Онлайн-кассы: что это, как они работают и что изменится в 2019 году

Что такое онлайн-касса?

ККТ – это касса, терминал или же система оборудования, которая имеет фискальный накопитель и доступ к интернету. Это дает возможность обмениваться данными с налоговой службой, передавая информацию через ОФД. Также ККТ имеет следующие полезные для бизнеса функции:

1. Формирование и печать чеков, которые отправляются на электронную почту или телефон покупателя при соответствующем запросе.

2. Запись, хранение и передача данных о проведении всех фискальных операций по реализации продукции, ее возврату и корректировке чеков.

Виды ККМ, которые на данный момент доступны на рынке оборудования:

1. Касса – это устройство, которое имеет кнопочное или сенсорное управление и встроенный принтер для проведения печати. Дает возможность проводить все необходимые операции быстро и точно.

2. Касса для торгового автомата – устройство, которое без действий со стороны сотрудника производит обработку информации о товаре или услуге, а также дает возможность напечатать чек и отправить его ОФД.

3. Смарт-терминалы – программно-аппаратный комплекс, который дает возможность проводить все кассовые операции, вести учет денежных средств и формировать отчеты для внутреннего и внешнего использования. Поддерживает установку дополнительного софта.

4. Фискальные регистраторы – это модули, которые дают возможность обрабатывать данные о продажах и операциях, которые выполняются кассирами. Устройство также имеетвозможность выдавать чек, однако работает только при подключении к ПК.

Помимо стационарного оборудования и мобильных ККМ, компании также предоставляют возможность приобрести ПОС-системы, которые имеют в своем составе и фискальный регистратор вместе с необходимым оборудованием, софтом. Такая система легко адаптируется под нужды бизнеса и может быть дополнена практически любым оборудованием.

Применение ККТ: общие правила

И для предприятий, и для ИП на данный момент установлены одни и тех же нормы использования ККТ. Они прописаны в одной из статей Порядка использования новых касс. Такие устройства должны обязательно иметь возможность передавать данные в ФНС с использованием интернета. Сегодня есть небольшое количество исключений из этого правила, однако большинство компаний уже до начала июля должны приобрести, установить и зарегистрировать оборудование.

Важно: сегодня допускается использование только той техники, которая была внесена в реестр ФНС.

Если вы легально используете оборудование, необходимо следить за:

1. Выдачей покупателям чеков и бланков строгой отчетности.

2. Отправкой документа на электронную почту клиента или на его телефон, если это необходимо. Отсутствие такой возможности предусмотрено только в ситуации, если компания находится в регионе, где невозможно наладить связь.

3. Передачей данных о выполнении операции в срок. Как правило, даже при отсутствии связи компания может продолжать работу, однако связь должна быть восстановлена в срок до 30 дней.

Если вы в качестве собственника оборудования заключаете договор с новым ОФД (разрешение, выданное предыдущему оператору, было аннулировано), у вас будет 20 дней на то, чтобы провести переподключение и возобновить регулярную отправку данных. После начала работы с новым оператором вся информация должна быть направлена в максимально сжатые сроки.

Законодательство предусматривает точный алгоритм действий при работе с кассовыми аппаратами:

• Перед тем как будут начаты продажи, кассир или продавец должен открыть смену на кассе и отправить отчет об этом. Одна смена может длиться максимум сутки. После окончания смены должен быть создан и отправлен отчет о ее закрытии.

• Чек должен быть пробит и сформирован ровно в момент, когда производится расчет. Может быть пятиминутное различие во времени поступления средств и выдачей чека, если речь идет не о безналичном расчете. Список исключений из этого правила также приводится в законодательстве.

• Если выявлена ошибка в работе кассира, должен быть вовремя и оперативно создан и отправлен чек коррекции данных.

• Если производится возврат изделия или клиент отказывается от услуги, что подразумевает возврат средств, необходимо будет сформировать и отправить чек возврата продукции.

• Сформированные чеки должны быть сразу же направлены ОФД – оператору фискальных данных. Печать производится уже после того, как оператор отправит уведомление о получении.

Как зарегистрировать кассу в налоговой службе

Перед тем как начать работу с кассой, оборудование должно быть зарегистрировано в налоговой. Чтобы провести такую операцию, вам не обязательно лично отправляться в учреждение – на данный момент такая возможность предоставляется онлайн.

Перед тем как регистрировать оборудование, нужно получить электронную цифровую подпись и договориться о сотрудничестве с оператором фискальных данных, который будет обслуживать вашу компанию.

За процесс выдачи электронной цифровой подписи отвечает Министерство связи, которое контролирует работу центров. С перечнем центров, где вы сможете получить ЭЦП, можно ознакомиться на сайте Минсвязи.

Чтобы выбрать компанию, которая будет заниматься обработкой фискальных данных, нужно обращать внимание на условия сотрудничества с такими компаниями. Законодательство не ограничивает выбор предпринимателя, но дает возможность обращаться только в законно работающие организации.

Вы можете пройти регистрацию двумя методами:

1. Лично обратиться в учреждение. Это может сделать собственник бизнеса или сотрудник, которому будет выдана доверенность. При себе нужно будет иметь заявление и пакет документов.

2. Пройти онлайн-регистрацию, создав личный кабинет на сайте налоговой службы

.

После подачи заявления вам необходимо будет подождать, пока инспектор проведет проверку всех данных и присвоит вашей кассе номер регистрации. После этого необходимо будет войти в режим администрирования кассы и ввести полученный номер и ИНН. Касса автоматически сформирует отчет, в котором будет указана вся необходимая информация.

Собственник бизнеса в свою очередь должен будет передать информацию в инспекцию. После того, как инспекция проверит всю документацию, она обязана в самые короткие сроки отправить собственнику бизнеса регистрационную карту. Как правило, с этого момента вы можете начать легальную работу.

Можно ли работать без онлайн-кассы

Сегодня существует несколько категорий компаний, которые имеют возможность работать без установки кассового оборудования. Речь идет о полном освобождении, а не отсрочке. Сегодня без ККТ могут работать такие юридические лица и предприниматели:

1. Компании, которые занимаются кредитованием.

2. Компании, которые производят торговлю товарами через системы, принимающие только российские монеты.

3. Компании, которые занимаются стационарной и передвижной торговлей.

4. Организации, которые работают в сфере питания в образовательных учреждениях.

5. Компании, которые принимают товары на утилизацию (исключение – лом черных и других металлов, драгоценных металлов).

6. Компании, которые обеспечивают переноску товаров на разных вокзалах.

7. Организации и ИП, которые производят работы на участках.

8. Предприниматели, которые сдают в аренду личную недвижимость.

9. Компании, которые обеспечивают заготовку дров.

Кассовое оборудование может не применяться, если производится реализация:

1. Разного рода печатных изданий и продукции, которая им сопутствует, если более половины выручки компании поступает именно от продажи такой продукции.

2. Компании, которые работают с ценными бумагами.

3. Организации, которые продают молочные продукты и разливные продукты без алкоголя.

4. Компании, производящие продажу продукции из цистерны.

5. Предприниматели, торгующие сезонными овощами и фруктами.

Онлайн-кассы также могут не использовать:

1. Компании и индивидуальные предприниматели, которые ведут деятельность в населенных пунктах, которые находятся далеко и являются труднодоступными.

2. Няни и сиделки.

3. Мастера, которые производят ремонт обуви.

4. Народные ремесленники.

5. Кондукторы и водители, которые продают билеты для проезда.

6. Предприниматели, которые работают с налогом на профдоход.

7. Бизнесмены, которые держат сельские аптеки и учреждения для продажи лекарств, если такое учреждение – единственное на местности.

8. Религиозные организации, которые проводят разного рода обряды и реализуют предметы культа.

9. Библиотеки.

10. Компании, которые осуществляют безналичные расчеты между собой

.

Применение онлайн-касс с июля 2019

До начала третьего квартала 2019 года некоторые компании получили отсрочки в использовании онлайн-касс. Однако теперь такая отсрочка заканчивается. С 01.07.2019 использование онлайн-касс должны начать предприятия, которые также используют льготное налогообложение:

Владельцы компаний, который ведут деятельность в таких сферах, должны организовать работу так, чтобы компания выдавала клиенту бланк для подтверждения факта поступления оплаты.

Отсрочкой также могут пользоваться физические лица, которые ведут предпринимательскую деятельность и компании, которые работают на любой системе налогообложения. Обязательное условие – это отсутствие на предприятии сотрудников, которые были бы официально оформлены.

Получение займа: необходима ли  ККТ

Налоговая служба четко регламентирует использование онлайн-касс при выдаче, обратном получении займов и при проведении сопутствующих операций. Разъяснения, которые были представлены, дают возможность понять, что предприятия должны предоставлять чеки при выдаче и возвращении займа, если:

1. он был взят на любые цели, если использовался онлайн-банк, карта или другое платежное средство электронного вида;

2. он необходим для оплаты товара или услуги.

Если производится получение нецелевого займа (в договоре на получение средств не прописывается их назначение), можно не использовать онлайн-кассу.

Также необходимо обратить внимание на разъяснения законодательства, касающиеся работы предприятий, которые обслуживают жилые дома, поставляя в них газ, воду и электроэнергию. Они могут не производить печать чеков, однако такая часть процедуры будет обязательной, если производится операция оплаты через электронные платежные средства.

Изменения работы онлайн-касс

В 2017-2018 году было подписано и введено в работу большое количество нормативных документов, которые повлияли на работу предприятий с налоговой службой. Обязательно необходимо обратить внимание и на изменения, которые появились с января этого года:

1. Изменилась версия ФФД (реквизиты, которые печатаются на чеке при проведении операций). Теперь такие документы должны составляться исключительно в формате версии 1.05 и более поздних.

2. Увеличилась ставка НДС – теперь она составляет 20%. Собственники бизнеса, которые оплачивают такие налоги, должны будут провести модернизацию своего оборудования. Процедура может предполагать установку нового ПО или же замену операционной системы, перепрошивку.

С 2019 года должна будет производиться также маркировка отдельных товарных групп с использованием двумерного кода. С марта будет маркироваться табак, с июля – обувная продукция, в декабре же – парфюмерия, одежда, трикотаж, текстиль, шины, оборудование для фотосъемки.

Компании, которые работают с такими товарами, должны будут приобрести и использовать оборудование для сканирования изделий и отправки информации в систему.

Система штрафов

Сегодня налоговая служба имеет право штрафовать компании или применять к ним другие наказания, которые прописываются в законодательстве.