Особенности новой ККТ: что это такое и как ее выбрать

Однако переход вызывает ряд сложностей. В первую очередь, владельцы компаний и предприятий интересуются о самой ККТ: что это такое? Как использовать? Есть ли возможность взаимодействовать с кассой при отсутствии интернета? Также их интересует возможность отсрочки, ведь контрольно-кассовая техника недешевая, и способы экономии на покупке.

Касательно последнего случая, то есть несколько способов сокращения расходов на приобретение онлайн-касс. Первый и наиболее распространенный – покупка Б/У ККТ. Такие контрольно-кассовые аппараты стоят гораздо дешевле, чем новые кассы. Однако из отрицательных сторон стоит отметить тот факт, что всегда существует вероятность покупки нелегальной онлайн-кассы. Чтобы этого не произошло, нужно заранее «пробить» ККТ в ФНС.

Второй метод – аренда онлайн-кассы. Многочисленные предприятия и организации предоставляют ККТ во временное пользование. Такой вариант позволяет избежать массу нюансов, а в частности не придется заключать контракт с ОФД. Также не нужно будет тратиться на плановый технический осмотр – это действие компания берет на себя.

Третий метод – использование облачного приложения. Это наиболее оптимальный вариант для курьерских служб, таксопарков. Вместо того чтобы носить с собой контрольно-кассовую технику, приложение предоставляет доступ к ней при помощи утилиты. Программное обеспечение устанавливается на гаджет, таким образом при помощи смартфона или планшета можно будет управлять онлайн-кассой. Однако в таком случае необходимо приобрести принтер чековой документации – стоимость такого компонента не превышает 10 тысяч рублей.

Есть еще один способ, но он крайне рискованный. Некоторые предприятия и ООО осуществляют расчеты без использования ККТ. Однако не рекомендуется делать так ввиду того, что это является нарушением законодательства, которое повлечет за собой административную ответственность.

Что такое онлайн-касса: структура, особенности

Контрольно-кассовая техника (именно это – официальное название) обладает отличительной чертой. Непосредственно новые ККТ подключаются к сети. Это существенно сокращает время на проведение бухгалтерского учета. ККТ через Сеть отправляет чеки в ФНС или же доставляет документацию по электронной почте.

Непосредственно всю информацию о проведенных расчетных операциях в себе хранит фискальный накопитель(ФН). Этот компонент отправляет отчетную документацию ОФД, а тот перенаправляет их на сервера Федеральной налоговой службы.

При возникновении неполадок с интернет-соединением не нужно останавливать работу с ККТ. Все данные об осуществленных расчетах накапливаются в ФН и при возобновлении подключения к Сети отправляют всю накопленную информацию компании, которая занимается обработкой фискальных данных.

Однако это еще не все. Действующие нововведения предъявляют ряд других требований к расчетным аппаратам. Согласно им, далеко не все средства считаются онлайн-кассами. Онлайн-касса должна:

• записывать и хранить всю расчетную информацию;

• иметь фискальный накопитель – память контрольно-кассовой техники;

• формировать чековую документацию и при необходимости БСО;

• производить отправку сформированных чеков и других отчетных документов в ФНС при помощи оператора фискальных данных;

• печатать чеки – даже при условии отправки ЧД через Сеть, осуществлять выдачу печатной версии документа – обязательное требование. При этом время приема оплаты и выдачи чека не должно отличаться более чем на 5 минут.

Важно: все вышеупомянутые операции должны осуществляться в строгом соответствии правилам Федерального закона 54. Любое отклонение от них чревато значительными штрафными санкциям или же закрытием предприятия.

Стоит отметить, что согласно требованиям, далеко не каждая ККТ обязана формировать чековую документацию и отправлять ее на сервера ФНС. Нововведение определяет такие следующие виды кассовых аппаратов:

• онлайн-кассы, принимающие расчеты двумя способами – при помощи наличных денег и посредством электронных сервисов;

• кассы, главной задачей которых является прием интернет-платежей;

• онлайн-кассы, которые не подключены к интернету. Предусматривается режим работы, согласно которому не производится отправка чековой документации в ФНС;

• контрольно-кассовые аппараты, формирующие БСО. Такие автоматизированные системы(АС) также являются одной из разновидностей ККТ. А поэтому к ним предъявляются такие же требования, как и к онлайн-кассам. Однако специфика применения АС предполагает использование только для выдачи БСО.

Есть еще одна разновидность онлайн-касс. Речь идет о платежных терминалах, банкоматах – автоматических устройствах(АУ). Все расчетные операции осуществляются также онлайн-кассой. Однако она находится внутри устройства. Одна из отличительных особенностей - прием платежа и формирование чековой документации осуществляется без задействования продавца.

Важно: есть исключения из законодательства. Онлайн-касса может не использоваться в автоматических устройствах, при условии, что средство:

• используется организацией, которая является владельцем АУ;

• проводит выдачу или прием наличных финансов. Сюда стоит отнести и выдача денег при помощи электронных платежей.

Нюанс: эти условия должны выполняться одновременно. Только в этом случае контрольно-кассовая техника может не использоваться. Иначе при выдаче чековой документации:

• не указывается должность и инициалы лица, осуществившего расчет и выдачу ЧД;

• в чеке отпечатывается реквизит ККТ – заводской номер онлайн-кассы.

Также в АУ должен присутствовать фискальный накопитель. И автоматическое устройство подключается к оператору фискальных данных.

Кассовые аппараты старого образца: можно ли их использовать?

Ранняя редакция ФЗ 54 говорила, что используется только та контрольно-кассовая техника, которая включена в Государственный реестр ККТ. Новые поправки к Федеральному закону 54 гласят, что онлайн-кассы в обязательном порядке должны соответствовать всем требованиям ст. 4 ФЗ 54. Также согласно нововведениям, такие ККТ именуются в соответствующем реестре.

Однако есть исключения, которые позволяют получить отсрочку или вовсе не применять онлайн-кассы для осуществления расчетных операций. Первый случай возможен для организации и предприятий, работающих по налоговому режиму ЕНВД и ПСН.

Кто может не применять контрольно-кассовую технику и осуществлять расчеты старым способом:

• ИП, оказывающие услуги по ремонту и покраске обуви;

• организации, изготовляющие ключи и галантереи из металла;

• ИП, осуществляющие реализацию товаров народного промысла собственного производства.

Также ККТ могут не использовать лица, которое предоставляют жилье в аренду. Вместо чековой документации, такие ИП и организации обязаны выдавать бланки строгой отчетности.

Стоит отметить, что некоторые модели кассовых аппаратов старых образцов можно модернизировать. Это значит, что приобретать новые онлайн-кассы не придется. Потребуется покупка фискального накопителя и обновление программного обеспечения ККТ. Осуществлять эти действия могут только те предприятия, которые сотрудничают с производителем конкретной кассы, и ранее проводили обслуживание ККТ и ЭКЛЗ.

При модернизации кассового аппарата старого образца необходимо произвести подключение такой ККТ к интернету. Это необходимо для того, чтобы касса отправляла сформированные фискальные чеки на сервера ФНС. Применять контрольно-кассовую технику без интернета можно только в одном случае – если нет на это технической возможности.

Особенности онлайн-кассы: фискальный накопитель как новый компонент ККТ

Контрольно-кассовая техника потерпела изменения. Если в старой редакции ФЗ 54 ККТ должна была иметь ЭКЛЗ и фискальную память, то нововведение предполагает наличие фискального накопителя. Этот компонент полностью исключает необходимость ЭКЛЗ и фискальную память. Также ФН открывает новые возможности для ККТ:

• позволяет формировать фискальные признаки(ФП) и осуществлять их проверку. За счет этого компонента устанавливается факт корректировки или фальсификации расчетных сведений о транзакциях;

• фискальный накопитель записывает данные в некорректируемом виде – такое действие шифрует информацию. Благодаря этому, обеспечивается полная безопасность фискальных данных;

• фискальный накопитель хранит информацию о расчетах даже при отсутствии электричества.

Согласно Федеральному закону 54, использование контрольно-кассовой техники без фискального накопителя считается недопустимым. Именно поэтому для предотвращения проблем с ФНС приобретать ФН обязательно.

Существует как реестр контрольно-кассовой техники, так и накопителей фискальных данных. Этот список компонентов содержит те средства, которые полностью разрешены Федеральной налоговой службой. Проверить ФН можно на официальном сайте ФНС. Как это сделать:

• зайти сюда и перейти во вкладку «Иные функции ФНС»;

• переместиться в раздел «Реестры и проверка контрагентов»;

• перейти во вкладку «Реестр фискальных накопителей».

Онлайн-сервис «Проверка ФН» позволяет получить максимально полную информацию о компоненте онлайн-кассы. Для получения данных о ФН нужно указать заводской номер накопителя.

Касательно обязательной замены ФН, как это было с ЭКЗЛ, то осуществлять ее нет надобности. Действующее законодательство не определяет максимальный срок эксплуатации фискального накопителя. Однако, согласно ему предполагается ограничение срока действия ключа ФП. Этот компонент находится внутри ФН:

1. до 36 месяцев(до 3-х лет);

Пользоваться таким ФН могут не все организации и предприятия. Использовать фискальный накопитель на 36 месяцев имеют право ИП и ООО:

• оказывающие услуги населению и юридическим лицам;

• использующие УСН режим налогообложения;

• работающие по специальному налоговому режиму ЕСХН;

• плательщики ЕНВД и осуществляющие тот вид деятельности, который регламентирован п.2. ст. 346.26 Налогового кодекса РФ;

• на ПСН.

Организации и ИП, которые реализуют подакцизный товар, не имеют права использовать фискальный накопитель со сроком действия 36 месяцев. Это недопустимо даже при осуществлении деятельности согласно вышеупомянутым налоговым режимам.

1. ФН со сроком действия до 13 месяцев;

Устанавливать такие компоненты могут предприятия или ООО, которые:

• осуществляют деятельность одновременно по общей СН и одной из представленных: ЕНВД, УСН, ЕСХН или ПСН;

• осуществляют сезонную деятельность или по одному из режимов: УСН, ПСН, ЕСХН, ЕНВД;

• если используется касса, которая не передает фискальную отчетность в ФНС через ОФД.

Осуществлять замену ФН можно самостоятельно. Однако при смене фискального накопителя средство необходимо вновь зарегистрировать в ФНС. Провести эту операцию можно без посещения офиса Федеральной налоговой службы.

Достаточно зайти на официальный сайт налоговой службы, ввести данные от личного кабинета. При помощи цифровой подписи направить заявление о регистрации ФН. Как правило, перерегистрация занимает непродолжительное время – срок регистрации зависит от загруженности ФНС.

Помимо наличия фискального накопителя, онлайн-кассы имеют и другую особенность. Такие ККТ представляют собой целый комплекс. Они осуществляют не только стандартные расчетные операции, но и собирают статистику. Некоторые кассовые аппараты позволяют оценивать продуктивность сотрудников, или ККТ определяет актуальность товаров. Полученную информацию можно использовать для оптимизации деятельности предприятий и организаций.

ККТ и интернет: когда подключение к интернету необязательное?

Использовать контрольно-кассовую технику без интернета возможно только в местности, на которую не распространяется сетевое покрытие. Список таких областей находится на сайте ФНС. В любом другом случае обязательно необходимо применять онлайн-кассу с ее подключением к интернету.

При этом вместо отправки электронной версии, ККТ должна печатать ЧД или формировать БСО. Также это позволяет не использовать услуги ОФД. Из-за этого отчетная документация не будет иметь следующие реквизиты:

• наименование сетевого ресурса, при помощи которого можно проверить подлинность чековой документации;

• электронную почту, куда отправляется чек или БСО.

Важно: иные реквизиты, которые не указаны в вышеупомянутом списке, но предусмотренные ст.4.7 Федерального закона 54 в обязательном порядке должны отражаться в ЧД или БСО. Если этого не сделать, то ФНС применит административные санкции – будет наложен штраф. Все последующие нарушения усугубляют ответственность и могут привести к закрытию предприятия или организации.

Важно: к наличию реквизитов следует относиться с максимальной ответственностью. Если в чековой документации будет отсутствовать необходимая информация, тогда ЧД признается недействительной. Из-за этого возникают проблемы с налоговыми инспекторами ФНС, не исключены штрафные санкции.

ККТ: как проверить онлайн-кассу перед покупкой?

Для этого необходимо воспользоваться сайтом налоговой службы. Сначала необходимо сделать все то же самое, что и при проверке «памяти» устройства, а именно ФН. Однако, вместо раздела «Реестр ФН» выбрать «Реестр контрольной техники» и указать заводской номер кассового аппарата. Как правило, он указан на самой ККТ.

Также этот раздел позволяет проверить уже изготовленную кассу. За счет этого исключается вероятность приобретения «черной» ККТ или кассового аппарата, который не присутствует в реестре разрешенных устройств. Таким образом, используя проверку онлайн-кассы, компания или индивидуальное предприятие защищает себя от проблем с ФНС в дальнейшем.