах и логистических центрах, для осуществления инвентаризации, приёма поставки, пополнения товарного каталога, контроля актуальности цен, а также автоматизации других торговых операций. 

Процедура применения ТСД во время проведения инвентаризации

Инвентаризация — это определение фактического количества товаров, находящихся в торговой точке или не складе и последующее сопоставление полученных данных с обозначенными, в товароучётной программе (1C) применяемой в организации.

Проведение инвентаризации даёт возможность:

• Определить реальное количество складских остатков.

• Предоставить клиенту корректные данные о наличии конкретного товара.

• Осуществить своевременный заказ недостающих позиций.

• Выявить пересорт или недостачу, по каждому товару.

• Обеспечить грамотное хранение имеющихся и размещение только поступивших товаров.

• Облегчить формирование заказов.

Проведение инвентаризации вручную возможно только в небольших точках продаж. В компаниях с большим ассортиментом она будет неэффективна, так как:

• увеличивается возможность совершения ошибки из-за человеческого фактора.

• возникнет необходимость задействовать весь персонал, что надолго остановит работу торговой точки или склада.

• тяжело производить должный контроль перемещения товаров между складом и торговым залом, что осложняет проведение процедуры.

Все обозначенные сложностью с легкостью решаются наличием ТСД – оборудование является незаменимым для обеспечения потребностей крупных супермаркетов и гипермаркетов, торговых центров, региональных складов, и других компаний, работающих с большим количеством данных.

Траты на приобретение необходимого для оптимизации торговых процессов оборудования (ТСД), окупаются в короткие сроки за счёт снижения убытков, появляющихся из-за недостачи и пересорта товарных позиций.

Технические показатели ТСД

Большинство моделей ТСД работают на базе ОС Android, Windows SE или DOS. Обычно аппараты поступают в продажу уже с установленным программным обеспечением, необходимым для интеграции с основным устройством, без него теряется весь основной функционал и терминал можно использовать только как сканер штрих-кода. Наиболее используемые стандартные программы – это Mobile SMARTS и DataMobile. Также бывают отдельные программы, созданные для взаимодействия с ЕГАИС и работы с маркированными товарами. 

Отправка полученной информации в систему учёта товаров организации становится возможна только после того, как аппарат будет подсоединён к ПК. Это можно сделать при помощи:

• Коммуникационной подставки.

• Шнура USB.

• Модуля Wi-Fi или Bluetooth.

• Инфракрасного порта.

Для обеспечения непрерывной передачи информации в режиме онлайн используются радио-терминалы, при их использовании отправка данных на основное устройство обеспечивается встроенным радио-модулем и антенной.  

Базовый ресурс ОЗУ обычно около 1 гигабайта, а ресурс внешней памяти – 8 гигабайт, что даёт возможность записывать большее количество информации.

ТСД имеют в своей конструкции цветной или чёрно-белый сенсорный экран, а также кнопочную клавиатуру, отдельные модели не имеют клавиатур совсем. Устройства предназначены для распознавания 1D и 2D штрих-кодов, некоторые могут распознавать RFID-метки.  

Процедура инвентаризации при помощи ТСД

Перед тем как приступить к использованию ТСД, нужно предварительно произвести его интеграцию с системой учёта товара (к примеру с 1C). Отдельные модели можно сразу интегрировать с компьютером, для работы других требуется установка дополнительных программ.

Инвентаризацию при помощи ТСД можно произвести одним из следующих способов:

1. По данным, полученным из системы учёта товаров. Бухгалтер создаёт документ инвентаризации и высылает её кладовщику на ТСД, после этого он производит сверку товарных позиций с обозначенными в документе. Считывает штрих-код с товара, после чего указывает реальное количество остатков. По окончанию процедуры ТСД покажет результаты сверки, в которых будут отображены пересорт и недостачи.   

2. По реальным остаткам на складе. Кладовщик лично формирует инвентаризационный документ, после чего вносит в него фактические остатки по каждой товарной позиции, а по завершении высылает документ в систему учёта товара. После того как инвентаризационная ведомость поступает в программу, бухгалтер сопоставляет полученные данные с хранящимися в системе и по итогам проверки формирует документ «Оприходование» (при излишках) или «Списание» (при недостачах).

Также ТСД применяют для оптимизации не только складских процессов, но и для облегчения работы в торговом зале. К примеру, в больших строительных магазинах имеется практика, согласно которой сотрудник зала, при помощи ТСД осуществляет проверку складских остатков товара, выбранного покупателем. 

Выбор ТСД

При выборе ТСД для обеспечения работы торгового зала и склада, необходимо, в первую очередь, смотреть на величину товарного каталога, а также особенности работы конкретной сферы деятельности и условий работы. К примеру, для обеспечения потребностей курьерских и почтовых служб, а также транспортных компаний лучше выбирать мобильное устройство с хорошим энергоёмким аккумулятором. Для складских и производственных помещений с неблагоприятными окружающими условиями следует отдать предпочтение аппарату с высоким уровнем защиты от пыли и влаги (IP65), подойдёт такая модель как Urovo i6300.

В небольших торговых точках и складах можно использовать недорогое устройство, такое как Атол Smart Lite. Несмотря на низкую стоимость, в нём предусмотрены все основные операции, такие как приём и отгрузка поставки, а также контроль товарных остатков. 

Также при покупке терминала нужно смотреть на тип сканирующего модуля. Они бывают:

• Лазерные. Оборудование с лазерным распознавателем плохо сканирует тусклые и повреждённые товарные метки, но зато обладает бюджетной ценой. 

• Фотосканеры. Данные модели имеют высокую производительность и могут считывать повреждённые или затертые штрих-кода, но цена таких устройств значительно выше.

• Светодиодные. Так же как и фотосканеры могут распознавать повреждённые, затёртые и тусклые метки, но в отличие от фотосканера, имеют небольшую дальность распознавания товарных меток. Модели данного типа располагаются в среднем ценовом сегменте.

Проведение инвентаризации на ТСД CipherLab 8000.

Процедура учёта складских остатков может незначительно различаться, в соответствии с определённой моделью ТСД, а также предустановленного на неё ПО, но общий принцип работы для всех един. 

Ниже мы разберём последовательность проведения инвентаризации на примере модели CipherLab 8000.

Cipher 8000 (CipherLab) — бюджетный карманный терминал, предназначенный для комплектации заказов и периодического проведения инвентаризаций. Несмотря на компактные размеры и относительно низкую стоимость, устройство имеет высокую производительность (104 сканирования в секунду). Аппарат оснащен чёрно-белым ЖК-экраном и лазерным считывателем штрих-кодов. Интеграция с ПК обеспечивается разъёмом RS232, USB-портом и в разрыв клавиатуры. 

Данная модель имеет логичный интуитивный интерфейс, меню состоит всего из трёх вкладок [Сбор], [Передача] и [Утилиты]. 

Для того чтобы провести инвентаризацию на ТСД Cipher 8000 необходимо:

• Подсоединить устройство к ПК, и загрузить каталог из товароучётной программы или текстового документа.

• На ТСД открыть вкладку [Сбор] и перейти в раздел [Поиск БД2].

• На клавиатуре нажмите крупную оранжевую кнопку, раздастся короткий звуковой сигнал и на дисплее отобразится цифровой код с обозначением товара.

• В строке [Количество], будет стоять количество, прописанное в 1C. Измените цифру на фактическое количество товара.

•  Произведите описанную выше последовательность для каждой товарной строки. 

Для отправки полученных данных в товароучётную программу:

• Подсоедините терминал к ПК.

• Включите на компьютере утилиту [Генератор приложений].

• В появившемся окне выберите [Получить данные].

• Укажите наименование документа и нажмите [Save].

После того, как информация будет загружена и сохранена, на дисплее отобразится уведомление о полученной информации, к примеру «3 документа получено, открыть полученные документы». Если нажать [ДА], запустится документ, в котором будут указаны сохранённые товарные строки с указанием их реального количества. Бухгалтеру нужно будет только сопоставить полученные данные с хранящимися в товароучётной системе, и произвести по факту оприходование или списание.  

Результаты инвентаризации выгружаются непосредственно в систему учёта товара.

ТСД для проведения инвентаризации в 1C:Управление торговлей

Главная задача ТСД – это сбор актуальных данных о количестве принятого, отгруженного, и находящегося на данный момент на складе товара. Эта информация необходима для ведения корректного бухгалтерского учёта. Получается, что ТСД это накопитель, предназначенный для дальнейшей передачи получаемых данных в товароучётную систему.

Используя ТСД в комплексе с 1C:Управление торговлей, можно осуществлять инвентаризацию ОС организации и продаваемых товаров. Для выгрузки товарного каталога из 1C в ТСД и обратно, а также для отправки получаемых данных в товароучётную систему, нужно произвести некоторые подготовительные действия. 

Подготовка к интеграции с 1С

Для начала инсталлируйте драйвер ТСД, это необходимо для того, чтобы ОС распознала терминал. Некоторые модели предусматривают автоматическую загрузку драйвера на ПК, для работы других необходимо загрузить его с дискеты, идущей в комплекте.

В случае взаимодействия терминала с ПК через RS232, никаких дополнительных действий не нужно. Требуется только синхронизировать программу, предварительно обозначив ТСД в настройках 1C, и начинать работу. 

Если же соединение осуществляется при помощи USB-порта, то необходима установка дополнительной программы, обеспечивающей режим эмуляции COM-порта.

Следующий шаг – это синхронизация ПО, терминала и 1C.

После этого можно приступать к настройкам устройства:

• Войдите в 1С.

• В верхней части экрана на панели инструментов кликните на вкладку [Сервис], в появившемся перечне выберите [Настройка торгового оборудования].

• Когда откроется системное окно, нажмите [Добавить], после этого в таблице подсоединяемых устройств высветится новая строка.

• В столбике [Модель] нажмите […]

• После чего нажмите [Добавить из списка], появится перечень устройств, поддерживаемых 1C.

• Кликните 2 раза ЛКМ по нужному устройству и подтвердите действие, нажав [Ok]. 

Если всё сделано верно, в таблице подсоединяемого оборудования добавится ТСД. 

Последовательность проведения инвентаризации OC с помощью ТСД в 1C.
Инвентаризация — это главный способ непосредственного контроля над материальными ценностями и товарами. ТСД, взаимодействующий с товароучётной системой, даёт возможность оптимизировать данную процедуру и снизить время, затрачиваемое на исполнение других торговых процессов.
Разберём процесс применения терминалов для инвентаризации в 1C: Управление торговлей:

• Ответственный сотрудник (бухгалтер, заведующий складом, кладовщик) входит в 1C и открывает раздел [Склад и доставка], после чего заходит в [Излишки, недостачи, порчи] → [Пересчёт товаров].

• Формирует инвентаризационный документ, после чего вносит данные в обязательные строки (склад, ответственный, исполнитель).

• В строке [Товар] выставляется способ отбора номенклатуры.

• Во вкладке [Склад] указывается точка или магазин, для которого нужно сделать выборку.

• Нажимается кнопка [Заполнить по отбору] – появляется таблица, в которой сгруппированы товары по выставленному фильтру.

• После этого нужно нажать [Выгрузить товары на ТСД]. 

Когда документ будет выгружен на терминал, ответственный работник может приступить к сравнению остатков.

Для этого в меню ТСД выбирается определённая товарная позиция, после чего сканируется её штрих-код и вносится фактическое количество штук (товары с одним кодом суммируются). По каждому товару на дисплее устройства отображаются актуальные данные (наименование, изготовитель, стоимость и т.п.), а также плановое и реальное количество штук. 

По окончанию подсчёта нужно сопоставить полученные данные с имеющимися, и обозначить в инвентаризационном документе по каким позициям идёт пересорт, а по каким недостача