Топ-5 ошибок «на миллион»: автоматизация бизнеса с первой попытки, как уложиться в бюджет

Автоматизация бизнес-процессов компании – это как ремонт дома. Непрогнозируемый процесс, результаты которого иногда не отвечают ожиданиям. Так, например, может оказаться, что розетки расположены не в тех местах, недостаточно места для оборудования и т.д. Также и с автоматизацией бизнеса, только в случае с бизнесом неверно принятое решение может вылиться снижением дохода,       

Ошибка 1. Собственник организации не до конца осознаёт, для чего ему требуется автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов – представляет собой внедрение оборудования и ПО, которое позволяет облегчить и ускорить стандартные монотонные бизнес-процессы в офисе, розничной торговой точке, на складе или производстве.    

На начальном этапе воплощения проекта необходимо задать цель и предполагаемые результаты.

Участник должен чётко осознавать: для чего необходима автоматизация бизнеса, как она облегчит работу сотрудников и какую пользу принесёт.

Не все руководители уделяют необходимое внимание данному этапу. А по итогу получают решение, которое не подходит для поставленных задач и требует постоянных доработок.

Как не допустить ошибку: обратиться к экспертам за проведением анализа текущих бизнес-процессов в организации. Эксперты помогут определить главные проблемы, составить пошаговый план автоматизации и спланировать бюджет.   

Ошибка 2. Участник не навёл порядок, пред тем, как приступить к автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнеса в условиях беспорядка не эффективна. В результате потребуется переделывать всё или тратить время на постоянные доработки и правки.   

Как не допустить ошибку: обратиться к экспертам, имеющим богатый опыт в сфере в сфере автоматизации. Они помогут составить регламент работы, произведут подбор подходящего оборудования и ПО, произведут настройку системы учёта, выполнят все необходимые тесты и в случае необходимости исправят ошибки.

При корректно внедрённой автоматизации скорость обработки заказов повысится не меньше чем на 25%.    

Ошибка 3. Участник внедряет систему автоматизации самостоятельно, не имея должного опыта

На первый взгляд автоматизация бизнес-процессов кажется простой и понятной, поэтому участник может принять решение, что справиться самостоятельно. В реальности же подобные решения приводят к ещё большим трудностям и дополнительным затратам.  

Как не допустить ошибку: прибегните к услугам по комплексной автоматизации процедуры продаж. Квалифицированные специалисты:

• Выполнят подбор оборудования и ПО из учёта планируемых задач и бюджета.

• Произведут настройку системы учёта и интегрируют её с установленным кассовым ПО.

• Подсоединяют периферийное оборудование.

• Осуществляют тестирование текущих бизнес-процессов.

• Произведут обучение сотрудников.   

По итогу выполненной работы, пользователь получит готовое решение, которое позволит снизить объём недостач и пересортицы, повысить качество предоставляемых услуг и увеличить доход.    

Ошибка 4. Собственник не учитывает конкретных особенностей и будущих потребностей бизнеса

Основными задачами автоматизации является не только закрытие базовых потребностей, но и обеспечение корректной работы в случае развития и роста компании. Необходимо понимать, какие задачи компания планирует решать в обозримом будущем. Это позволит исключить лишние траты.    

Как не допустить ошибку: в процессе автоматизации не следует забывать о том, что все участники так или иначе должны будут работать с системой Честный ЗНАК. Поэтому лучше сразу произвести автоматизации бизнес-процессов из учёта последующей работы с маркировкой: инсталлировать    1С, приобрести КЭЦП, протестировать систему ЭДО и т.д.

Ошибка 5. Приобрели новый товар, но не интегрировали его с системой учёта

Если ПО в компании не синхронизировано, некоторые операции потребуется осуществлять и отслеживать самостоятельно. А значит, пользователь не сможет получить максимально возможный эффект и полную выгоду от автоматизации.  

Как не допустить ошибку: продумывать интеграцию необходимо ещё на стадии планирования проекта по автоматизации. Если у пользователя уже установлена программа учёта, которую он хочет оставить, то все решения нужно выбирать из расчёта совместимости с ней.    

Для обеспечения комплексной автоматизации складов и розничных торговых точек предпочтение чаще всего отдаётся решениям 1С. Это универсальное ПО, которое можно интегрировать с популярным софтом для ТСД, торговым оборудованием и онлайн-кассами.                    

7 советов для «правильной» автоматизации бизнес-процессов

В заключение мы предлагаем вашему вниманию чек-лист, позволяющий автоматизировать любой бизнес с нуля без ненужных трат:

1. Внимательно ознакомьтесь с тем, что собой представляет автоматизация бизнес-процессов и что она даёт.

2. Проведите опрос персонала, чтобы понимать, в чём они действительно нуждаются, какие проблемы имеются и что необходимо для их решения.

3. Определите круг задач, требующих автоматизации, и выберите те, что создают основную нагрузку на сотрудников.  

4. Внедрите мотивационную систему. Это позволит снизить сопротивление среди персонала.

5. Если в компании нет собственных IT-ресурсов, то лучше к специалистам за услугами по комплексной автоматизации организации, которая имеет опыт в данной сфере.  

6. Перед тем как приступить к работе, произведите тестирование бизнес-процессов и обучите сотрудников.

7. Выбирайте пакет с комплексным сопровождением. Своевременная помощь службы технической-поддержки позволит избежать простоев в работе.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.