Корпоративный портал Битрикс24: руководство для чайников

Корпоративный портал Битрикс24 — представляет собой общее цифровое пространство, предназначенное для ведения совместной работы сотрудниками организации. По факту это универсальный онлайн-офис, в котором можно вести деловую переписку с коллегами, обмениваться документацией, вести видеоконференции, а также обсуждать новости и планировать рабочий процесс.  

Использование корпоративного портала помогает оптимизировать внутренние бизнес-процессы и наладить документооборот, снизив тем самым время на поиск необходимых актов и бумаг. При этом для облегчения рабочего процесса сведения разнесены по соответствующим разделам и всегда находятся под рукой.   

Битрикс24: руководство пользователя по настройке корпоративного портала

После прохождения регистрации в Битрикс24 пользователь должен пригласить на портал сотрудников, предварительно прописав в системе структуру предприятия. Это позволяет корректно распределить права доступа к программе в соответствии с полномочиями и должностными обязанностями сотрудников. К примеру, старший менеджер может просматривать отчёты подчинённых, а остальные сотрудники – нет.  

• Войдите во вкладку «Компания» и выберите «Структура компании».

• Все отделы представлены в виде отдельного блока, в котором можно проставить роль руководителя и подчинённых.  

Стандартная настройка системы предусматривает наличие 4 блоков:

• Руководитель (основной).

• Бухгалтерия.

• Отдел маркетинга и рекламы.

• Отдел продаж.

При необходимости пользователь может воспользоваться встроенными инструментами и удалить ненужные блоки или добавить новые.  

Когда настройка закончена, можно приглашать сотрудников, внося их в определённые отделы с указанием должности и полномочий.

Если требуется переместить сотрудника в другое подразделение, необходимо только «взять» его имя левой клавишей мыши и переместить в соответствующий блок.  

База знаний

Перед тем как внести нового сотрудника, сформируйте базу знаний организации. Она представляет собой единое мультимедийное пространство, в котором могут храниться обучающие материалы, видеоролики, пособия, регламенты и другие корпоративные документы.  

База может выглядеть как одностраничный или многостраничный сайт. При этом все сведения разнесены по разделам.

Руководство пользователя Битрикс24: приглашение сотрудников

В каждом разделе портала имеется кнопка «Пригласить». Именно с её помощью пользователь может добавить необходимого сотрудника в систему. При стандартных настройках возможность приглашения новых участников имеется только у администратора, но при необходимости пользователь может возложить данные полномочия и на других. Для этого:

1. Кликните на кнопку «Пригласить».

2. Выставьте отметку напротив соответствующей команды в блоке «Сотрудники».

Для добавления участников можно применять любой подходящий способ:

1. По ссылке. Система создаёт ссылку на регистрацию, после чего она отправляется по SMS, e-mail или другим удобным способом.  

2. По электронной почте или номеру телефона. Пропишите Ф.И.О. работника, после чего кликните на «Пригласить» и система перешлёт ему оповещение со ссылкой. Если требуется добавить несколько работников, то кликните на «Пригласить массово».

3. С привязкой к отделу. Данная функция доступна только в случаях, когда уже была произведена настройка структуры компании.

К тому же пользователь может добавить пользователя вручную. Для этого сгенерируйте учётную запись и самостоятельно перешлите ссылку. Получателю нужно будет только перейти по ней и придумать записать пароль.    

Инструкция по использованию чата, почты и новостной ленты в Битрикс 24

Пользователям Битрикс24 не требуется использования дополнительного ПО, почтовых сервисов или мессенджеров. Всё общение с коллегами ведётся через корпоративный чат, новостную ленту и почту. Прямо в системе.  

Лента новостей

Для пересылки уведомлений, приглашений или остальных важных данных для всей команды удобней всего использовать новостную ленту.

Откройте раздел «Новости» и укажите тип публикации, который хотите использовать. К примеру, сообщение. Наберите текст, после чего в графе «Кому» пропишите сотрудников, которые должны увидеть новость в ленте.   

При необходимости к сообщению можно прикрепить цитату, документ и т.д.

Также в ленту можно публиковать:

• Задачи.

• События.

• Опросы.

А коллеги могут добавлять к публикации комментарии или ставить лайки.

«Чат и звонки»

Ещё один раздел, позволяющий облегчить взаимодействие внутри команды - это «Чат и звонки». В меню пользователь может выбрать один из следующих подразделов:

• Сообщения внутри Битрикс24. В данном подразделе можно просматривать личные беседы и общий чат.

• Сообщения из открытых линий. В данный раздел поступают заявки, вопросы и другие уведомления от клиентов.

• Уведомления. Здесь представлены автоуведомления от системы, к примеру, о постановке новых задач, создании сделки и т.д.

• Звонки. При переходе в данный подраздел запускается цифровая клавиатура, .при помощи которой можно набирать номера и выполнять звонки прямо из системы. (Функция доступна, только при подключённой к Битрикс24 телефонии).

Руководство по работе с документами на Битрикс24

Для формирования и корректирования документов пользователям Битрикс24 не требуются внешние программы или другие сервисы. Всё необходимое представлено на портале во вкладке «Документы Онлайн».

В системе можно генерировать:

• Документы .docx, .doc.

• Таблицы.

• Презентации.

В Битрикс24 встроен собственный редактор, через который можно открывать документ и делиться ссылкой на него с коллегами. Также имеется режим совместной работы.

Работа с Диском

В Битрикс24 предусмотрена возможность использования облачного хранилища, объём памяти при этом зависит от используемого тарифного плана.  

Для хранения документации, изображения и остальных файлов предусмотрено два диска:

1. «Мой диск». В нём пользователи хранят личную документацию необходимую для работы.

2. «Общий диск». Здесь хранятся документы для общего использования (пособия, презентации, товарные описания и т.д.).