Как пользоваться ЭДО в 1С 8.3

В 1С представлен сервис «1С-ЭДО» позволяющий осуществлять скоростной обмен электронными документами (ЭД) непосредственно из программы учёта. Для получения документации или пересылки её контрагенту пользователю не требуется инсталляции дополнительного софта.

Что собой представляет сервис «1С-ЭДО»

«1С-ЭДО» функционирует в общем окне с программой учёта товара. Её поддержка осуществляется практически во всех популярных решениях «1С:Предприятие 8.3».

Возможности:

1. Номенклатуры продавца и клиента сопоставляются в автоматическом режиме генерируется документ «Поступление» и товары отображаются в системе учёта.

2. Есть доступ к обмену документацией. 

3. Исключается вероятность дублирования «первички».

4. Выполняются все предписания законодательства, облегчается обмен сведениями с системой ЧЗ, а также с системой прослеживания товаров. 

«1С-ЭДО» помогает настроить взаимодействие с «1С-Отчетность» и организовать автопересылку документации в надзорные органы.

Что собой представляет «1С: Клиент ЭДО»

«1С: Клиент ЭДО» — это выделенный сервис, который, в отличие от «1С-ЭДО» не взаимодействует с программой учёта и функционирует в автономном режиме. Он подходит для пользователей, у которых нет программы учёта товара, установлена не 1С либо не типовое решение 1С с серьёзными доработками. Сервис имеет такой же функционал, как и «1С-ЭДО».

Инструкция по работе в 1С ЭДО

Для использования «1С-ЭДО» пользователю потребуется решение 1С, зарегистрированное на сайте ИТС. А чтобы подписывать электронные документы - наличие КЭЦП и установленный на рабочий компьютер криптопровайдер. 

Сервис позволяет совершать обмен документацией с контрагентами, которые работают с различными операторами системы ЭДО. При этом настройка не нужна в случаях, если участник работает с одной из компаний, представленных ниже:   

Если вы выбрали «Калуга Астрал» то можно произвести настройку автообмена по приглашению и с другими операторами: «СКБ Контур» «Диадок», «Эвотор ОФД» и т.д. В других ситуациях нужно оставлять заявку на ручную настройку роуминга в службу технической поддержки.

Все входящие в сервис уведомления бесплатны. Если исходящих больше 5-и за месяц, то за них доплачивается в соответствии с тарифным планом.

Для участников, работающих в 1С по подписке ИТС ПРОФ и ТЕХНО, предусмотрено 100 входящих и 50 бесплатных исходящих.

Как произвести подключение и настройку ЭДО в 1С 8.3: пошаговое руководство

Для ведения ЭДО в 1С требуется добавление сертификата КЭЦП:

1. Войдите во вкладку «НСИ и администрирование» либо «Администрирование» (в зависимости от решения 1С). В Графе «Настройка интеграции» кликните на «Обмен электронными документами».

2. Поставьте отметку напротив «Электронные подписи» и кликните на «Настройка ЭП и шифрования».

3. Кликните на «Добавить» и в зависимости от задачи отдайте предпочтение одному из следующих вариантов:

• Оформление новой КЭЦП через «1С:Подпись» -«Заявление на выпуск сертификата».

• Добавление в 1С сертификата на имя директора в УЦ ФНС - «Из установленных на компьютере».

После того как КЭЦП будет добавлена, пользователю нужно зарегистрировать учётную запись в «1С-ЭДО». Для этого:

1. Войдите в «Обмен с контрагентами» запустите «Сервисы ЭДО» и перейдите по ссылке «Учетные записи ЭДО».

2. Кликните на кнопку «Создать» и в запустившейся форме «Помощник подключения ЭДО» укажите наименование организации, после чего выставьте сертификат КЭЦП из инсталлированных ранее.

3. Пропишите идентификатор участника системы ЭДО. Его предоставляет оператор ЭДО.     

4. В следующей форме пропишите назначение учётной записи. К примеру, «Для документов» поставьте отметку о согласии с условиями применения.

5. Кликните на «Подключить».

6. Выставьте сертификат и в случае необходимости внесите пароль от USB-токена затем, используя КЭЦП, заверьте заявление на создание новой учётной записи. Обработка запроса отнимет не больше одной минуты. На дисплее отобразиться 3-и зелёных галочки и оповещение о создании учётной записи.

7. Кликните на «Закрыть».

8. Для перехода в свою учётную запись кликните на строку «Учётные записи ЭДО».

9. В подразделе «Основное» пользователь может сделать копию идентификатора абонента, необходимого для обмена электронными документами с контрагентами. Также в нём можно настраивать оповещения о различных событиях в ЭДО (полученных документах, пропущенных запросах и т.д.).  

После окончания срока службы КЭЦП пользователю нужно ввести новый сертификат, а старый удалить.

Как отправить и принять приглашение к ЭДО в 1С 8.3

До того как приступить к обмену ЭД с контрагентом, пользователю нужно предварительно обменяться с ним приглашениями. Данная процедура является обязательной и предполагает обоюдное согласие сторон на передачу и получение друг от друга важных документов.    

Приглашение контрагента в «1С-ЭДО»:

1. Войдите во вкладку «Справочники» и выберите «Контрагенты».

2. Укажите нужную организацию.

3. Кликните на «ЭДО» и выберите «Пригласить к обмену электронными документами». На дисплее отобразится окно с формой для пересылки приглашений. Данные во все графы вносятся в автоматическом режиме. Пользователю требуется только найти в перечне идентификатор нужного контрагента.

4. Кликните на «Отправить» и, используя КЭЦП, подпишите приглашение.

Теперь можно генерировать документы для контрагентов, и после принятия приглашений они будут отправляться через систему ЭДО в автоматическом режиме.    

Как принять приглашение

После того как пользователь подключится к сервису в 1С, у него появиться доступ к рабочему месту «Текущие дела ЭДО». Открыть его можно через подраздел «Продажи» войдя во вкладку «Покупки» (в «1С:Управление торговлей» это будет «Закупки»).

Для просмотра приглашений от контрагентов кликните на «Отправить и получить» и впишите пароль сертификата КЭЦП. После этого войдите в папку «Требуется согласие» найдите нужное приглашение и кликните на «Принять». Чтобы подписать документ, нажмите на «ОК» в окне «Аутентификация в сервисе ЭДО».

Когда заявление пройдёт проверку, пользователю откроется доступ к обмену документацией с данным контрагентом.

Принцип использования ЭДО в 1С 8.3 на примере «1С:Бухгалтерия»

В «1С-ЭДО» имеется возможность обмена цифровой документацией. Ниже мы на примере «1С:Бухгалтерия» расскажем, как это сделать.

Отправка документа

Первичную документацию нужно заверять и пересылать контрагентам. Сделать это можно со страницы «Текущие дела» в папке «Исходящие» либо через меню «ЭДО» открыв карточку нужного документа. Разберём второй вариант более детально:

1. Войдите в подраздел «Продажи» кликните на «Реализация (акты, накладные, УПД)» и откройте нужный документ из представленного перечня.

2. В запустившейся карточке кликните на кнопку «Ещё» а потом на «ЭДО».

3. В появившемся справа списке откройте «Просмотреть электронный документ».

4. Запустится форма с актом выполненных работ. Убедитесь в том, что вся информация указана верно, и кликните на «Подписать и отправить».

Как заверить входящий документ

Для подписания входящего документа войдите на страницу «Текущие дела ЭДО» и кликните на «Отправить и получить». После чего в систему поступят сведения от оператора. Поступившие документы будут во вкладке «Входящие». Найдите выбранный акт, убедитесь, что вся информация верна. Кликните на «Утвердить», а затем на «Подписать и отправить».

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.