Работа с онлайн-кассой: инструкция для кассира

Начиная с 2021 года, все участники, даже те, которым ранее была предоставлена отсрочка (кроме приведённых в ФЗ №54) должны осуществлять расчёты через ККМ нового образца. Если после этой даты предприниматель всё же продолжит работать без использования онлайн-кассы, то на него будет наложено административное взыскание.    

Основные предписания к работе на ККМ

Современная онлайн-касса – это оснащённое фискальным накопителем (далее - ФН) и имеющее возможность выхода в интернет устройство, предназначенное для ведения финансовых расчётов с посетителями.

Предписания к ККМ включены в статью 4 ФЗ №54, ниже мы привели основные нюансы:

1. В ККМ должен быть установлен ФН, который представляет собой чип для фиксации и хранения закодированных фискальных данных, а также проверки и формирования фискального признака. ФН имеют ограниченный срок службы – 13, 15 или 36 месяцев. Следует помнить, что с 06.08.2021 года принят новый ФФД – версии 1.2.

2. ККМ должна быть оснащена модулем Wi-Fi, Ethernet или слотом для SIM-карты, что необходимо для обеспечения выхода в сеть, а также передачи кассовых данных ОФД. Исключение составляют только участники, которые ведут свою деятельность в местности, удалённой от сетей сотовой связи. Они могут применять ККМ без выхода в интернет, но и в таком случае, они должны осуществлять выгрузку и передачу данных один раз в месяц, иначе касса будет заблокирована.   

3. Онлайн-касса должна иметь возможность формирования ФД нового образца. В список обязательных реквизитов входят: название, количество, стоимость за единицу товара, код товара (при работе с маркировкой).

4. ККМ должна пересылать сведения обо всех совершенных кассовых операциях ОФД, с которым у участника заключён абонентский договор на обслуживание.

К тому же онлайн-касса должна соответствовать физическим и техническим характеристикам, прописанным в ФЗ №54 (номер завода изготовителя, встроенные часы и т.п.). Работать на ККМ можно только после того, как она будет зарегистрирована в ФНС.  

Все используемые модели онлайн-касс, а также ФН должны быть внесены в специальный реестр ФНС. Найти его можно на официальном сайте службы.  

Последовательность работы на ККМ

Принцип использования ККМ заключается в следующем:

1. Клиент осуществляет оплату покупки при помощи наличного или безналичного расчёта.

2. ФН кодирует поступающие сведения, фиксирует их в памяти устройства и затем пересылает ОФД.   

3. ОФД осуществляет проверку полученных данных, передаёт на ККМ подтверждение о их получении и отправляет отчёт в ФНС.

4. ККМ выпускает ФД и пересылает его электронную копию на телефон или электронную почту, указанные посетителем.

Для того чтобы приступить к работе на ККМ, сотруднику нужно пройти обучение и заключить соглашение о материальной ответственности.

Обучение работе на ККМ

Инструкция по работе с ККМ, на примере розничной торговой точки:

1. Включите ККМ и убедитесь в том, что кассовая лента заправлена, в случае необходимости, произведите замену.

2. Выпустите чек об открытии кассовой смены и можно приступать к работе.

3. В соответствии с типом операции, выпустите ФД с признаком расчёта «Приход», «Расход» и т.д.

4. В конце рабочей смены составьте отчёт о закрытии смены и произведите сверку полученных сведений с имеющейся по факту выручкой.

Следует знать, что между выпуском отчётов об открытии и закрытии кассовой смены должно пройти не больше суток, иначе устройство будет заблокировано.

Получать оплату можно при помощи наличного или безналичного расчёта. Последовательность действий при этом будет напрямую связана с выбранной моделью ККМ. Поэтому перед её использованием нужно внимательно прочитать руководство по эксплуатации к конкретной модели. Типы кассовых операций:

1. Продажа. Кассир выпускает ФД с признаком расчёта «Приход» и отмечает поступление средств в кассу.

2. Выдача наличных средств клиенту. Выпускается ФД с признаком расчёта «Расход».

3. Возврат. Оператор выдаёт клиенту средства и создаёт ФД «Возврат прихода».

4. Корректировка некорректно выпущенного ФД. К примеру, при оформлении продажи оператор неправильно внёс стоимость товара. В таком случае он создаёт чек коррекции.  

При уплате аванса или предоплаты создаётся ФД с признаком расчёта «Приход». Различие заключается лишь в реквизите «Признак способа расчета».

Принцип работы с ККМ: как не получить штраф

Если участник пользуется ККМ с нарушениями предписаний действующего законодательства, для него предусмотрена административная ответственность.  

Органы контроля обычно выделяют такие нарушения как:

• Несвоевременно оприходованная или не оприходованная выручка.

• ККМ не отвечает требованиям действующего законодательства.

• Оператор не предоставил клиенту ФД.

• Реальный денежный остаток не соответствует выпущенному отчёту.

Принцип работы на ККМ:

1. ФД необходимо выпускать во время ведения расчётов с клиентами, а не позднее. Поэтому если участник применяет стационарную ККМ, которая работает от электросети, то в случае отключения электроэнергии или поломки устройства, необходимо остановить расчёты.    

2. Работайте только на ККМ, которая была зарегистрирована на сайте ФНС.

3. При наличии тех возможностей, необходимо по просьбе клиента выдавать электронную копию ФД.

4. Произведите обновление прошивки на ККМ, чтобы она могла поддерживать печать ФД в новом формате.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.