Обязательно ли иметь кассовый ящик в розничной торговой точке

Денежный ящик (далее - ДЯ) не входит в перечень обязательного оборудования, поэтому собственник бизнеса может самостоятельно выбирать устанавливать его или нет. При этом большинство пользователей обычно не экономят на ДЯ, поскольку они гарантируют удобство и безопасность хранения наличности, а также минимизируют риск краж и недостач.  

Требуется ли денежный ящик для онлайн-кассы

Кассовые ящики необходимы для хранения наличности, а также фискальных документов при взаиморасчётах с клиентами на ККМ и за прилавком. При этом для монтажа не требуется дополнительной документации.

Не смотря на то, что в законе не прописана установка ДЯ, практически ни один магазин не обходится без него. Ящики для денег используются для нужд ритейла, а также в заведениях, предоставляющих услуги общественного питания.  

Необходимость в использовании ККМ собственник бизнеса определяет сам. Цена на подобное оборудование достаточно низкая, поэтому оно устанавливается даже в небольших ларьках, а уж в крупных магазинах без него не обойтись.  

По окончании смены кассир создаёт отчёт о закрытии, снимает остаток денег свыше кассового лимита и передаёт их в кредитную организацию. Юрлица сами высчитывают кассовый лимит и утверждают его при помощи внутренней документации. Данное предписание не касается индивидуальных предпринимателей и мелких юрлиц, которые не имеют права самостоятельно выставлять ограничение. 

ДЯ обеспечивает соблюдение кассовой дисциплины, что позволяет избегать разночтений и административных штрафов. Деньги размещаются по специальным отсекам, открыть ящик может только ответственный за кассовый узел сотрудник, поэтому вероятность кражи или потери денег практически минимальна. 

Принцип выбора кассового ящика

Оптимизация торговых процессов даёт возможность значительно снизить издержки, связанные с невнимательностью или недобросовестностью кассира, а также повысить качество обслуживания и лояльность покупателей.

Кассовый ящик предназначен для выполнения таких задач как:

• Оптимизация рабочего пространства (экономится время на отсчитывание сдачи).

• Безопасное хранение фискальных документов и наличных средств.

• Обеспечение контроля деятельности кассиров.     

Кассовый ящик – это достаточно простое устройство, но при его покупке необходимо смотреть на такие моменты как: размер продаж, выручка за смену, габариты рабочей поверхности и т.п.

Подключение денежного ящика к ККМ и другие характеристики выбора

Денежные ящики делятся на две категории:

• Механические — функционируют дистанционно от ККМ.

• Электронные — подсоединяются к ККМ.

Механические устройства требуется открывать и закрывать самостоятельно при помощи ключа. 

В некоторых моделях для открытия ящика нужно только слегка надавить спереди на панель, и лоток просто выкатится вперёд, их применяют в магазинах с низкой посещаемостью.

Управление электронным ящиком осуществляется при помощи ККМ. При наличном расчёте, во время формирования фискального документа касса отправляет сигнал на соленоид ДЯ, после чего лоток выкатывается. Устройство взаимодействует с ККМ при помощи порта подключения и применяется для оптимизации гипермаркетов, супермаркетов и иных крупных магазинов с высокой посещаемостью. 

Помимо подсоединения кассового ящика, имеются другие характеристики выбора, которые мы разберём ниже.

Ориентация лотка

В соответствии с размещением и размерами кассового узла, можно выбрать ящик с горизонтальной или вертикальной загрузкой денег. При горизонтальной выдвигается лоток, а при вертикальной поднимается крышка.

Горизонтальные денежные ящики подходят в случае, когда необходимо сэкономить пространство на рабочей поверхности. Его можно установить под ККМ, либо под кассовым столом. Горизонтальный ящик обычно используется в ситуациях, когда вертикальный поставить невозможно, к тому же для него необходимо отдельное место. Основным достоинством горизонтального ящика является полностью вынимаемый лоток для денег и крышка для инкассации.      

В конце смены кассир достаёт лоток с деньгами, и другой сотрудник может приступить к новой смене. Данный вариант подходит в случаях, когда на протяжении одной смены за прилавком сменяется по несколько операторов. 

Габариты

Горизонтальные ДЯ могут быть квадратной или прямоугольной формы, минимальная длина оборудования при этом – 30 сантиметров, а максимальная до 50 сантиметров.

Высота колеблется от 8 до 12 сантиметров. Чем габаритнее ящик, тем выше цена и больше в нём предусмотрено отсеков, но выбирать модель с высокой вместительностью не всегда целесообразно. К примеру, для небольших торговых точек.   

Стандартные характеристики ящика FlipTop: 46 см — в длину, 10 см — в ширину и 17 см — в глубину. Перед приобретением необходимо произвести замеры рабочей поверхности на кассовом узле и спланировать пространство.

Наполнение

В ящике имеются зафиксированные или съёмные лотки для хранения наличности. Минимальное – четыре лотка для наличных и четыре для монет. В полной комплектации предусмотрено от 8 до 10 ячеек. Скруглённые углы гарантируют комфортное извлечение средств. Лотки для банкнот подходят по размерам для номинала в 1000 и 5000 рублей (15х7 сантиметров).

Фиксированные лотки нельзя изменять по длине и ширине, а съёмные можно вынимать по одному, не прикасаясь к ящику. 

Некоторые ДЯ можно реализовывать в комплекте с перегородками, которые можно передвигать, объединяя или добавляя ячейки. Для ФД обычно предусмотрен горизонтальный лоток внизу конструкции.

Тип замка

Кассовые ящики имеют двух и трёхпозиционные замки. Двухпозиционные устанавливаются в механических денежных ящиках, а трёхпозиционные - в электронных. 

Лучше выбирать модели с возможностью резервного копирования – она подходит в случае если замок заклинит, или произойдёт поломка.

Механические ящики с лёгкостью открываются скрепкой, поэтому после покупки лучше заказать новый замок, либо приобрести оборудование с внесением числовой комбинации.  

Также плюсом будет наличие в ящике звукоиндикации, к примеру, если оператору необходимо отойти с рабочего места, он включает извещение и в случае попытки взломать ККМ, раздаётся сигнал.  

Материал изготовления

ДЯ производятся из металла, либо устойчивого к ударам пластика. Если пользователь собирается ставить на ящик ККМ или POS-систему лучше отдать предпочтение модели, выполненной из металла. При этом лоток обычно выполнен из пластика. При выборе конкретной модели лучше обратить внимание на перегородки, они не должны шататься или гнуться. Ещё один важный критерий это качество комплектующих. При активном использовании фурнитура изнашивается и постепенно приходит в негодность, поэтому лучше отдавать предпочтение модели с металлическими направляющими. Данная характеристика важна для горизонтальных ящиков с выдвижным механизмом. Обычно они имеют ресурс более одного миллиона открываний. Лучше если ножки будут прорезиненными, это предотвратит соскальзывание ящика с рабочей поверхности.

Ящики для денег укомплектовываются перегородками для бумажных денег, которые объёдиняют купюры одного номинала, исключая, тем самым, путаницу. Полиуретановые зажимы быстро ломаются, поэтому необходимо дополнительно купить металлические.     

Подсоединение ящика для денег к фискальному регистратору

Обычно для взаимодействия электронных ДЯ с ККМ применяются интерфейсы RJ11 и RJ12, реже — USB и RS-232. До того как приобрести ДЯ необходимо уточнить, какие из этих портов имеются в ККМ. В POS-системах подсоединение кассового ящика осуществляется через ФР, с которого передаётся сигнал об открытии.

Большая часть электронных ящиков интегрируется совместно с ФР от АТОЛ и ШТРИХ-М. Что означает, что они имеют подходящую распиновку кабеля, которая подходит для подсоединения к регистратору. Один конец кабеля подходит к боксу, а другой к регистратору, после чего ККМ готова к получению денег.

После фактического подсоединения необходимо произвести настройки кассового ПО, при этом порядок действий будет зависеть от модели ККМ, ниже мы разберём его, на примере смарт-терминала Эвотор:

1. После подключения ККМ, откройте вкладку «Настройки».

2. Войдите в подраздел «Оборудование» и укажите пункт «Добавить денежный ящик».

Устройство добавляется автоматически и сразу появляется в перечне доступного оборудования, без доп настроек.

При правильном подсоединении, ящик будет реагировать на такие операции, как:

• Открытие и закрытие смены.

• Реализация с оплатой наличными деньгами.

• Возврат товара, купленного за наличные средства.

• Загрузка или извлечение денег из лотка.

• Создание отчёта о текущем состоянии счетов.

В недорогих ККМ обычно отсутствует возможность подсоединения электронного ящика, поэтому лучше выбрать механическую модель.   

Обзор моделей денежных ящиков и отзывы на них

Все новые модели ДЯ гарантируют безопасное хранение наличности и отвечают всем необходимым требованиям надёжности. Наибольшую популярность среди пользователей имеют кассовые ящики производителей АТОЛ, VIOTEH, ШТРИХ-М и PayTor. Среди основных достоинств оборудования выделяют:

• Отличное соотношение функционала и стоимости.

• Продолжительный срок службы.

• Отсутствие неполадок при аккуратном использовании.

Для оснащения небольших торговых точек подходят компактные, недорогие модели, стоимость которых не превышает  3500 рублей:  

1. PayTor HT-335P. Горизонтальный ящик с двухпозиционным замком, который имеет 4 отсека для купюр и 3 для монет. В модели предусмотрен отдельный выдвижной лоток для документов с клипсами для банкнот. Также предусмотрена возможность регулировки ширины отсеков.  

2. АТОЛ CD-350. Электромеханический ящик для денег изготовлен из металла и имеет трехпозиционный замок. Также в модели предусмотрено 4 отсека для купюр и 8 для монет.

3. ШТРИХ HPC-13S. Электромеханический ящик с трёхпозиционным замком, который может управляться ключом или сигналом с POS-оборудования. В модели предусмотрено 4 отсека для купюр и 5 для монет. Ящик интегрируется только с ФР ШТРИХ-М.

Все представленные модели осуществляют поддержку PUSH-функций, что позволяет плавно выдвигать ящики, поэтому ролики не изнашиваются раньше срока.

Для небольших магазинов типа «у дома», минимаркетов, столовых и кафетериях рекомендуются автоматические ящики среднего размера, ширина которых не превышает 40 сантиметров. Предпочтение лучше отдавать выдвижным моделям. Если оператор располагается лицом к клиенту, для экономии места можно установить ДЯ под прилавком, таким образом, не потребуется каждый раз разворачиваться и двигать ящик к себе. К тому же ящик, установленный под прилавком, понижает вероятность краж. 

Вертикальные модели устанавливаются реже и используются в магазинах стройматериалов, аптечных пунктах, заправках и гостиницах. Большая часть таких ящиков имеет трёхпозиционные замки и пластиковые вкладыши для быстрого извлечения денег.