Принципы работы онлайн-кассы

В первой половине 2019 года окончился третий и последний этап перевода всех Российских организаций, ведущих торговую деятельность, на использование онлайн-касс. Теперь все, за исключением короткого списка (указанного в Федеральном Законе №52 ст.2), для осуществления торговой деятельности должны пользоваться новыми KKM. 

Что такое онлайн-касса

Главное и принципиальное отличие онлайн-кассы от обычной, это то, что она имеет выход в интернет. Касса нового образца не только создаёт, сохраняет, выводит итоговые чеки и соответствующую отчетность, но ещё и передаёт все данные ОФД. Пункт продажи допускается оборудовать KKM, соответствующими всем установленным законом предписаниям и внесёнными в реестр ФНС России. Установка другого оборудования будет считаться незаконной и облагается административным штрафом.

Вот список требований к KKM, установленный законодательством РФ:

• На корпусе устройства должен находиться индивидуальный регистрационный номер, присвоенный изготовителем. 

• Должна присутствовать электронная схема для фиксации реального времени, календарного числа и подобных хронометрических данных, сетевая карта, предназначенная для выхода устройства в интернет.

• Устройство должно формировать, выводить, а также перенаправлять посредством  интернета фискальные документы, а также печатать на чеках QR-коды и создавать кассовые квитанции.

С полным списком требований к KKM можно ознакомиться, прочитав Федеральный закон №54.

Для реализации товаров на современном KKO существует установленный алгоритм действий:

1. Кассир-операционист вручную открывает учётную карточку, добавляет новую строку, отсканировав сканером или встроенной камерой штрих-код товара. Если имеется несколько товаров одного наименования, выставляет вручную количество.

2. Убеждается в верности внесённых данных и итоговой суммы, нажимает подтвердить.

3. Фискальный накопитель формирует признак фискального документа, фиксирует информацию в памяти.

4. KKM посредством интернета пересылает информацию о совершённых действиях оператору фискальных данных.

5. Приходит подтверждение о том, что переданная информация принята и отправлена в ИФНС.

6. Кассир-операционист или другое уполномоченное лицо получает от покупателя наличные либо безналичные средства в счёт оплаты товара.

7.  KKM выпускает итоговый чек.

Клиент может по желанию запросить кассовую квитанцию в электронном формате – для получения документа ему необходимо предоставить кассиру свой номер телефона или адрес электронной почты.

Можно ли использовать онлайн-кассу без соединения с интернетом?

В новейших KKM предусмотрены:

• модуль, осуществляющий свободное соединение с сетью интернет;

• слот для присоединения интернет кабеля;

• отверстие для SIM-карты.

Благодаря им, устройство может получать выход в интернет и перенаправлять информацию оператору фискальных данных, либо органам ФНС. 

Можно ли использовать онлайн-кассу без соединения с интернетом? Да. 

В случаях, когда торговая точка или салон услуг находится в месте, которое не покрывает зона доступа к сети интернет, владелец должен купить и подключить KKT, но при использовании оборудования ему дается право не перенаправлять информацию в режиме реального времени оператору фискальных данных. Чтобы получить такое право, нужно во время процедуры постановки KKM на учёт в органы налогового контроля, отметить в опросной анкете, что оборудование будет использоваться только в автономном режиме. 

В случае если касса выходит в сеть, но по какой-либо причине пропало соединение с провайдером, а переключиться на другое соединение нет возможности, KKM может функционировать в оффлайн режиме на протяжении 30 календарных дней. Если за этот период соединение с интернетом не будет восстановлено, а информация не начнёт поступать в ИФНС, фискальный накопитель больше не станет формировать фискальный признак и устройство будет блокировано, любые кассовые операции станут недоступны.

Принцип работы автономной онлайн-кассы

Автономная кассовая машина – работает без подсоединения к компьютеру или подобному устройству. Имеет встроенное приспособление для фискальных документов, съёмный аккумулятор, слот для SIM-карты и оборудование для беспроводного выхода в интернет.

KKM работает, как и аналогичное новейшее KKO, но плюсом ко всем функциям обычных онлайн-касс может функционировать некоторое время без питания. Поэтому такой тип оборудования часто используют курьерские службы и др. 

Принцип функционирования онлайн-касс Эвотор

«Эвотор» - на сегодняшний день одна из ведущих компаний, изготавливающих KKT. Она работает с 2016 года и постоянно выпускает новые модели касс и программные обновления уже существующих.

Оборудование, выпускаемое этой организацией – целая система для стандартизации бизнеса любой величины. В компании есть свой сайт с технической поддержкой, где каждый клиент может создать личный кабинет и получать необходимую помощь. Также есть свой облачный сервис и канал на YouTube, на котором постоянно выходят новые видео-инструкции по работе с KKO Эвотор.   

Для реализации товара на смарт-терминале Эвотор:

• откройте раздел [Продажи];

• найдите вручную продаваемый товар или введите его, считав сканером штрих-код;

• укажите количество (если несколько);

• активируйте скидку (при наличии);

• сформируйте чек;

• подождите, пока информация будет перенаправлена оператору фискальных данных и придёт подтверждение;

• распечатайте и отдайте клиенту итоговый чек.

Принцип функционирования онлайн-касс Атол

Атол— ещё один крупный производитель KKM. Выпускает оборудование в сфере IT-технологий и KKO с 2001 года. 

Оборудование, выпускаемое этой организацией, обладает высоким качеством, большим количеством функций, красивым и технологичным внешним видом. KKT Атол выпускается в различных ценовых сегментах.

Принципы работы на KKM компании Атол на примере «Атол 91Ф»:

1. Для начала работы зайдите в раздел [Меню] под паролем администратора и  укажите из имеющегося списка текущий тип подключения к интернету, для этого:

• многократно нажмите на клавишу [C];

• выберите необходимый логин и введите пароль;

• откройте вкладку [Настройки];

• откройте интерфейсную строчку, выберите [Канал ОФД];

• укажите интересующий тип подсоединения к сети интернет.

1. Реализация товара возможна при открытой смене в основном разделе меню, для этого нажмите [F1] и продолжайте работу в следующей последовательности:

• кассир-операционист вручную находит продаваемый товар или вводит его, отсканировав штрих-код реализуемой продукции;

• информация фиксируется фискальным накопителем, который формирует признак.

• информация перенаправляется оператору фискальных данных, а затем в ИФНС;

• ожидается подтверждение обмена информацией;

• кассир получает расчёт и выводит итоговый чек.

1. Когда смена заканчивается, необходимо сформировать Z-отчёт, для этого зажмите [F2], зайдите под администраторским паролем, выберите нужную строчку и нажмите подтверждение. 

Программы, с которыми интегрируется онлайн-касса

Производители IT-продуктов издают множество программ, позволяющих собственникам новейшей KKT на законных основаниях осуществлять реализацию товара, а также выполнять настройку касс и укомплектовывать их выносным оборудованием. Увеличенные возможности позволяют вести разные виды кассового учёта, что существенно облегчает работу. 

Вот четыре базовых категории утилит:

• Основное ПО – устанавливается в большинство машин, основное назначение: формирование, выпуск, корректировка и фиксация фискальных документов. (Frontol 5, основное ПО Evotor).

• Драйвера для наладки и обслуживания KKM, а также для установки на неё взвешивающего устройства, картридера, устройства для печати документов и другого выносного оборудования. 

• Программы, увеличивающие функциональные способности устройства. Например, для работы в Excel, установки эквайринга, подключения удалённого доступа с внешних устройств и т.п.

• Системы учёта товара. Подходят для грамотного ведения бухгалтерской отчётности, управления складом, а также другой аналитической и учётной деятельности. (1С — «Мой Склад», «Мое дело»).

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.