Приемка товара: для чего необходим акт расхождения и как правильно его составить

Работники складов или розничных торговых точек зачастую сталкиваются с несовпадением показаний во время получения или учёта товара — недостачей, пересортом, и т.д. Ошибка может быть обнаружена в процессе отгрузки товара, а также на этапе взвешивания или при визуальном осмотре. При ведении бумажного учёта не редки случаи, когда сотрудник просто зачёркивает одну или несколько неподходящих цифр, вписывая нужную. Это может привести к несовпадениям фактических данных со сведениями, указанными в товароучётной программе, а впоследствии и к значительным финансовыми потерями для собственника бизнеса.  

Решить проблему позволяет акт расхождений, но создавать его необходимо ещё на стадии получения поставки в присутствии экспедитора, который её привёз. Верно составленный документ будет основанием для оформления претензии поставщику.

Составление акта расхождения: правила

Оформление акта расхождения осуществляется по ф. ТОРГ-2 (для Российских товаров) или ТОРГ-3 (для импортированной продукции). Данная форма является рекомендательной и не носит обязательного характера. При желании собственник бизнеса имеет право составить бланк собственного образца. Допускается электронное и письменное (от руки) оформление акта расхождения   

Необходимое кол-во экземпляров:

• По ф. ТОРГ-2 — 4.

• По ф. ТОРГ-3 — 5.

При выявлении несоответствия уполномоченный сотрудник, получающий поставку, должен остановить отгрузку и уведомить о выявленной ошибке поставщика или экспедитора.

Акт расхождения оформляется членами комиссии и сотрудниками компании, на которую возлагается ответственность по осуществлению экспертизы. При этом должны присутствовать обе стороны.

Оформление акта расхождения по ф. ТОРГ-2: инструкция

Акт расхождения создаётся индивидуально по каждому поставщику или товарной партии, которая обозначается в одном сопроводительном документе.

Акт по ф. ТОРГ-2 включает в себя 4 страницы, ниже мы разберем более подробно каждую из них.

Первая страница акта расхождения

На ней приведены основные реквизиты получателя. Они должны быть такими же, как и в учредительной документации.

Сведения в первых строках вносит руководитель организации, которая принимает груз:

Он указывает:

• Код по ОКУД.

• Код по ОКПО

• Название компании, адрес и номер телефона.

• Структурное подразделение.

• Код ОКДП.

• Причину формирования акта.

• Число, когда документ был заполнен.

• Номер документа.

• Подпись с расшифровкой и указанием должности.

После этого необходимо указать следующую информацию:

• Сведения о месте получения груза (с указанием полного адреса).

• Дату выявления несоответствий.

• Название, номер и число создания сопроводительного документа, в котором выявлены несоответствия.  

• Способ оповещения контрагента.

• Реквизиты отправителя груза, изготовителя, страховой организации и поставщика.

• Число составления и порядковый номер договора о поставке.

• Номер акта и счёт-фактуры, а также дату их составления.

• Реквизиты ветеринарного свидетельства (при отгрузке товара сельскохозяйственного назначения).  

• Тип доставки.

• Число отправки поставки. 

Вторая страница акта расхождения

Здесь приведены 3 таблицы:

1. В первой отображаются данные о состоянии автофургонов и вагонов, используемых для доставки груза. Указываются описания пломб, ярлыков и т.д. Вся информация должна совпадать со сведениями, отмеченными в сопроводительной документации.  

2. Во второй отмечаются выявленные расхождения. Реальные сведения о поступившей продукции, транспорте, упаковке и т.д. которые были получены в ходе проведения проверки.

3. Детальные сведения о товаре: название, единица исчисления, кол-во, цена за штуку, общая стоимость и т.д.  

Далее (на третьей странице) для каждой позиции приведена собственная строка.  

Третья страница акта расхождения

• Особенности условий хранения товара до вскрытия на складе получателя, а также при разгрузке.

• Состояние тары, маркировка мест товара и тары на момент внешнего осмотра.

• Сведение о наружной маркировке упаковочной тары и другая информация, исходя из которой можно прийти к выводу о том, в чьей упаковке привезён товар.

• Дата, в которую вскрыли упаковку.

• Информация о компании, взвесившей и опломбировавшей товар после того как он был отгружен, а также данные об исправности пломб и их соответствии сопроводительной документации.

• Последовательность товарного отбора для проведения выборочной проверки с обозначением ГОСТов, оснований проверки, а также порядке товарного отбора.    

Внизу страницы находится таблица, в которую необходимо внести сведения о характеристиках груза в момент его получения. Здесь же вносятся данные о возможном браке или бое, если они имеются.   

Вносится информация об обнаруженных несоответствиях.

Четвертая страница акта расхождения

Здесь отображаются сведения о фактическом количестве поступившего товара, месте и методе осуществления проверки (через взвешивание, проведение замеров и т.д.). Отмечаются данные об исправности весоизмерительного оборудования. Вносятся сведения о характере несоответствий, а также заключение комиссии с предписаниями.  

Ниже вносятся данные о членах комиссии, а также о представителях организации-поставщика. Акт заверяется главным бухгалтером и участником со стороны отправителя груза.

В последней строчке указывается решение руководителя организации- получателя.  

Акты расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3: отличия

Если несоответствия были выявлены при получении товара, произведённого на территории России, то оформляется акт по ф. ТОРГ-2. Если же ошибка была выявлена при получении импортной продукции, то по ф. ТОРГ-3. В отличие от первого акта, он состоит из трех страниц:

1. Титульный лист. На нём, также как и в ф. ТОРГ-2, указаны реквизиты организации.  

2. На втором листе расположена таблица со сведениями о товаре: название, кол-во, код по ОКЕИ и другие. Также на ней находятся данные из сопроводительной документации и сведения о браке, бое и несоответствиях.  

3. Третий лист заполняется только в тех случаях, когда требуется экспертиза. На нём указывается заключение комиссии о выявленных несоответствиях.  

Документ заверяется председателем, членами комиссии, а также уполномоченным представителем незаинтересованной организации.

Достоинства автоматизации товарного оборота

Заполнение акта расхождений через программы для оптимизации товарного оборота позволяет не только сэкономить время, но сократить количество ошибок, совершаемых из-за невнимательности. После того как будет составлен электронный акт, нужное количество товара в автоматическом режиме поступит на баланс организации, а товар, в отношении которого выявлены несоответствия, будет перенесён в накладную на возврат поставщику.