Обязательная номенклатура в чеке: настройки онлайн-кассы

Федеральный закон ФЗ№290 установил новый режим работы ИП, ведущим свою деятельность на СНО. Так, начиная с февраля 2021 года, они в обязательном порядке должны указывать в чеках товарную номенклатуру с обозначением количества и стоимости за единицу. До этого срока номенклатура была обязательной только для юридических лиц и ИП, работающих с маркированной продукцией и использующих OCHO.

Как должна выглядеть номенклатура в чеке

В номенклатуре обязательно должно быть отображено название товара/работы/услуги. Внесение номенклатуры в ФД является обязательным требованием для каждого, кто использует ККМ при расчёте с клиентами. Выбор названия при этом остаётся за ИП, правда, ФНС РФ всё же предоставила собственные рекомендации в отношении нововведений.     

Так в наименовании как можно более точно должны быть указаны данные об изготовителе товара, его весе, габаритах, а также отличительных характеристиках, при этом максимально не должно быть более 128 знаков.

Кроме номенклатуры, в ФД также должны быть указаны такие реквизиты, как:

• Тип документа.

• Порядковый номер расчета, который был произведён в течение смены.

• Дата, время и адрес расчётов.

• Название товара.

• ИНН клиента.

• Применяемая CHO.

• Признак расчёта.

• Количество товара по каждой пробитой позиции, стоимость за единицу.

• Итоговая сумма по чеку.

• Форма расчёта.

• Должность, а также ФИО лица, осуществляющего расчёт.

• Регистрационный номер ККМ.

• Заводской номер ФН.

• Фискальные данные.

• Номер смены.

• QR-код.

Полный список включён в статье 4.7 ФЗ№ 54.

В чеках возврата также необходимо прописывать номенклатуру, а в чеке коррекции достаточно прописать сумму, на которую производится корректировка. 

Способы внесения номенклатуры в ККМ для отображения в чеке

Чтобы в ФД отмечались названия товара, пользователю требуется предварительно создать товарную базу. В соответствии с конкретной моделью ККМ, внесение сведений может производиться несколькими разными способами.

Ручное внесение данных

Для каждой выбранной позиции формируется товарная карточка, в которую пользователь вручную заносит всю необходимую информацию. Внесение номенклатуры осуществляется через ЛК, либо непосредственно через ККМ (к примеру, если используется смарт-терминал).  

Недостаток данного способа заключается в длительности процесса, особенно это заметно, если пользователю требуется ввести более 100 названий. Поэтому способ не подойдёт для торговых точек с большим товарным каталогом.  

Выгрузка данных из документа Excel

Является наиболее предпочтительным способом в случаях, когда требуется внесение большого количества позиций в товарный каталог. Выгрузка производится на компьютер из личного кабинета ККМ, при этом необходимо предварительно создать документ с перечнем товаров в документе Microsoft Excel. Для этого можно запросить у поставщика прайс-лист, либо сопроводительную документацию в электронном формате.

Выгрузка из программы учёта товара

В программу учёта товаров сведения вносятся так же, как и в предыдущем случае (выгрузка из Excel), после чего в автоматическом режиме передаются в ККМ. При этом ККМ предварительно должна быть интегрирована с программой учёта товаров.  

Выгрузка из ЭДО

Данный способ подходит для организаций, занимающихся продажей маркированных или подакцизных материалов. При получении сопроводительной документации через систему ЭДО или ЕГАИС, ПО в автоматическом режиме распознает новый товар и формирует для него карточку.

Выгрузка через умные сервисы

В случае применения предпринимателем специализированного ПО и облачных сервисов (к примеру, 1С), пользователь может скачивать информацию через сервис «1С:Номенклатура», в которой уже содержатся названия товаров и услуг. Поиск товаров при этом осуществляется при помощи штрих-кода, или через внесение текстовых данных. В некоторых моделях ККМ производителем уже внесены товарные справочники. Во время считывания штрих-кода с нового товара, ККМ расшифровывает полученные сведения и находит его во встроенном товарном каталоге. После чего в автоматическом режиме создаёт карточку и переносит товарную номенклатуру в чек. Такая возможность предусмотрена не во всех моделях ККМ, поэтому перед покупкой необходимо убедиться в том, что устройство имеет возможность быстрого и лёгкого внесения номенклатуры.

Как внести номенклатуру в чек

В соответствии с характеристиками и возможностями КММ, вносить позиции в чек можно несколькими способами:

• Через сканирование штрих-кодов. Несмотря на то, что для внесения номенклатуры через сканирование требуется установка сканера штрих-кодов, он является одним из наиболее популярных  и востребованных, особенно в крупных торговых точках. Данный способ позволяет повысить качество и скорость обслуживания, за счёт сокращения времени на обработку продаваемых товаров. Единственное условие заключается в том, что продукция должна быть заранее внесена в товарную базу вместе со штрих-кодами.

• Поиск по наименованию. Данный способ доступен только в случае, если в ККМ предусмотрена функция умного поиска.

• Панель избранных позиций (доступна через кассовое ПО).

• Голосовой поиск товаров. Способ доступен в мобильных устройствах, на которые инсталлировано кассовое ПО. 

При внесении номенклатуры в чек пользователю необходимо указывать не только наименование, но также цену за единицу и количество, а итоговую сумму программа рассчитает автоматически. 

Номенклатура в чеке: что требуется для работы

Для формирования товарной базы, а также ведения бизнеса в соответствии с нормами действующего законодательства, пользователю необходимо установить дополнительного оборудование. Ниже мы подробно разберём порядок работы с учётом новых правил, так как за отсутствие номенклатуры в выпущенном фискальном документе, начиная с 1 февраля 2021 года, предусмотрено наложение штрафа. 

Онлайн-касса

Как уже было сказано выше, не все ККМ подходят для работы с номенклатурой. Лучше всего подходят смарт-терминалы и POS-системы, интегрированные с фискальным регистратором. Такое оборудование не требует доработки или приобретения дополнительных устройств.

Кнопочные ККМ не рекомендованы для работы по новым правилам, поскольку внутренняя память ограничена, а для внесения номенклатуры затрачивается большое количество времени. Автономные ККМ можно использовать как ФР, если дополнить устройство POS-компьютером.

Кассовое ПО

Перед тем как приступить к работе, требуется убедиться, подходит ли кассовое ПО к внесению номенклатуры. К основным достоинствам можно отнести возможность формировать товарные карточки несколькими способами (на ККМ и через ЛК), тогда добавлять новые позиции сможет уполномоченный сотрудник с любого доступного устройства, не отвлекая кассира от работы с посетителями. Наиболее популярным кассовым ПО являются «1С:Касса», «Бизнес.Ру», «МойСклад».

Товароучетное ПО

Несмотря на то, что применение товароучётного ПО является не обязательным предписанием, программа позволяет решать большинство задач и подходит для использования в крупных торговых сетях. При внесении номенклатуры в программу учета товаров, данные в автоматическом режиме переносятся в ККМ. Нужно только инсталлировать необходимую конфигурацию, к примеру, «1С:Розница» или «1С:Предприятие», после чего создать товарную базу и настроить выгрузку в ККМ.