Система электронного документооборота: возможности

Первичная документация, такая как счета, контракты, регламенты и т.д. является одной из основных составляющих работы в небольших, средних и крупных организациях. Ведение документооборота отнимает у персонала большое количество времени и сил, требуя при этом высокого уровня концентрации и внимательности. Избавиться от рутинной работы с бумажной документацией, сократить количество ошибок, совершаемых из-за усталости или невнимательности, а также обеспечить доступность контроля основных бизнес-процессов помогает система электронного документооборота (СЭД). 

Что собой представляет СЭД и для чего она нужна

Электронный документ (ЭД) - представляет собой аналог обычного бумажного документа, подписанного от руки, но при этом он сгенерирован при помощи специального ПО и заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).  

ЭД подразделяются на две группы:

1. Неформализованные - эти документы представлены в таких форматах, как: pdf, .doc, .xlsx. Для неформализованных документов не предусмотрено жёсткого контроля со стороны государства. 

2. Формализованные - стандартные бланки, созданные по установленной форме и имеющие расширение xml, к примеру, торговые накладные или акты приемки, сформированные по регламенту ФНС. 

Электронный документооборот (ЭДО) - представляет собой процедуру обмена ЭД между различными компаниями, отделами одной компании, или между организацией и органами контроля (ФНС, Росстат и т.д). 

Чтобы организовать электронный документооборот, участнику необходимо заключить договор на предоставление услуг с оператором ЭДО. 

Система электронного документооборота (СЭД) - представляет собой специализированное ПО, либо сервис, через который производится обмен цифровыми формами. Данные программы облегчают и структурируют оборот документов, позволяя:

• Формировать документы по заданным шаблоном.

• Производить импорт цифровых форм из почты или документа, хранящегося на ПК.

• Формировать ЭД по скан-копиям. 

• Осуществлять отслеживание состояния форм: «исполнено», «в обработке» и т.д.

• Записывать, хранить и распределять данные по соответствующим группам или справочникам.

• Архивировать ненужные документы.

• Защищать данные. 

• Производить обмен документами между различными операторами ЭДО.

• Производить сверку данных о производимых с контрагентами расчётах -  большая часть систем может в автоматическом режиме формировать акты и предоставлять пользователю отчёты о выявленных несовпадениях. 

Электронный документооборот: виды систем

Системы электронного документооборота, в зависимости от поставленных задач и возможностей, имеют следующие направленности:

1. Для делопроизводства. Могут использоваться в любых организациях вне зависимости рода их деятельности. Обеспечивают управление поступающих, исходящих  и внутренних электронных документов, таких как обращения клиентов, приказы, внутренние письма и т.д. Основная их задача заключается в организации эффективной работы канцелярии и бухгалтерии, а также упорядочение оборота документов через замену бумажного делопроизводства на электронное. 

2. Для координации бизнес-процессов. Используются для обеспечения потребностей средних и крупных предприятий. Обеспечивают осуществление любых операций с заданными формами, позволяют осуществлять контроль корректности заполнения документации, оповещают руководителя или иного уполномоченного сотрудника в случае выявления нарушений последовательности при обработке ЭД. 

3. Для оптимизации работы с ЭД. Используются для обеспечения потребностей средних и крупных предприятий. Дают возможность полноценного управления документами, совместной работы с ними, а также сканирования и обработки бумажных форм. Позволяют производить поиск и хранение документации в архивах, а также управлять web-контентом.

Также СЭД подразделяются на:

1. Коробочные. Представляют собой готовые решения со стандартным функционалом. Отличительными чертами коробочных решений являются лёгкость установки и невысокая цена. К недостаткам можно отнести невозможность осуществления настроек из учета конкретных особенностей организации.

2. Индивидуальные. Данные программные решения создаются из учета потребностей конкретной организации, а также предусматриваемых задач. Позволяют настроить наиболее эффективную работу с электронными документами. К недостаткам можно отнести сложную установку, а также высокую стоимость и потребность в обучении сотрудников.

3. Комбинированные. Это стандартные решения, для которых выпущены дополнительные модули, созданные из учёта потребностей конкретной организации. Настройка комбинированных систем осуществляется намного проще, чем для индивидуальных. К тому же они имеют более низкую цену и отвечают потребностям компании. 

Большим и средним организациям лучше всего подходят комбинированные или индивидуальные СЭД, а для небольших компаний достаточно коробочных решений.

Достоинства и недостатки СЭД

Главными задачами системы электронного документооборота являются: автоматизация основных бизнес-процессов компании, сокращение доли ошибок в договорах, первичной документации и отчётах. 

Достоинства работы в системе ЭДО: 

• Снижение затрат на канцелярскую продукцию.

• Оптимизация времени, затрачиваемого на ведение бумажного документооборота.

• Снижение возвратов некорректно оформленных документов из ФНС и других органов государственного контроля.

• Обеспечение прозрачного документооборота -  можно отслеживать все совершенные действия, а также производить оценку личной эффективности персонала.

• Возможность настройки взаимодействия с программами учёта товара, а также другим ПО, к примеру, с 1С. 

• Обеспечение контроля своевременности обработки документов -  можно просматривать актуальные статусы формы («отказ от подписи», «доставлен», «подписан»). 

• Быстрый поиск необходимой документации.

Недостатки системы ЭДО: 

• Необходимость заполнять бумажные и электронные бланки в случаях, когда у контрагента нет доступа по системе ЭДО. 

• Затраты, сопряженные с внедрением и подключением системы ЭДО, а также с обучением персонала.

Как объединить электронный документооборот и бумажное делопроизводство

В случае необходимости, организация имеет право на ведение смешанного документооборота. Это означает, что часть документов будет выпущена на бумажных бланках, а часть в цифровом формате. При этом оформленные на бумаге документы могут иметь цифровую копию, предназначенную для размещения в СЭД, это позволяет облегчить поиск необходимых форм. 

Чтобы определить, какой документ электронный, а какой просто цифровая копия бумажного приказа, необходимо проставлять буквы в наименовании или номере документа. Также для облегчения работы можно удалять из СЭД копии документов, срок хранения которых истёк.

Программы ЭДО: какие и как выбрать

На сегодняшний день представлено большое количество систем электронного документооборота, которые позволяют осуществлять эффективную работу с цифровыми документами, а также обеспечить их хранение. 

Ниже в таблице мы сравнили пятёрку наиболее востребованных систем ЭДО:

Все перечисленные решения имеют возможность интеграции с 1С, а также другими программами учёта товара и предусматривают предоставление услуг технической поддержки 24/7. 

При выборе СЭД необходимо, в первую очередь, смотреть на функционал ПО. Для перехода на электронный документооборот подойдёт коробочная версия с возможностью упорядочивания, а также хранения и обработки всех входящих и исходящих форм. 

Предпочтение лучше отдавать отечественным системам, поскольку в иностранных предусмотрены другие принципы делопроизводства. Так, например, в российских системах применяется вертикальный, пока форма дойдёт до исполнителя, она согласовывается руководителями на разных уровнях. В зарубежном же софте применяется горизонтальный принцип, основанный на децентрализации, документ поступает непосредственно исполнителю, минуя предварительную стадию согласования.    

Система ЭДО: как внедрить документооборот

Подсоединение к системе ЭДО осуществляется в несколько этапов, но сначала необходимо произвести предварительную подготовку:

• Анализ сложившейся в компании ситуации, а также определение будущих направлений работы.

• Адаптация ПО под конкретные задачи, разработка доп. модулей.

Этапы внедрения СЭД:

1. Подключение.

2. Осуществление проверки работоспособности, тестирование систем.

3. Обучению сотрудников.

4. Корректировка функционала и настроек в процессе работы.

Участники СЭД могут производить обмен юридически значимыми документами, такими как счёт-фактуры, товарные накладные, договоры и т.д. 

Чтобы организация могла производить обмен электронными документами, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Заверять документы усиленной квалифицированной электронной подписью.

2. Передавать сведения через оператора ЭДО.

Для интеграции СЭД и оператора ЭДО используется специальный шлюз. 

Выбор оператора ЭДО

Ознакомиться с перечнем доступных операторов ЭДО можно на официальном портале ФНС. В основном, предоставляемые ими услуги одинаковы, отличия же только в скорости обслуживания, а также в наличии доп. возможностей настройки. 

В случае, если ваши партнёры работают с одним оператором, а вы с другим, то это не является проблемой. Главное, чтобы у них была возможность поддержки работы с другими компаниями из перечня.

Электронная подпись для ЭДО

Работа в СЭД в невозможна без наличия ЭЦП, получить её можно в ближайшем аккредитованным центре. Так для внешнего документооборота необходимо наличие квалифицированной ЭЦП, а для организации внутреннего ЭДО подойдёт и простая ЭП.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.