Создание и изменение графика отпусков в 1С

По окончанию года работодатели приступают к составлению графика отпусков на следующий период. Документ создаётся по заданной форме в полном соответствии с действующими нормами ТК РФ. Всё это позволяет чётко планировать деятельность организации, распределяя нагрузку на всех.  

График отпусков разрабатывается и согласовывается не позднее 2 недель до начала следующего года. В форму заносятся все работники, с которыми заключён официальный трудовой договор.  

В «1С:Бухгалтерии 8.3» отсутствует функция составления графика отпусков. В данной конфигурации имеется только возможность отображения самого факта и срока отпуска (оплачиваемого или неоплачиваемого) а потом, исходя из них, рассчитывается сумма отпускных. 

Общий план отпусков чаще всего заносится в таблицы Excel. Это иногда неудобно, особенно в тех ситуациях, когда в компании числится много человек. Начинается неразбериха.   

Полноценные инструменты для распределения отпусков заложены только в «1С:Зарплата и управление персоналом». Её наличие позволяет:

• Рассчитывать отпуска, а также выплаты за них в соответствии с установленным законом сроком.  

• В короткий срок находить замену ушедшему в отпуск человеку.

Также руководитель организации либо отдельного подразделения может просматривать сведения о количестве работающих на данный момент, чтобы распределить обязанности ушедшего на остальных.   

Типы отпусков

Перед тем как приступить к созданию графика, запустите «1С:ЗУП» войдите в «Настройка» и выберите «Виды отпусков».

Здесь можно найти все типы доступных отпусков:

• Ежегодный оплачиваемый.

• Ежегодный дополнительный.

• За счёт сотрудника (не оплачиваемый).

Данный перечень можно настраивать, внося дополнительные типы отпуска. К примеру, по выработке лет.

После того как в компанию приходит сотрудник, в приказе о его приёме требуется поставить отметку о его праве на отпуск. При этом отдел кадров может добавить в документ предварительно настроенный для определённой должности нужный тип отпуска.   

Для просмотра плана отпусков войдите во вкладку «Кадры» и кликните на «Графики переносы отпусков».

В них находятся создаваемые раньше документы, которые пользователь может не только просматривать, но и корректировать.

Составление графика отпусков в 1С: пошаговое руководство

В программе имеется возможность составления документов для конкретных сотрудников либо отдельно по подразделениям. Вверху экрана кликните на кнопку «Создать» после чего войдите в «График отпусков».

Теперь создайте перечень с сотрудниками. Если одному из них пологается два типа отпуска – основной и дополнительный (к примеру, за вредность), его данные будут внесены в список два раза. Для корректного заполнения документа используйте функцию «Подбор».

Запустится перечень работников. По умолчанию в нём можно просматривать всех сотрудников организации. Сочетанием клавиш «Ctrl + A» выделите таблицу и кликните на «Выбрать».  

Если вы формируете несколько документов для разных отделов, то в первую очередь необходимо кликнуть на «Вид списка», открыть «По подразделениям» и указать нужный вариант.  

Программа создаёт график и в автоматическом режиме заполняет «Вид отпуска». Данные «подтягиваются» из документов о поступлении на работу. Если сотруднику необходимо несколько типов отпусков, то его имя будет продублировано в списке.  

Для всех проставьте дату начала и окончания отпуска. Чтобы сохранить внесенные изменения, кликните «Записать»→«Провести» а потом на «График отпусков (Т-7)». 

После того как откроется заполненная форма, отправьте её в печать. График должен подписать руководитель организации и начальник кадровой службы.

Периоды отпусков

На основании ст. 115 ТКРФ главный отпуск для большей части граждан составляет 28 дней. При этом работники могут уходить в отпуск частям, но только с тем условием, что одна из них будет не меньше двух недель.

В графике отпусков отмечается несколько периодов для конкретных (или всех) сотрудников. Это необходимо делать вручную. Добавьте необходимое количество строчек, внесите данные о сотруднике, после чего проставьте даты начала и окончания отпуска.  

В таком случает тип отпуска выставляется вручную. Это не совсем удобно, если у сотрудника их несколько.   

В «1С:ЗУП» добавлена полезная функция, позволяющая облегчить данный процесс. Откройте вкладку «Настройки» выберите «Кадровый учёт» и поставьте отметку напротив «Использовать общий период отпуска в документах».

Внесите даты, после чего программа рассчитает остатки и самостоятельно разнесёт периоды по типам.

Оформление отпуска

Выполнить это можно непосредственно из графика, созданного в «1С:ЗУП»:

• Укажите определённого сотрудника и в строке «Фактический отпуск» нажмите на «Оформить отпуск».

• Запустится форма приказа на отпуск.

• Выберите «Провести и закрыть». Радом со статусом сотрудник отобразится «Отпуск предосатвлен».

Заполнение графика отпусков в 1С из документа Excel

При составлении планов на отпуска в Excel пользователь может переносить сведения из неё в «1С:ЗУП». Откройте страницу с графиками, кликните на «Создать» и «Загрузить из файла». После чего выберите вариант загрузки:

1. Заполнение таблицы. Скопируйте данные из Excel и перенесите информацию в таблицу. Кликните на «Далее».  

2. Из внешнего документа. Кликните на «Загрузить таблицу из файла» а затем на «Далее». Можно добавить макет формы на рабочий стол, чтобы в будущем при необходимости заполнять и загружать в систему.

Для корректного отображения сведений в системе наименования и очерёдность столбцов в вашем документе должна совпадать с колонками в графике «1С:ЗУП».

Изменения графика работы и отпусков в «1С ЗУП 8.3»

В график можно вносить изменения, даже когда они утверждены руководителем. 

Для внесения изменений нужен документ «Перенос отпуска». Его можно подготовить одним из следующих способов. Первый – войдите в «Графики и переносы отпусков» кликните на «Создать» и отдайте соответствующую команду. Запуститься документ, в котором необходимо вносить сведения самостоятельно.

Второй способ проще. Войдите в уже сформированный график, найдите нужного работника, которому требуется изменить даты выхода в отпуск, после чего кликните по ссылке «Оформить перенос». В документе проставьте числа, в которые он будет отдыхать, и отметьте причину корректировки сроков.  

Новый период также может делиться на несколько частей. Кликните на «Добавить» и заполните все строки.

Для сохранения внесённых изменений проведите и закройте документ.