Передача ЭЦП другому сотруднику: нужна ли доверенность

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)  - устаревший, но при этом понятный всем термин. Правильное наименование - электронная подпись (ЭП). Требуется юридическим лицам, а также ИП для участия в тендерах, дистанционной пересылки отчётов в ФНС, Пенсионный фонд и прочие органы государственного контроля. ЭП применяют для заверения договоров, обращений в суд, участия в торгах, а также работы с государственными системами «Честный ЗНАК» и ЕГАИС.   

В случае, когда у участника нет времени подписать документы, может возникнуть потребность в передаче ЭП другому лицу, и как это сделать законно мы расскажем в этой статье.   

Можно ли передавать свою ЭЦП третьим лицам

Если цифровой документ заверен ЭП, то участники могут быть уверены в том, что он подлинный и не подвергался изменениям. Помимо этого, получатель имеет гарантию, что документ от конкретного человека.  

Использование ЭП регламентируется ФЗ №63, при этом в законе нет прямого запрета на передачу ЭП третьим лицам, хотя и разрешения тоже нет. Собственник сам должен принять решение.   

Передавать или не передавать ЭП, что говорит закон

В НПА нет точных указаний по поводу передачи электронного сертификата. Ст 10 ФЗ №63 говорит, что собственник ЭП должен обеспечить конфиденциальность ключей и не допускать их применения без своего согласия. Но это также не является прямым запретом на передачу ЭП.  

Таким образом, участники теоретически могут использовать ЭП с согласия собственника, а с другой - это не обеспечивает полной конфиденциальности.     

В ст. 2 ФЗ №63 указано,то, что ЭП применяется для идентификации участника, подписывающего документ. Когда один работник получает ЭП другого сотрудника, невозможно идентифицировать человека, на самом деле подписавшего документ или переславшего отчёт.

К тому же ответственность за все действия, совершённые с ЭП, будет на работнике, которому принадлежит сертификат.   

Если работник получает ЭЦП от другого лица: последствия

Уполномоченные сотрудники организации зачастую применяют ЭП директора. Например, бухгалтеры заверяют с её помощью электронные отчёты, а юристы - документы для передачи в суд. Таким образом, чем у большего круга лиц имеется доступ к ключам, тем больше риск столкнуться с проблемами.     

Так если работник подпишет не те документы или использует ЭП для своих нужд, собственнику сертификата будет трудно доказать свою непричастность к этим действиям.  

Что может повлечь передача ключей третьим лицам

Руководитель самостоятельно принимает решение о том, можно ли доверять работнику ЭП, а в случае появления спорных ситуаций, суд будет отталкиваться от статьи о конфиденциальности КЭЦП. Поскольку собственник сертификата самостоятельно скомпрометировал личную информацию.

Ниже мы привели вероятные риски, с которыми может столкнуться компания в случае передачи ЭП третьим лицам:

• Бухгалтер переслал в ФНС отчёт, в котором были допущены ошибки, из-за чего организация уплатила налог не в полном объёме. Данные действия повлекли за собой судебное разбирательство, а также ответственность, в соответствии со ст. 122 НК РФ.  

• Недобросовестный сотрудник при помощи ЭП директора осуществил мошеннические действия с активами компании. Генеральный директор в таком случае теряет средства собственной компании, после чего вернуть их становится практически невозможно.  

• Работник переслал неправильно оформленный отчёт и владелец обратился в налоговые органы с пояснениями. После чего ФНС признала подпись скомпрометированной, а подписанную ею документацию недействительной.   

Ответственность за применение чужой подписи

Действующее законодательство не предусматривает уголовной или административной ответственности за применение чужой ЭП, но это не означает того, что можно безвозмездно осуществлять с ней любые действия.  

К примеру, сотрудник, используя ЭП генерального директора, заключил сделку и получил тем самым собственную выгоду. В такой ситуации руководитель может обвинить сотрудника в мошенничестве. За подобное нарушение предусмотрена уголовная ответственность по статье 159, а именно штраф до 500000р, либо ограничение свободы на срок до 6 лет.  

Что случится, если передать ЭП третьему лицу, работающему на аутсорсе

Некоторые участники прибегают к услугам бухгалтеров на аутсорсе, предоставляя им для работы носитель с КЭЦП. Данные специалисты могут вести сразу несколько организаций, пересылая все налоговые отчёты с одного компьютера, подписывая их различными ЭП.

Налоговые органы отслеживают IP-адреса, с которых документы поступают к ним, а значит, могут решить, что все организации принадлежат одному лицу, которое фиктивно разделяет бизнес для того, чтобы снизить налоговую нагрузку.    

Единственный вариант защитить свой бизнес, это никому не передавать свою ЭП.

Можно ли передать ЭЦП по доверенности на другого сотрудника

Закон не предполагает безопасной возможности передачи КЭЦП третьим лицам. Некоторые руководители перестраховываются, составляя при передаче ЭП распорядительный документ (акт передачи, либо доверенность). Но поскольку данный момент не регламентируется законодательством, то документ не будет обладать юридической силой, а значит, и не защитит владельца от вероятной ответственности.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.