Номенклатура в чеке с 2021 г: требования

В начале 2021 года закончилась отсрочка, которая была предоставлена ИП, ведущим свою деятельность на специальных режимах налогообложения (далее - СНО). Теперь указание названия товара является для них обязательным реквизитом кассового фискального документа (далее - ФД). Собственникам необходимо убедиться в том, что они могут работать в соответствии с новыми правилами.   

Кто обязан вносить номенклатуру в чек с 1 февраля 2021 г.

На основании ФЗ №290-ФЗ от 03.07.2016 г., начиная с 01.02.2021 г. все ИП, ведущие свою деятельность на любых СНО (ПСН, УСН, ЕНВД, ЕСХН) обязаны указывать номенклатуру в ФД.

Юр.лица, ИП на ОСН, а также все, кто работает с подакцизными и маркированными товарами вносят номенклатуру в чек уже с 2017 года.

Новые требования к номенклатуре чека

Кроме товарной номенклатуры, ККМ должна отображать в ФД цену и количество товара. Если покупатель оформляет возврат, его реквизиты также отображаются в чеке возврата. В чеке коррекции вносить наименование позиций не обязательно, можно внести только общее количество. 

Общего справочника номенклатуры товаров или услуг нет – поэтому ИП должны самостоятельно выставлять наименования для ассортимента своей торговой точки. При этом существуют определенные требования в отношении порядка присвоения названий для товаров.   

Наименование обязательно должно отличать один товар или услугу от остальных. В ФД должны быть указаны подробные данные о товаре, чтобы клиент точно знал, за что он расплачивается. Наименование в виде артикула или штрих-кода не допускается.    

К примеру, если в небольшом магазине продаётся только один сорт сыра, в чеке можно просто указать «Сыр», так как другого такого товара в ассортименте не представлено. Помимо названия, необходимо указать вес продукта и его производителя.

Если в ассортиментной линейке представлено несколько видов продукта по различной цене, то следует максимально точно отображать их названия. Это позволит облегчить идентификацию товара не только для покупателей, но и для продавцов (в случае возврата).

Длина названия ограничена

Новый реквизит не должен превышать более 128 символов, если наименование длиннее, то оно будет урезано автоматически и сведения передадутся в ФНС некорректно. В таких случаях, допускаются сокращения при условии, что данные будут читабельны и понятны клиенту. 

Не смотря на то, что предписания к номенклатуре носят только рекомендательный характер, их лучше придерживаться. Это позволит избежать недоразумений со стороны ФНС. В некоторых ситуациях ФНС могут признавать ФД недействительным, что влечёт за собой наложение штрафа.

Как должна выглядеть номенклатура товара или услуги в чеке

Чтобы ФД соответствовал законодательным требованиям, предъявляемым к номенклатуре, нужно корректно оформить название по каждой позиции в торговой точке. При этом продавцы могут переносить названия, как с товарной этикетки, так и с сопроводительной документации, переданной поставщиком. А вот производителям и организациям, занимающимся оказанием услуг, придётся формировать номенклатуру самостоятельно. Для облегчения задачи они могут использовать справочники. Так, к примеру, в ОКВЭД не представлено определённых товарных наименований, но приведены типы деятельности, в которых содержатся ключевые фразы, используемые как основа при формировании названий.

При составлении товарного наименования, допускается дополнять его такими данными, как:

• Тип товара.

• Изготовитель.

• Вес и габариты.

Также для разных типов товара можно вносить индивидуальные характеристики. К примеру, для молочных продуктов можно указать процент жирности, для булочек начинку и т.п. Для разделения одежды, можно внести в ФД вид ткани: «Брючный костюм вискоза ГлорияДжинс». В названиях для стройматериалов особую важность имеют габариты товара, количество штук в упаковке и их назначение: «Дюбель хомут 20мм Бифаст, 5шт.».

Если организация занимается предоставлением услуг населению, процедура оформления документа будет различаться в зависимости от того, известен ли в момент взаиморасчёта с клиентами полный объём сведений об оказываемой услуге. К примеру, посетитель приходит в фитнес-центр и записывается на занятие. В ФД указывается «йога» или «разовое посещение стретчинга».

Если пациент пришел в частную больницу за помощью, то полный объем необходимых ему услуг может быть известен уже после лечения. В таких ситуациях, оплата будет производится в два этапа, поэтому будет оформлено два ФД. Первый будет выпущен перед оказанием услуг, в нём будет отмечен признак расчёта «аванс», а также сумма, уплаченная клиентом. По окончании лечения будет выпущен второй ФД, в котором отображается полный перечень услуг, их количество и цена. Во втором чеке следует обозначить, что часть денег была предоставлена как предоплата, а после получить от посетителя оставшуюся часть денег.

Как подготовить онлайн-кассу для работы с номенклатурой в чеке

Не во всех ККМ предусмотрена вероятность внесения номенклатуры в ФД. Если фискальный регистратор применяется совместно с компьютером или POS-системой, то, значит, доработка оборудования не требуется. Внесение номенклатуры осуществляется при помощи кассовой или товароучётной программы.

Смарт-терминалы также подходят для эксплуатации в соответствии с новыми требованиями, необходимо только наладить интеграцию с внешними программами учёта товара либо внести название вручную.  

Использование автономных ККМ может усложняться из-за того что:

• В конкретной модели нет экрана или он слишком маленький, поэтому наименование видно только частично, что становится причиной неправильного выбора.

• Некорректно внесённый товар удалить уже нельзя, поэтому пользователю требуется формировать ФД заново.

Чтобы указать наименование товара, необходимо сначала присвоить каждой позиции индивидуальный номер, после чего, в случае необходимости, выпустить ФД, указав его при помощи клавиатуры. Если в ассортиментной линейке представлено более 30 позиций, то такой способ не подойдёт, поскольку будет отнимать слишком много времени. Собственникам такого оборудования лучше приобрести другую модель ККМ, либо использовать имеющуюся кассу в качестве фискального регистратора. Во втором случае, требуется дополнительно установить POS-компьютер и инсталлировать кассовую и товароучётную программу. Приобретение новой ККМ, требует покупки ФН, а также регистрации в ФНС.

В случае приобретения новой ККМ, предназначенной для расширения товарной номенклатуры в ФД, необходимо смотреть на такие тонкости как:

1. Возможность внесения номенклатуры и корректировки товарных карточек, как на самой ККМ, так и через ЛК. Это позволит расширять товарный каталог с любого устройства, не прерывая работу.

2. Наличие в ККМ дополнительного товарного каталога. Если при распознавании штрих-кода товар не был обнаружен в справочнике (к примеру, если позиция не была внесена в программу), то ККМ может найти его в дополнительном каталоге, и сформирует новую товарную карточку.    

3. Наличие панели с выбранными позициями в интерфейсе ККМ облегчит поиск.

4. Встроенная товароучётная программа.

5. Возможность работы с таблицами Excel. Данная функция облегчает внесение данных в товароучётную программу, но подходит только для точек с небольшим ассортиментом.

6. Взаимодействие с системами ЭДО. Необходима в случае работы с маркированными и акцизными товарами.