Приемка товара: для чего необходим акт расхождения и как правильно его составить | kkmsale.ru
×
Регистрация
Город:

Приемка товара: для чего необходим акт расхождения и как правильно его составить

Приемка товара: для чего необходим акт расхождения и как правильно его составить

В данной статье мы расскажем о том, что такое акт расхождений и правилах его составления. Все о различиях актов расхождений, а также о том, в чём состоят достоинства автоматизации товарного оборота.

Работники складов или розничных торговых точек зачастую сталкиваются с несовпадением показаний во время получения или учёта товара — недостачей, пересортом, и т.д. Ошибка может быть обнаружена в процессе отгрузки товара, а также на этапе взвешивания или при визуальном осмотре. При ведении бумажного учёта не редки случаи, когда сотрудник просто зачёркивает одну или несколько неподходящих цифр, вписывая нужную. Это может привести к несовпадениям фактических данных со сведениями, указанными в товароучётной программе, а впоследствии и к значительным финансовыми потерями для собственника бизнеса.  

Решить проблему позволяет акт расхождений, но создавать его необходимо ещё на стадии получения поставки в присутствии экспедитора, который её привёз. Верно составленный документ будет основанием для оформления претензии поставщику.

Составление акта расхождения правила.jpg

Составление акта расхождения: правила

Оформление акта расхождения осуществляется по ф. ТОРГ-2 (для Российских товаров) или ТОРГ-3 (для импортированной продукции). Данная форма является рекомендательной и не носит обязательного характера. При желании собственник бизнеса имеет право составить бланк собственного образца. Допускается электронное и письменное (от руки) оформление акта расхождения   

Необходимое кол-во экземпляров:

  • По ф. ТОРГ-2 — 4.

  • По ф. ТОРГ-3 — 5.

При выявлении несоответствия уполномоченный сотрудник, получающий поставку, должен остановить отгрузку и уведомить о выявленной ошибке поставщика или экспедитора.

Акт расхождения оформляется членами комиссии и сотрудниками компании, на которую возлагается ответственность по осуществлению экспертизы. При этом должны присутствовать обе стороны.

Оформление акта расхождения по ф. ТОРГ-2 инструкция.jpg

Оформление акта расхождения по ф. ТОРГ-2: инструкция

Акт расхождения создаётся индивидуально по каждому поставщику или товарной партии, которая обозначается в одном сопроводительном документе.

Акт по ф. ТОРГ-2 включает в себя 4 страницы, ниже мы разберем более подробно каждую из них.

Первая страница акта расхождения

На ней приведены основные реквизиты получателя. Они должны быть такими же, как и в учредительной документации.

Сведения в первых строках вносит руководитель организации, которая принимает груз:

Он указывает:

  • Код по ОКУД.

  • Код по ОКПО

  • Название компании, адрес и номер телефона.

  • Структурное подразделение.

  • Код ОКДП.

  • Причину формирования акта.

  • Число, когда документ был заполнен.

  • Номер документа.

  • Подпись с расшифровкой и указанием должности.

После этого необходимо указать следующую информацию:

  • Сведения о месте получения груза (с указанием полного адреса).

  • Дату выявления несоответствий.

  • Название, номер и число создания сопроводительного документа, в котором выявлены несоответствия.  

  • Способ оповещения контрагента.

  • Реквизиты отправителя груза, изготовителя, страховой организации и поставщика.

  • Число составления и порядковый номер договора о поставке.

  • Номер акта и счёт-фактуры, а также дату их составления.

  • Реквизиты ветеринарного свидетельства (при отгрузке товара сельскохозяйственного назначения).  

  • Тип доставки.

  • Число отправки поставки. 

Вторая страница акта расхождения

Здесь приведены 3 таблицы:

  1. В первой отображаются данные о состоянии автофургонов и вагонов, используемых для доставки груза. Указываются описания пломб, ярлыков и т.д. Вся информация должна совпадать со сведениями, отмеченными в сопроводительной документации.  

  2. Во второй отмечаются выявленные расхождения. Реальные сведения о поступившей продукции, транспорте, упаковке и т.д. которые были получены в ходе проведения проверки.

  3. Детальные сведения о товаре: название, единица исчисления, кол-во, цена за штуку, общая стоимость и т.д.  

Далее (на третьей странице) для каждой позиции приведена собственная строка.  

Третья страница акта расхождения

  • Особенности условий хранения товара до вскрытия на складе получателя, а также при разгрузке.

  • Состояние тары, маркировка мест товара и тары на момент внешнего осмотра.

  • Сведение о наружной маркировке упаковочной тары и другая информация, исходя из которой можно прийти к выводу о том, в чьей упаковке привезён товар.

  • Дата, в которую вскрыли упаковку.

  • Информация о компании, взвесившей и опломбировавшей товар после того как он был отгружен, а также данные об исправности пломб и их соответствии сопроводительной документации.

  • Последовательность товарного отбора для проведения выборочной проверки с обозначением ГОСТов, оснований проверки, а также порядке товарного отбора.    

Внизу страницы находится таблица, в которую необходимо внести сведения о характеристиках груза в момент его получения. Здесь же вносятся данные о возможном браке или бое, если они имеются.   

Вносится информация об обнаруженных несоответствиях.

Четвертая страница акта расхождения

Здесь отображаются сведения о фактическом количестве поступившего товара, месте и методе осуществления проверки (через взвешивание, проведение замеров и т.д.). Отмечаются данные об исправности весоизмерительного оборудования. Вносятся сведения о характере несоответствий, а также заключение комиссии с предписаниями.  

Ниже вносятся данные о членах комиссии, а также о представителях организации-поставщика. Акт заверяется главным бухгалтером и участником со стороны отправителя груза.

В последней строчке указывается решение руководителя организации- получателя.  

Акты расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3: отличия

Если несоответствия были выявлены при получении товара, произведённого на территории России, то оформляется акт по ф. ТОРГ-2. Если же ошибка была выявлена при получении импортной продукции, то по ф. ТОРГ-3. В отличие от первого акта, он состоит из трех страниц:

  1. Титульный лист. На нём, также как и в ф. ТОРГ-2, указаны реквизиты организации.  

  2. На втором листе расположена таблица со сведениями о товаре: название, кол-во, код по ОКЕИ и другие. Также на ней находятся данные из сопроводительной документации и сведения о браке, бое и несоответствиях.  

  3. Третий лист заполняется только в тех случаях, когда требуется экспертиза. На нём указывается заключение комиссии о выявленных несоответствиях.  

Документ заверяется председателем, членами комиссии, а также уполномоченным представителем незаинтересованной организации.

Достоинства автоматизации товарного оборота..jpg

Достоинства автоматизации товарного оборота

Заполнение акта расхождений через программы для оптимизации товарного оборота позволяет не только сэкономить время, но сократить количество ошибок, совершаемых из-за невнимательности. После того как будет составлен электронный акт, нужное количество товара в автоматическом режиме поступит на баланс организации, а товар, в отношении которого выявлены несоответствия, будет перенесён в накладную на возврат поставщику.


Возврат к списку

вверх
Оплата любыми способами
Оплата любыми
способами

5 способов оплаты для
вашего удобства

арантийное обслуживание
Гарантийное
обслуживание

Поможем с ремонтом
и обслуживанием товара

3 розничных магазина
3 розничных
магазина

Санкт - Петербург,
Москва и Казань