Касса для интернет-магазина: оптимизация онлайн-торговли

Организации, занимающиеся реализацией товаров и услуг онлайн, а также владельцы интернет-магазинов, смогли пережить кризис (возникший из-за пандемии коронавирусной инфекции) с наименьшими потерями, нежели компании, работающие только оффлайн. Также сложившаяся ситуация послужила для многих предпринимателей толчком к открытию или развитию собственной интернет-площадки, вызвав большое количество вопросов. К примеру, кому требуется ККМ для интернет-магазина в 2020 г, либо какое оборудование необходимо приобрести, чтобы соблюсти все предписания действующего законодательства. Ниже мы ответим более подробно на каждый из них.

Каким интернет-магазинам нужна онлайн-касса в 2020 году

В соответствии с предписаниями действующего законодательства, интернет-магазины обязаны применять в своей деятельности ККМ, наравне со всеми остальными участниками розничной торговли. Уже с 2017 г. были внедрены площадки, принимающие в качестве оплаты не только наличный, но и безналичный расчёт. Сегодня же использование ККМ нового образца является обязательным для интернет-магазинов, вне зависимости от того какой организационно-правовой формой, режимом налогообложения или вариантом получения оплаты они пользуются. Существует 3 законных варианта оптимизации интернет-площадки:

1. Получение «облачной кассы» в аренду.

2. Установка ККМ непосредственно в офисе компании.

3. Использование мобильной кассы для выдачи клиентам чеков в момент непосредственного получения товара (доставка курьером, посыльным и т.п.).

Использование ККМ в интернет-магазине, в соответствии с ФЗ 54

Использование ККМ для расчётов через интернет-магазин является обязательным в случае использования любого варианта оплаты, включая:

• Электронные банковские карты.

• Виртуальные кошельки (Яндекс.Деньги, WebMoney, PayPal, Qiwi и т.п.).

• Банковские квитанции.

• Почтовые платежи.

Исключения составляют только:

• Интернет-площадки, которые не ведут расчёты с физическими лицами и получают оплату только электронными средствами, без непосредственного контакта покупателя и продавца.

• Торговые точки, получающие оплату через платёжных агентов.

• Организации, занимающиеся реализацией своих товаров через чужие торговые площадки - маркетплейсы (в таком случае, для получения оплаты за товар используется ККМ, принадлежащая оператору, и при этом продавец получает деньги не от конечного потребителя, а через маркетплейс).

В случаях, когда клиент оплачивает приобретаемый товар не непосредственному продавцу, а агенту, работающему по договору, последний, в числе прочего, обязан предоставить ему чек. При этом посредником может быть как сторонняя курьерская служба, так и «Почта России» или платежный агрегатор Robokassa.

В чеке, предоставленном интернет-магазином, помимо основных реквизитов, предусмотренных статьёй 4.7 ФЗ 54, дополнительно должен быть прописан адрес сайта продавца.

Последние новости в отношении ККМ для интернет-магазинов: кто получил отсрочку

06.06.2019 г. в ФЗ 54 были внесены поправки, затронувшие все сферы коммерческой деятельности, включая и e-commerce. ИП, которые ведут свою деятельность без участия наёмных сотрудников, получили отсрочку на установку онлайн-касс, вплоть до 01.06.2021 г. Данное послабление предусмотрено только для предпринимателей, оказывающих услуги населению и занимающихся реализацией продукции собственного изготовления (включая интернет продажи), например:

• Продажа домашних кондитерских изделий.

• Самостоятельный пошив одежды и создание аксессуаров.

• Написание картин, портретов и т.п.

В случае если предприниматель, получивший отсрочку, наймёт на работу хотя бы одного сотрудника, он будет обязан установить ККМ, не позднее 1 месяца с момента оформления трудового договора.

Использование ККМ для интернет-магазинов: принцип работы

Для получения безналичной оплаты необходимо наличие интернет-эквайринга или использование платёжного агрегатора. Интернет-эквайринг является более экономичным вариантом, но позволяет работать только с банковскими картами. Использование платёжного агрегатора обойдётся раза в два дороже, но при этом клиенты не будут ограничены в выборе варианта оплаты (банковские карты, электронные кошельки, терминалы и т.п.). Одними из самых популярных и востребованных агрегаторов являются: Robokassa, «Яндекс.Касса», PayOnline, «Единая Касса». Но при этом единственным агрегатором, способным выполнять функции платёжного агента и вместо продавца осуществлять выпуск фискальных документов, является  Robokassa.

Оплата через ККМ интернет-магазина осуществляется в следующем порядке:

• Клиент интернет-магазина проводит оплату за выбранный товар.

• Операция проводится через платёжного агрегатора, либо систему эквайринга, после чего на сайт (через выбранную систему) поступает оповещение о поступлении финансовых средств.

• CMS сайта «оповещает» подсоединённую ККМ о том, что была осуществлена покупка, а она, в свою очередь, генерирует электронный фискальный документ (ФД) и пересылает ОФД, который предоставляет его в ФНС.

• Также ККМ отправляет клиенту электронную версию чека на указанный им телефонный номер или на e-mail.

Взаимодействие ККМ с интернет-магазином обусловлено различными факторами, например, такими, как: вид расчётов (наличный, безналичный), модель ККМ, товароучётная система, а также наличие других сторонних сервисов.

ККМ в интернет-магазине: как выдавать чеки

Независимо от того, какой тип ККМ пользователь выберет для интернет-магазина, он обязан будет предоставлять покупателю чек. Исключения составляют только случаи когда:

• Покупатель переводит оплату сторонней курьерской компании, которая является посредником между продавцом и покупателем. В таком случае, чек покупателю предоставляет курьерская компания, исполняющая роль платёжного агента.

• Покупатель осуществляет оплату покупки на почте, по факту её получения. В этом случае, платёжным агентом будет выступать почтовое отделение, которое и предоставит чек клиенту.

Хотя платёжные агенты и осуществляют фискализацию вместо продавца, в реквизитах чека они должны указывать не себя, а наименование интернет-магазина продавца. 

В других случаях используются следующие алгоритмы:

ККМ для интернет-магазина: оплата курьеру

Как уже было обозначено выше, если интернет-магазин сотрудничает с платёжным агентом, то он может работать без использования ККМ, поскольку чек покупателю предоставляет посредник. Теперь же мы расскажем о том, какие способы фискализации могут использовать компании, организовавшие собственную службу доставки. 

Автономная ККМ для интернет-магазина

Когда интернет-магазин ведёт торговую деятельность без интернет-эквайринга и получает наличные или безналичные финансовые средства от клиентов в момент передачи покупки из рук в руки, используется автономная ККМ.

Курьер при этом (приезжая к клиенту) получает оплату, передаёт покупку и осуществляет печать чека. Данный вариант подойдёт для мелких компаний и предпринимателей, которые ведут свою деятельность в отдельном городе или районе.

ККМ для курьера интернет-магазина лучше выбирать отталкиваясь от следующих характеристик:

• Компактность и малый вес.

• Возможность печати как бумажных, так и электронных фискальных документов.

• Хороший аккумулятор, который держит заряд не меньше рабочей смены.

• Доступ к беспроводному интернету.

Для получения в качестве оплаты банковских карточек, покупателю понадобится наличие дистанционного пин-пада, с возможностью беспроводного подсоединения ККМ или кассового устройства со встроенным эквайрингом (возможностью получения безналичной оплаты). 

Автономная ККМ – является наилучшим вариантом для обеспечения работы курьера интернет-магазина. Обычно она представляет собой компактное мобильное устройство с сенсорным экраном, возможностью печати чеков, камерой для распознавания штрих-кодов и ридером карт. Также автономная ККМ должна иметь достаточно емкую аккумуляторную батарею, которая обеспечивает не менее 15 часов работы, без дополнительной зарядки. Наиболее востребованными моделями автономных ККМ, являются:

• МТС Касса 5.

• Эвотор 5.

• ПТК MSPos-K.

• Litebox 5.

В кассовых устройствах Эвотор имеется платное ПО «Чек по заказу». Данное приложение даёт возможность курьеру подготовить фискальный документ по предварительно сформированной заявке, не осуществляя при этом ручной ввод необходимых позиций. Выгрузку нужных позиций можно осуществлять непосредственно из программы учёта товаров. Данный способ хорош, когда заказ сформирован из нескольких десятков позиций, имеющих различные названия. 

В 1С имеется специализированный сервис, предназначенный для удалённой фискализации – «1С Просто». В нём можно через приложение «Мобильная касса» (интегрируется с CMS «1С-Битрикс») отправлять ФД курьеру.

В работе с маркированными товарами, используются автономные кассы, интегрируемые с 2D сканером. 

Фискальный регистратор и смартфон с кассовым ПО

Для маленьких интернет-магазинов с собственной курьерской доставкой можно использовать наиболее экономичные и простые модели ККМ, главное, чтобы они имели ёмкую аккумуляторную батарею. Специально для них выпускаются автономные ФР со встроенным термопринтером и отсеком для ФН. Для взаиморасчётов с покупателем можно применять обычный смартфон, на который установлено кассовое ПО.  ФР подсоединяется к нему через USB-порт, либо при помощи беспроводного модуля Bluetooth.

Для безналичного расчёта подойдёт ФР с функцией эквайринга, к примеру, АТОЛ 60Ф. 

Удаленная фискализация

Для интернет-магазинов, имеющих собственную курьерскую доставку, ФЗ №54 позволяет дистанционное применение ККМ. То есть курьер может не носить с собой кассовый аппарат, если он уже поставлен в офисе компании, но вместо фактического бумажного чека, курьеру необходимо будет показать клиенту QR-код. 

Чтобы осуществить удалённую фискализацию, на смартфон курьера должно быть инсталлировано ПО, интегрированное с ККМ, находящейся в офисе. Алгоритм удалённой фискализации:

• Курьер отдаёт покупателю товар и получает оплату, после чего совершает запрос на печать ФД из приложения.

• ККМ, установленная в офисе, генерирует чек и пересылает его ОФД.

• Курьеру (через установленное на смартфоне приложение) поступает QR-код, Который он показывает покупателю при помощи камеры мобильного устройства, на которое установлено специальное ПО и получает все необходимые данные о совершённой покупке.

После этого обязанность по предоставлению покупателю ФД считается выполненной. Среди основных достоинств данного способа является возможность использования удалённой кассы неограниченным количеством сотрудников (не придётся тратиться на дополнительное оборудование). 

Виртуальная ККМ для интернет-магазина

Если вы являетесь владельцем большого интернет-магазина, работающего через сайт, то лучше всего использовать облачные сервисы, они доступны в режиме SaaS-услуги. Собственник бизнеса ничего не приобретает, а только подключает свой сайт к ККМ, по факту установленной в дата-центре, сторонней компании, предоставившей аренду и обслуживающей её.

Облачную ККМ необходимо зарегистрировать в ФНС РФ на продавца, при этом последний будет осуществлять оплату не только ККМ, но и за ФН. Непосредственное подсоединение ККМ к интернет-магазину производится бесплатно.

Аппаратная часть данной технологии выполнена на базе специализированного оборудования, значительно отличающегося от обычных KKM. Это очень компактные модули, размером примерно с коробок для спичек со встроенный ФН, которые объединяются в кассовые «фермы», создавая, тем самым, единый облачный сервис. 

Виртуальная касса для интернет-магазина автоматически пересылает данные обо всех совершённых операциях ОФД и покупателю.

Наиболее популярным сервисом среди облачных касс является АТОЛ Онлайн, где в качестве аппаратной части применяют KKM АТОЛ 42ФС.

Виртуальная KKM применяется только для магазинов, принимающих безналичную оплату, если в компании предусмотрена курьерская доставка, то предпринимателю необходимо приобрести автономную кассу, которая будет использоваться для выпуска чека во время получения оплаты за покупку.

Обычная ККМ, интегрированная с интернет-магазином

Данный вариант подойдёт для маленьких онлайн-магазинов, работающих на один регион. Для данных целей подойдёт практически любая ККМ, имеющая возможность подключения к интернет-магазину.  

Аппарат выпускает фискальные документы по команде интернет-магазина, правда, при этом необходимо, чтобы кто-то периодически проверял, не выключилось ли устройство и  не пропала ли связь с банком. Если этого не делать, то ФД могут приходить ОФД с задержками (из-за чего на предпринимателя может быть наложено взыскание).

Основные недостатки данного способа:

• Сложности взаимодействия (ККМ интегрируется не со всеми CMS).

• Функционирование только в одноканальном режиме (нельзя привязать обычную ККМ к нескольким ресурсам).

В качестве главных достоинств данного способа можно выделить экономичность и универсальность. Обычную ККМ, в отличие от облачной, можно дополнительно задействовать в ПВ, офисе продаж, либо для обеспечения курьерской доставки. 

Из плюсов выделим универсальность. Физическую ККМ, в отличие от облачной, можно использовать в пункте выдачи (ПВ), офисе продаж и для курьерской доставки.

Если покупатель осуществляет удалённую безналичную оплату товаров или услуг, то продавец обязан предоставить ему только электронный ФД, поэтому можно устанавливать ККМ без возможности печали или арендовать облачную ККМ. В таком случае при регистрации ККМ в ФНС, необходимо поставить отметку, что касса предназначается только для удалённых расчётов, а в строке с адресом использования указать ссылку на интернет-магазин.

Если одна компания, либо предприниматель владеют несколькими интернет-магазинами, осуществляющими удалённых расчёт, то можно подключить их все к одному устройству, тогда при регистрации адреса всех подключённых магазинов проставляются через запятую.

Если магазин, помимо интернет-площадки, имеет розничную точку продаж, либо ПВ, на котором осуществляется приём оплаты, то во время фактических расчётов продавец обязан предоставлять клиенту бумажные чеки. При этом можно использовать одно кассовое устройство, как для фактических, так и для удалённых продаж. Главное, чтобы интернет-магазин и розничная точка были оформлены на одного предпринимателя или ООО. 

Также, помимо этого, имеются специализированные сервисы, дающие возможность наладить взаимодействие одновременно с несколькими интернет площадками и ПВ с одного кассового устройства, не нарушая при этом действующего законодательства. По факту ККМ устанавливается в   offline-точке и осуществляет печать бумажных фискальных документов в случаях, когда покупатель предоставляет в качестве оплаты банковскую карту, либо наличные финансовые средства. При этом касса одновременно взаимодействует с интернет-магазином и облачным модулем, через которые поступает удалённая безналичная оплата, а также генерируется электронные чеки, которые отправляются покупателям и ОФД.