Правильная последовательность закрытия смены на кассе

На основании действующего законодательства, кассиры по окончании рабочей смены на ККМ должны производить закрытие смены, а также выпускать соответствующий отчёт. Невыполнение данного предписания может повлечь неприятные последствия, вплоть до наложения административного взыскания.

Закрытие смены на ККТ: какой отчет необходимо создать

Чтобы соблюсти предписания ФЗ №54, мало, просто поставить в магазине ККМ, требуется ещё использовать её верным образом.

Так, кассир должен ежедневно выпускать два отчёта, один об открытии, а другой о закрытии рабочей смены. Данные документы, так же как и чеки, должны через ОФД пересылаться в ФНС в режиме реального времени.

Следует знать о том, что в случае если отчёт о закрытии смены не будет создан на протяжении 24 часов после открытия, ККМ будет заблокирована, что приведёт к остановке рабочего процесса.  

Отчёт о закрытии смены представляет собой фискальный документ (ФД), в котором прописаны основные показатели по ККМ за прошедшую смену:

• Количество выпущенных ФД.

• Количество непереданных ФД.

• Число и время совершения операции.

Помимо этого в отчёте должны быть прописаны обязательные реквизиты.

Снятие отчета по ККМ в конце смены: часто задаваемые вопросы

В целом, операция по закрытию смены не сложная, требуется только в точности выполнять инструкцию по использованию ККМ, но, не смотря на это, у пользователей всё равно при работе иногда возникают вопросы. На часто задаваемые из них мы ответим в этой статье. 

Рабочий день ещё не закончился — можно ли завершить кассовую смену?

Ответ — да. Закон не предусматривает ограничений по продолжительности кассовой смены (за исключением одного, продолжительность смены не должна быть дольше 24 часов). Также не предусмотрено ограничений, предусматривающих окончания рабочего дня в точно определённое время (только внутренними регламентами). Поэтому в случае когда вечером уже не предусматривается кассовых операций, касса может быть снята раньше. 

Как быть, если магазин работает круглосуточно?

Кассовая смена не должна превышать 24 часов, поэтому при переменке кассиров или во время технического перерыва, необходимо выпустить отчёт о закрытии и через 5 минут открыть новую смену.

Нужно ли закрывать кассовую смену, если в течение дня не было ни одного поступления?

Если кассир начал новую смену, то она должна быть закрыта, даже в случае, когда не было ни одной продажи. В таком случае выпускается нулевой отчёт.  

Что делать, если часть ФД не переслана ОФД?

Наличие непересланных документов не мешает закрытию смены, но всё же лучше, если этот вопрос будет решён до выпуска отчёта о закрытии. Чаще всего, проблема заключается в отсутствии интернета или в некорректно выставленных настройках обмена информацией с ОФД.   

Следует знать, что если ККМ не пересылает ФД, то отчёт о закрытии также не будет передан ОФД. Правда, касса при этом не заблокируется, поскольку данная операция записывается на ФН. У собсвтенника имеется 30 дней на пересылку ФД оператору.    

Снятие отчета о завершении смены на различных кассах

Процедура закрытия смены будет различаться в зависимости от конкретной модели и инсталлированного ПО, но общий алгоритм действий будет одинаковым.   

Ниже мы разобрали процедуру завершения смены на примере востребованных моделей онлайн-касс: АТОЛ, Меркурий, ШТРИХ-М и МТС Касса.

АТОЛ 91Ф.

1. Многократно нажимайте на клавишу «С», до тех пор, пока на дисплее не высветится окно внесения пароля. 

2. Войдите в меню «Роль» нажатием кнопки F2.

3. Войдите под правами администратора (пароль - 30).

4. В главном меню отдайте команду «Закрытие смены».

Если всё выполнено как надо, ККМ выпустит соответствующий отчёт.

Меркурий 115Ф.

1. Многократно нажимайте на клавишу «РЕ» (до тех пор, пока на дисплее не высветиться пункт «Отчеты ФН»).

2. Для подтверждения действия нажмите на «ИТ».

3. Войдите под администраторскими рпавами (пароль - 30).

4. В главном меню выберите «Закрыть смену» и подтвердите действие кнопкой «ИТ».

Подождите, пока отчёт будет сформирован.

Элвес-МФ — недорогая кнопочная ККМ от «ШТРИХ-М».

1. Два раза нажмите на клавишу «РЕ».

2. Войдите под правами администратора (пароль - 330).

3. Нажмите на клавишу «ИТ». На дисплее будет уведомление «Г1-8».

4. Кликните на клавишу «2», появится команда «С-00».

Для подтверждения действия нажмите на «00» и подождите, пока документ будет распечатан. 

МТС Касса

1. Войдите в главное меню.

2. Нажмите на значок «Выход», выберите «Закрыть смену» → «Закрыть смену и выйти».

3. Когда на дисплее отобразится «Произвести выемку наличности для инкассации?» - выберите «Да».

Устройство выпустит отчёт, а на дисплее отобразится уведомление «Синхронизация с ОФД прошла успешно».

Закрытие смены на ПК с помощью драйвера ККТ

Чаще всего, драйвер применяется для осуществления принудительного закрытия смены, в случаях, когда не получилось выполнить его непосредственно на кассе. Например, если ККМ зависла в результате сессии, превысившей 24 часа.  

Для ККМ АТОЛ применяется ПО «Тест Драйвер ККМ» — софт, который нужен для осуществления настройки базовых характеристик ККМ. Загружается на ПК совместно с драйвером ККТ.

Инсталляция ПО достаточно проста и понятна. С официального сайта загрузите драйвер, подходящий для вашей версии ОС, откройте установочный файл на ПК, после чего следуйте системным подсказкам.    

В бесплатной версии ПО предусмотрен стандартный функционал, включающий в себя открытие и закрытие смены. Для полноценного использования драйвера необходимо приобретение платной лицензии.

Закрытие смены на ККМ  АТОЛ при помощи драйвера ККМ:

• Подсоедините ККМ к ПК, на который инсталлировано ПО.

• Запустите драйвер и войдите в раздел «Операции».

• Выберите вкладку «Регистрация».

Далее выполните следующую последовательность:

1. Выставьте режим работы «3- отчёт с гашением».

2. Нажмите на «Войти».

3. Откройте вкладку «Отчёты».

4. Из перечня «Тип отчёта» выставьте «1 – Суточный отчет с гашением».

5. Нажмите «Снять отчет».

Для ФР и автономных касс от «ШТРИХ-М» завершить кассовую смену можно при помощи утилиты «Тест драйвера». Интерфейс у неё такой же, как и у подобного ПО для АТОЛ.

Чтобы завершить смену, необходимо перейти во вкладку «Отчёты» и выставить команду «Снять отчет с гашением».

С более детальной инструкцией по закрытию смены через Драйвер ККТ, можно ознакомиться на официальном портале «ШТРИХ-М».

Проблемы при снятии отчёта о закрытии смены: что делать

Если продолжительность открытой больше 24 часов, ККМ будет заблокирована. Пользователю необходимо выполнить операцию по закрытию смены, и только после того, как ККМ выпустит соответствующий отчёт, можно открыть новую смену и приступить к работе. Если не выходит произвести закрытие смены непосредственно на ККМ, то необходимо выполнить его при помощи Драйвера ККТ, по инструкции представленной выше.   

Ниже мы разобрали стандартные проблемы, сопряжённые с закрытием смены, а также привели возможные пути их решения.

Смена закрыта, но новую открыть не выходит

При открытии смены на дисплее отображается ошибка «Нет ККТ с закрытой сменой».

Данная ошибка может появиться при использовании ФР совместно с программой учёта товара.

Ошибка указывает на то, что в смена в «1С» была закрыта, но поскольку пользователь быстро выключил ПК (либо было отключение электроэнергии), данные о закрытии не были переданы на ФН. Чтобы исправить ситуацию, произведите принудительное закрытие используя драйвер ККТ.

Также некорректное завершение смены может быть вызвано техническими неполадками, к примеру, если:

• Кабель был повреждён.

• Исчерпан ресурс ФН.

• Была отключена подача электроэнергии.

• На ККМ некорректно выставлены дата и время.

• Произошёл программный сбой.

Если не выходит произвести закрытие смены из-за переполненного ФН, на дисплее устройстве появляется уведомление «Исчерпан ресурс КС ФН». Теперь пользователю необходимо обратиться за помощью в сервисный центр, поскольку нельзя производить замену ФН при открытой смене. 

Какие штрафы предусмотрены за незакрытую смену на ККТ

Ограничение по закрытию смены не позже 24 часов, связано с техническими особенностями ФН. При несоблюдении данного предписания предусмотрено два варианта развития событий:

1. ККМ заблокируется и при попытке выполнения операции выдаст ошибку.

2. ККМ продолжит печать чеков, но на них будет отсутствовать фискальный признак.

В большинстве современных ККМ, предусмотрена блокировка устройства, и это позволяет уберечь пользователя от административного взыскания.

Будет ли наказание, если своевременно не завершить кассовую смену?

В случае, если отчёт не был снят в конце смены, то ничего страшного не произойдёт, поскольку это не является серьёзным нарушением.

Но вот если продолжительность кассовой смены превысила допустимые 24 часа, а пользователь продолжает работу и выдаёт чеки без фискального признака, то на него будет возложено административное взыскание:

• Для ИП и должностных лиц размер составит от 25 до 50% от суммы расчетов.

• Для ООО от 75 до 100%

За непредставление чека клиенту размер штрафа для ИП составит 2000 рублей, а для организации 10000 рублей.  

Отсутствие в чеке ФП рассматривается как использование ККМ не отвечающей требованиям законодательства. За данное нарушение  также предусмотрено взыскание: для ИП размер составит от 1500 до 3000 рублей, а  для ООО от 5000 до 10000 рублей.