Назначение справочников в 1С

Данные объекты представлены во всех конфигурациях. Навык их применения и использования является одним из главных условий работы в 1С.   

Типы справочников в 1С

Справочники (каталоги) в 1С необходимы для хранения однотипной по структуре и экономической сущности информации. В них представлены данные о ТМЦ, контрагентах, сотрудниках и т.д. Справочники наполняются самостоятельно и применяются, исходя из учёта направленности компании и её потребностей.   

Также данные из справочников в «1С:Предприятие» нужны при работе с внутренней и внешней документацией и отчётностью. Они позволяет вести грамотный учёт в различных аналитических разрезах.

Существует два типа данных объектов конфигурации: справочники и классификаторы. В справочниках содержатся произвольные данные, к примеру, списки:

• ТМЦ.

• Работников компании.

• Контрагентов.

• Типов номенклатур.

• и т.д.

Пользователи могут сами выстаивать работу в справочниках и решать, какие сведения в них хранить.

Классификаторы же представляют собой каталоги с обобщёнными сведениями, которые уже заложены в программу.    

При необходимости пользователь может самостоятельно дополнять или изменять информацию в классификаторах. 

Различия документа и справочника в 1С

Документы и справочники в 1С различны, но при этом неразрывно связанными элементами конфигурации. Документ требуется для внесения корректировок, а также записей в регистры бухучёта, создания проводок и оформления отчётности. Он является официальным подтверждением сделок и хозяйственных операций. Когда пользователь произведёт проводку документа, данные в нём могут поменяться.

Документы не могут создаваться без применения сведений, содержащихся в каталогах. Большая часть характеристик переносится непосредственно из справочников 1С. Самостоятельно добавляются только дополнительные описания. 

Внесение данных в другие поля предельно автоматизировано. Для этого применяются соответствующие справочники. До того, как начать создание документа, пользователю требуется заполнить справочники, внеся данные самостоятельно или из Excel.

Формирование  справочников в 1С

Чтобы добавить новый справочник, войдите в режим «Конфигуратор».

После чего в окошке объектов конфигурации откройте нужный раздел (бухгалтерия, зарплата, управление или др.).

До создания нового каталога, убедитесь в том, что в программе нет такого же. Чтобы добавить новую позицию, кликните на кнопку Insert, а чтобы посмотреть или отредактировать существующую, два раза кликните по ней левой кнопкой мыши.  

В запустившемся окне можно выставить соответствующие характеристики. Разберём детальнее.   

В разделе «Основные» укажите название или синоним каталога. В случае необходимости можно добавить комментарий. 

 В разделах «Подсистемы» и «Функциональные модули» — выставьте отметки напротив режимов работы, через которые будет открываться доступ к формируемому объекту.  

В разделе «Иерархия» необходимо произвести настройку отображения элементов каталога.

Также имеется возможность настройки классификаторов друг с другом. Это обеспечит систематизацию хранения информации, а также её быстрый поиск. Все нужные настройки выставляются в разделе «Владельцы».    

В разделе «Данные» определяются графы, которые необходимо заполнить перед добавлением нового элемента в каталог 1С. Их список создаётся отдельно для каждого справочника в соответствии с назначением.   

Справочники в 1С нумеруются, что позволяет упорядочить хранение данных. А чтобы не было повторений, пользователь может активировать режим автоприсвоения номеров с контролем уникальности.

Каталоги в 1С имеют свой интерфейс: список, элемент, выбор и т.д. в каждом из которых отображается содержимое справочника. Также можно корректировать элементы или выставлять значение документа или отчёта. Настройки производятся в разделе «Формы». 

Для сохранения внесённых изменений выберите команду «Конфигурация», после чего нажмите на «Обновить конфигурацию базы данных» или на F7.

Структура и стандартные реквизиты справочников 1С

Доступ к справочникам в «1С:Бухгалтерия 8.3 Базовая» открывается из соответствующего раздела. Чтобы выбрать нужный каталог, кликните на него мышкой. Принцип и последовательность работы, при этом будут стандартны. Ниже мы рассмотрели основные её моменты на примере работы со списком контрагентов.

Список «Контрагенты» состоит из двух подразделов: «Основное» и «Счета расчетов с контрагентами».

В первом представлен список внесённых раньше позиций (поставщиков, покупателей, контрагентов). Данный список заполняется пользователем по мере необходимости. Для каждого внесённого контрагента в таблице отображается название, ИНН и КПП.

Перечень реквизитов, находящихся в форме, можно корректировать по своему усмотрению. Чтобы это сделать, кликните на «Ещё» и выберите подпункт «Изменить форму».

Запустится окно «Настройка формы». В его левом блоке («Элементы формы») будет представлен список доступных к отображению реквизитов, а в правом («Свойства элементов формы») можно выставлять необходимые настройки для выбранных пунктов. Для сохранения изменений нажмите на кнопку «ОК» или «Применить».

Выбранный реквизит, станет отображаться в форме перечня. 

В подразделе «Счета расчётов с контрагентами» представлен перечень счетов бухучёта. Они в автоматическом режиме вставляются при создании документов, хоз. операций и отчётов с участием контрагентов, внесённых в справочник.

Управление демонстрацией реквизитов производится таким же образом, как и в разделе «Основное» при помощи команды «Еще» → «Изменить форму».

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.