Как произвести инвентаризацию небольшого розничного магазина не останавливая работу всей торговой точки

Проведение инвентаризации в розничных торговых точках отнимает большое количество энергии и сил не только у персонала, но и у собственника. Чтобы пересчитать остатки товара необходимо закрыть магазин на учёт, что не может не отразиться на прибыли. К тому же клиенты, которые не смогут зайти за покупками, скорее всего, уйдут к конкурентам.  

Сегодня мы расскажем об основных задачах и этапах инвентаризации. Вы узнаете о том, как в максимально короткие сроки произвести учёт имеющейся в наличии продукции, не прекращая работу магазина.

Задачи и этапы инвентаризации

Инвентаризация — представляет собой пересчёт товара, имеющегося в наличии (как в торговом зале, так и на складе), а также сверка (полученных в процессе инвентаризации) данных с первичной документацией (бухгалтерскими ведомостями, аналитическими отчётами и т.д.).

Главные задачи инвентаризации:

• Своевременное обнаружение факта краж посетителями и недобросовестными сотрудниками.

• Подсчёт испорченных товаров, а также степени усушки продукции, для составления рекомендаций по улучшению условий хранения.

• Определение популярных и маржинальных позиций.

Проведение инвентаризации обеспечивает владельцу возможность эффективного контроля работы сотрудников и позволяет понять, имеется ли положительная динамика в ведении бизнеса, что способствует своевременному принятию мер по улучшению работы магазина.       

Инвентаризация бывает 3 типов:

1. Полная. Осуществляется проверка всего имеющегося в наличии товара. Обычно проводится от одного до двух раз в год.

2. Локальная. Проводится после смены МОЛ (материально-ответственного лица) при увольнении или переводе данного работника, при этом проверяется не весь товар, а конкретная группа, либо отдел.   

3. Выборочная. Производится для учёта, а также проверки товарного вида, потребительских качеств и сроков годности скоропортящейся продукции.

Этапы инвентаризации в розничной торговой точке:

1. Подготовка документации: ведомости или списки товаров, приказы, а также указания руководителей.

2. Утверждение сроков – в торговых точках с высокой посещаемостью лучше производить проверку в начале или в конце смены.

3. Подсчёт товара в присутствии МОЛ, а также членов ревизионной комиссии.

4. Сопоставление данных о реальном наличие товара с количеством, указанном в бухгалтерской документации.  

5. Наложение взыскания на МОЛ, в случае выявления недостачи, пересорта или нарушения сроков хранения.

Какую опасность магазину несут пересортица и недостача

По итогам проведённой инвентаризации зачастую выявляется факт недостачи или пересортицы. 

Недостачи могут возникать в результате кражи товара клиентами или сотрудниками магазина, а также из-за ошибок при оприходовании поставок. 

Пересортица — это обнаружение недостачи одного и излишек другого товара, выявленных при учёте остатков. К примеру, в магазине произвели учёт глазированных сырков, по результату которого была выявлена недостача 30 клубничных сырков и излишек черничных на то же количество. Это будет пересортица.    

Выявление пересортицы или недостачи могут привести к неприятным последствиям:

• Убытки. Так если не получится найти виновных, то убытки за все испорченные или украденные товары будут возложены на владельца магазина.

• Необходимость внесения правок в бухгалтерскую и налоговую документацию.

• Необходимость создания дополнительных документов: ведомостей, актов, приказов.    

Постоянные недостачи плохо сказываются на работе все торговой точки в целом: сокращается уровень дохода, снижается качество обслуживания клиентов, образуется высокая текучка кадров. Грамотно организованный учёт и оптимизация процесса инвентаризации позволяет исключить все эти недостатки.    

Что выбрать, автоматизацию или ручную инвентаризацию

Инвентаризация может производиться вручную, либо при помощи специализированного софта.

Оба этих варианта имеют как достоинства, так и недостатки:

Таким образом, автоматизация бизнес процессов позволяет избегать большинства совершаемых при инвентаризации ошибок. При этом процедура производится быстро, чётко и без убытков, связанных с закрытием магазина.  

Что необходимо для автоматизации инвентаризации в розничной торговле

Для оптимизации процесса товарного учёта в розничной торговой точке, участнику потребуется наличие ПК, ноутбука, ТСД или мобильного устройства, к которому подключён сканер штрих-кодов, а также интегрируемое с товароучётной базой ПО.

 Оборудование: ТСД Urovo DT50 и Honeywell ScanPal EDA50

Urovo DT50 и Honeywell ScanPal EDA50 на сегодняшний день являются одними из самых востребованных и надёжных ТСД. Данные модели отлично подходят для оптимизации бизнес-процессов в сфере ритейла и складской деятельности.

• Urovo DT50. ТСД отличается качеством сборки и высоким уровнем защиты – IP67. Поэтому может использоваться в широком температурном диапазоне, даже в сильно запылённых помещениях с высокой влажностью. Устройство работает на базе ОС Android, оно оснащено отзывчивым сенсорным дисплеем, работать с которым можно даже в перчатках или мокрыми руками. Энергоёмкая аккумуляторная батарея позволяет использовать терминал на протяжении 12 часов без дополнительной подзарядки, при этом полная зарядка батареи занимает не больше часа. Аппарат может сканировать как 1D, так и 2D штрих-кода. Взаимодействие с основным устройством обеспечивается при помощи модулей беспроводной связи Wi-Fi и Bluetooth.

• Honeywell ScanPal EDA50. Степень защиты данной модели – IP54, основной сферой его использования являются розничные торговые точки и складские терминалы с нормальными условиями работы (невысоким уровнем влажности и запылённости). Работает на базе ОС Android. Встроенная аккумуляторная батарея обеспечивает до 8 часов автономной работы. Аппарат может сканировать как 1D, так и 2D штрих-кода. Взаимодействие с основным устройством обеспечивается при помощи модулей беспроводной связи Wi-Fi и Bluetooth.

Программное обеспечение «1С: Розница», «Магазин 15», «Склад 15»

Для обеспечения грамотного и чёткого товарного учёта в сфере розничной торговли, участнику необходима установка функционального ПО, к примеру «1С: Розница». Программа создана специально для обеспечения потребностей в сфере розничной торговли. Она обеспечивает ведение не только продаж, но также прихода, расхода и товарного учёта.

В «1С: Розница» представлены такие возможности, как:

• Создание учётных описей, ведомости сверок и остальной учётной документации.

• Отображение в базе товарных перемещений, списаний, продаж и т.д.

• Перемещение учётных сведений с ТСД в общую базу.

Всё это существенно облегчает проведение инвентаризаций и позволяет автоматически подсчитывать имеющиеся в магазине товарные остатки, сопоставлять их с бухгалтерской документацией, экономя время и сокращая количество ошибок, совершаемых по невнимательности.    

Чтобы информация о товаре сразу переносилась в 1С необходимо пользоваться ТСД, на которых установлено специальное ПО.

Например:

• Mobile SMARTS: Магазин 15. Даёт возможность быстрой, а также точной приёмки товара, поэтому снижается риск возникновения пересортицы. Функционал ПО предусматривает групповую работу по общей накладной, что особенно актуально для крупных магазинов с широким ассортиментом. К тому же программа позволяет производить инвентаризацию прямо в торговом зале, без закрытия магазина. Если в базе нет одной или нескольких товарных карточек, то можно просто отсканировать штрих-код, а уже позднее внести необходимые данные в программу. ПО интегрируется с 1С.    

• Mobile SMARTS: Склад 15. Подходит для ТСД, функционирующих на ОС Windows или Android. Даёт возможность автоматизации товарного учёта в распределительных центрах и складах. Помимо функции товарного учёта в ней предусмотрена возможность формирования и сбора заказа по штрих-кодам. Программа взаимодействует с «1С».