Как приступить к работе с онлайн-кассой: документы, регистрация и настройка

В  последние три года ККМ стали самым востребованным торговым оборудованием. Принятый (во втором квартале 2003 года) ФЗ №54 обязал большинство участников российского рынка (за исключением самозанятых  и ряда ИП) использовать в своей деятельности онлайн-кассы нового образца. Заведения общественного питания,  ритейл и вендинг, а также организации, занимающиеся оказанием услуг в обязательном порядке должны использовать при расчетах онлайн-кассу. В случае нарушения данного предписания на участника  будет наложено  административное взыскание в виде штрафа. 

Кто обязан использовать онлайн-кассу

Масштабный проект по внедрению онлайн-касс был запущен ещё в 2017 и закончился в 2021 году. Никаких отсрочек или послаблений в 2022 году и далее  не предусматривается. Теперь участники вне зависимости от того, каким образом клиент оплатил товар или услугу (по наличному или безналичному расчету), обязаны предоставлять кассовый чек. Данное предписание затронуло и бюджетные организации, занимающиеся ведением коммерческой деятельности. 

Некоторым участникам разрешено использование одной ККМ (дистанционно от места получения оплаты). В перечень вошли:

• Интернет-магазины.

• Вендинговые автоматы.

• Торговля разъездного характера.

• Курьерские и почтовые службы.

• Городской общественный транспорт.

Также есть участники, получившее освобождение от использования ККМ, и среди них:

• Участники, занимающиеся реализацией  газет, журналов и периодических изданий с лотков или в киосках.

• Участники, занимающиеся оказанием услуг по уходу за детьми и престарелыми гражданами.

• Предприниматели, занимающиеся производством товаров народного промысла.

• Участники, занимающиеся оказанием услуг по ремонту обуви, сумок и изготовлению ключей. 

• Предоставление в аренду жилья, находящегося в собственности.

• Платёжные агенты.

• Кредитные организации.

С полным списком можно ознакомиться в ФЗ №54. 

В местах, расположенных в удалении от сетей связи, ККМ может использоваться в автономном режиме (без выхода в интернет). В такой ситуации, участник всё равно должен предоставить клиенту чек, но при этом не обязан пересылать информацию об этом ОФД в режиме реального времени. Также в случае если торговая точка расположена в населённом пункте, который официально признан труднодоступным, участник может работать без использования ККМ. Правда, при этом он всё же обязан по требованию клиента предоставлять бумажный документ, являющийся подтверждением оплаты.  

Могут ли ИП работать без использования ККМ 

Если с участниками, получившими освобождение от использования ККМ всё понятно, то остальные обязаны осуществлять расчёты только через онлайн кассу. В начале июля прошлого года были отменены отсрочки для ИП, ведущих свою деятельность без привлечения наёмных сотрудников и занимающихся:

• Продажей товаров hand made ( одежда, выпечка, бижутерия и т.д.).

• Оказанием  услуг гражданам: репетиторство, предоставление узкоспециализированных консультаций и т.д.

•  Оказанием услуг по ремонту одежды, производству мебели, пассажирским, а также грузоперевозкам и т.д.

Указанные выше предприниматели могут работать без ККМ только в случае перехода на статус самозанятых. 

Применение ККМ на рынках 

В соответствие с действующим законодательством, работать на рынке без применения ККМ возможно, но если в ассортименте не представлены:

• Товары, подлежащие обязательной маркировке и отслеживанию  в ГИС МТ “Четный ЗНАК”.

• Технически сложное оборудование, к примеру, смартфоны, телефоны, компьютеры и т.д.

• Акцизные товары.

Предположим, участник занимается лоточной торговлей или разносит товары по территории рынка. В таком случае, он имеет право работать без ККМ, но как только в его ассортименте появятся товары, подлежащие обязательной маркировке, он будет вынужден вести расчёты через ККМ, или получит штраф.   

Онлайн-кассы в общественном транспорте

Предписания ФЗ №54 затронули также и транспортную сферу. Так, пассажирам общественного транспорта (маршрутное такси, троллейбусы, трамваи и автобусы)  при оплате должны предоставляться кассовые чеки, либо утвержденные на законодательном уровне другие варианты: 

• Билеты или талоны, в которых имеется ссылка на получение чека.

• Цифровая версия чека, присланная на e-mail или в SMS.

• Билет, в котором указаны реквизиты ФД. 

• Возможность сканирование QR кода с экрана мобильного оборудования.

Таксисты, ведущие свою деятельность без привлечения наёмных сотрудников, но при этом не оформленные в статусе самозанятых, должны установить онлайн-кассу в салоне автотранспортного средства. В частных же организациях обычно используются дистанционные ККМ  и пассажиру предоставляется цифровая версия чека. 

Какие документы требуются для работы ты на онлайн-кассе

ККМ нового образца в обязательном порядке оснащаются ФН,  на который фиксируются сведения обо всех совершённых на ней расчётных операциях, а после шифровки пересылаются в онлайн-режиме ОФД, который, в свою очередь, передаёт их в органы налогового контроля. 

Установка и настройка ККМ является достаточно простой процедурой и не отнимет больше 2-3 дней. Ниже мы более детально разберём, какой пакет документов может потребоваться для работы онлайн-кассы и как подготовиться к её внедрению: 

Этапы	Пакет документов
Приобретение КЭЦП  на имя руководителя организации. Подпись необходима для всех основных операций, производимых с  ККМ: постановки оборудования на учёт, в органы налогового контроля, перерегистрации, подписания соглашения на абонентское обслуживание с оператором фискальных данных. Приобрести КЭЦП можно в ближайшем аккредитованном УЦ, а с июля 2022 года -безвозмездно в ФНС	Сертификат КЭЦП
Установка СКЗИ и на ПК. Также необходимо наличие криптопровайдера, обычно пользователи отдают предпочтение отечественному КриптоПро CSP. В случае использования Рутокен 2.0,  установка СКЗИ не обязательна, поскольку лицензия уже вшита на носитель	Лицензия на криптографическое ПО
Подписание соглашения ОФД,  а также внесение оплаты в соответствии с выбранным тарифом. Оператор является посредником  между участником и органом налогового контроля, обеспечивая пересылку полученных отчётов в ФНС	Абонентский договор
Подключение ККМ к интернету, внесение абонентской платы	Абонентский договор
Регистрация ККМ в ФНС	Заявление о постановке ККМ на учёт
фискализация ККМ	РН ККМ, выданный в ФНС

Через 10 дней после фискализации ККМ на e-mail (указанный при авторизации) придёт письмо с Регистрационной карточкой.

Регистрация онлайн-кассы

Зарегистрировать ККМ можно лично, посетив ближайшее отделение ФНС, либо дистанционно на портале nalog.ru, Операция отнимет не больше 20 минут.

 Последовательность действий:

Шаг 1. подача заявки через ЛК участника на портале nalog.ru, для этого:

• Откройте вкладку “Учёт ККМ”   и кликните на флажок “Зарегистрировать ККМ”.

• Внесите в анкету необходимые  для заполнения данные: адрес, место расчётов,  номер завода-изготовителя, регистрационный номер, наименование ОФД и т.д.

• Отправьте заявку.

В случае успешного прохождения проверки, в графе “Состояние” во вкладке “Учёт ККМ” появится РН.

Шаг 2. Внесите номер ККМ и ИНН в онлайн-кассу (последовательность действий будет напрямую зависеть от вида и модели оборудования).  К примеру, для ККМ  Атол это необходимо сделать на ПК при помощи драйвера торгового оборудования. Во вкладке “Регистрация ККМ”  внесите данные в соответствующую форму, отметив информацию об организации, адрес места использования ККМ, а также другие сведения.  Особенно внимательно необходимо заполнять строчки ИНН и РН,  поскольку в случае совершение ошибки даже в одной цифре, фискальный накопитель будет испорчен и его придется заменить. В конце ККМ выпустит отчёт о регистрации, который необходимо сохранить, поскольку он потребуется на следующем этапе. 

Шаг 3.  Для завершения регистрации участнику необходимо открыть ЛК, войти во вкладку “Учёт ККМ” и открыть подраздел “Отчёт о регистрации ККМ”, внеся в него сведения из полученного ранее чека. Для подтверждения действия нажмите на клавишу “подписать и отправить”, документ уйдёт на проверку в органы налогового контроля. Если всё сделано верно, то на сайте отобразится статус “Регистрация прошла успешно”. После чего не позднее 10 дней в ЛК налогоплательщика придёт регистрационная карточка устройства. Она является подтверждением постановки ККМ на учёт в ФНС. 

Шаг 4. Внесение ККМ в ЛК ОФД. В первую очередь, необходимо произвести настройку канала связи между ККМ и сервером ОФД, указать Host, Port и ИНН организации, предоставляющей услуги, а также другие необходимые сведения. Для кнопочных ККМ и ФР данная процедура производится на ПК при помощи специального драйвера, а в смарт-терминалах и мобильных ККМ непосредственно на самом устройстве.

Откройте ЛК на портале ОФД и во вкладке “Кассы”  добавьте новое устройство, внеся регистрационные данные. Операция окончена, можно приступать к работе на ККМ. 

Работа на ККМ: основные операции

Чтобы приступить к работе на ККМ, в первую очередь, необходимо открыть смену, касса выпустит соответствующий фискальный документ. В нём содержатся сведения об устройстве, смене, а также кассире, который открыл смену. В магазинах с невысокой посещаемостью смену лучше открывать в момент обслуживания первого  посетителя. По окончании рабочего дня кассир производит закрытие смены, выпуская соответствующий отчёт.

Принцип выбора ККМ

Существует несколько типов ККМ:

• Кнопочные ККМ -  отличаются простотой и невысокой стоимостью оборудования. Подходят для базовой оптимизации взаиморасчетов в небольших магазинах с ограниченным ассортиментом, а также для участников, занимающихся выездной торговлей при условии, что в день необходимо выпускать не более 25-30 чеков.

• Мобильная ККМ -  оборудование отличается небольшим размером и весом, а также имеет энергоёмкую аккумуляторную батарею, обеспечивающую автономную работу устройства на протяжении всей смены. Основными сферами использования являются  почтовые и курьерские службы, а ещё участники, занимающиеся оказанием услуг выездного характера, таксисты и т.д.

• Смарт-терминалы -  представляют собой оборудование оснащенное сенсорным дисплеем с диагональю от 7 до 12 дюймов, а также набором интерфейсов, необходимых для подключения проводной и беспроводной периферии. Применяются в основном в розничных торговых точках с невысоким или средним потоком клиентов, не более 100 человек в день, а также в заведениях общественного питания и услуг. 

• Фискальные регистраторы -  оборудование используется в составе POS-систем. Основной сферой использования являются розничные торговые точки с высокой посещаемостью. Скорость печати  обычно составляет до 300 мм/секунду.

Практически все современные модели ККМ  интегрируются с системами ЕГАИС и “Честный ЗНАК” и  подходят для работы с алкогольной и маркированной продукцией.

Создание фискального документа на ККМ

Последовательность создания фискального документа  будет индивидуальной для каждой ККМ, ниже мы разобрали данную процедуру на примере смарт-терминала Эвотор:

1.     Войдите в основное меню устройства и кликните на кнопку “Продажа”.

2.      Отсканируйте штрих-код с товара или внесите его наименование вручную в строку поиска.

3.      Укажите количество товара и кликните на кнопку “в чек”.

4.      В появившемся окне кликните на кнопку “к оплате”.

5.     Выставьте способ расчёта (наличный, безналичный).

6.     В случае наличной оплаты укажите сумму, полученную от клиента, это необходимо для корректного расчёта сдачи.

7.     Для подтверждения действия нажмите “Оплатить”. 

После того как оплата будет внесена, ККМ выпустит чек, а на дисплее устройства отобразится сообщение  «Оплачено». В чеке должен быть проставлен QR-код, по которому клиент может произвести сверку информации о покупке и товарах (при помощи специального приложения от ФНС).

Что делать в случае, если пропало соединение с интернетом

В случае отключения интернета не обязательно останавливать работу ККМ. Оператор может продолжать работу в обычном режиме, при этом ФН сохранит не пересланные сведения и отправит их в ФНС сразу после появления доступа к сети.  

По закону участник имеет месяц на устранение технических неполадок и пересылку скопившихся  отчётов оператору фискальных данных. Если они не будут высланы в течении 30 дней, то фискальный накопитель заблокируется и ККМ перестанет работать. После того как соединение будет восстановлено, все не переданные из-за сбоя данные будут выгружены на сервер ОФД. После этого блокировка с ФН будет снята, а ККМ снова заработает.