Работа с онлайн-кассой

Онлайн-касса, или контрольно-кассовая машина (ККМ) – представляет собой оборудование, предназначено для получения оплаты, а также создания и печати чеков. К тому же она фиксирует сведения обо всех выполненных операциях в памяти фискального накопителя (ФН). Пользователи должны каждый день производить открытие и закрытие смены, формировать отчёты, а также выполнять остальные кассовые операции.  

Подготовка к работе с ККМ

Перед тем как первый раз приступить к работе с ККМ, сотруднику необходимо:

1. Ознакомиться с должностной инструкцией.

2. Прочесть правила использования устройства.

3. Поставить роспись в журнале правил использования кассового оборудования.

4. Подписать соглашение о материальной ответственности.

Чтобы оператор из-за неосведомлённости не совершил серьёзных ошибок, которые повлекут за собой поломку оборудования, необходимо уведомить его обо всех особенностях работы конкретного устройства, которое будет стоять на кассовом узле.  

В начале смены, кассиру выдаётся:

• Ключ от кассы и ящика для денег.

• Запасную катушку с кассовой лентой.

• Монеты и купюры различного номинала для размена.

Открытие кассовой смены

До того как приступить к работе на ККМ, необходимо сформировать отчёт об открытии смены, после чего касса отправит его ОФД.   

Если вы знаете, что в течение дня не будет клиентов, то лучше смену лучше не открывать. Потому что частые «пустые» отчёты могут повлечь лишнее внимание налоговых органов.   

Выдача чека клиенту

Алгоритм действий кассира при получении оплаты от клиента:

1. Произвести расчёт итоговой суммы и озвучить её.

2. Получить оплату (наличные средства или банковскую карту).

3. Произвести оформление покупки через ККМ, сгенерировать ФД и дать его клиенту.

При получении наличной оплаты оператор должен озвучить полученную от покупателя сумму, а также размер сдачи до того, как дать её покупателю. После чего клиенту предоставляется бумажный или цифровой чек (по SMS или e-mail).    

Также можно подписать дополнительное соглашение с ОФД, и он будет отправлять цифровые чеки вместо вас.   

Тарифы оператора «Платформа ОФД» на пересылку чеков клиентам

Чеки формируются в случае, если:

1. Клиент принёс товар на возврат. Работник магазина создаёт чек, указывая в качестве способа расчёта «возврат прихода».

2. Оператор выдал клиенту чек с ошибкой или совсем не использовал ККМ при оформлении покупки. Работник торговой точки должен создать чек коррекции. Как это выполнить, читайте в пособии по использованию кассы.

3. Клиент оплатил аванс. Оператор выдаёт ФД, указывая в качестве способа расчёта «Аванс». После получения итоговой оплаты выпускается чек. В качестве тега выставляется «Полная оплата».    

Закрытие смены на ККМ

По окончанию смены оператор производит закрытие смены и создаёт об этом отчёт. Документ необходимо выпускать не позже 24 часов после отчёта об открытии смены. В противном случае ККМ будет заблокирована. Отчёт о закрытии смены также пересылается ОФД.

В нём отмечается:

• Количество ФД, выпущенных за отчётное время.

• Количество ФД, не пересланных ОФД.

• Данные о смене и остальная информация.

После закрытия смены оператор выключает ККМ из сети и сдаёт ключи ответственному лицу.

Текущее состояние расчетов

Периодически пользователю необходимо просматривать, все ли ФД были пересланы ОФД. Если отправка ФД не производилась больше 30 дней, ФН блокируется.  

Чтобы этого не допустить, нужно время от времени создавать на ККМ отчёт о текущем состоянии расчётов (Х-отчёт).

Его можно создавать в любое время неограниченное количество раз. Он используется только для анализа текущего состояния (продаж, ошибок и т.д.) и не обнуляет итог.  

Исчез интернет или отключили электричество: что делать

Если во время работы с ККМ пропала сеть, чеки выпускаются, но не пересылаются ОФД. Если связь не будет восстановлена в течении 30 дней, ФН будет заблокирован. Когда в торговой точке было отключено электричество и касса перестала работать, производить расчёты нельзя.

Сегодня на рынке представлено большое количество смарт-терминалов, оснащённых встроенной аккумуляторной батареей. Тогда работа не зависит от перебоев с электричеством.  

На протяжении, какого срока нужно хранить отчёты и чеки

ФД и кассовые отчёты фиксируются в памяти ФН. Помимо этого, вся информация пересылается ОФД, а уже от него в ФНС. Поэтому, бумажные отчёты и чеки хранить не обязательно. А вот ФН, после истечения срока службы нужно хранить на протяжении 5 лет.