Как использование ТСД помогает ведению складского учета

Оптимизация организации складского учёта требует от пользователей значительных финансовых вложений, но при этом окупается в максимально короткий срок, а также позволяет снизить уровень пересортицы и время на проведение базовых операций.

Терминал сбора данных (далее - ТСД) — представляет собой портативный ПК с встроенным сканером и предназначен для автоматизации всех основных бизнес-процессов.

Использование ТСД позволяет существенно облегчить работу таких специалистов, как товароведы, мерчендайзеры, сотрудники торгового зала, бухгалтеры и т.п.

Работа с ТСД: функционал и область использования

При отгрузке поставок изготовитель или дистрибьютор высылает в магазин электронную ТТН, после чего товаровед, принимающий товар, должен произвести сверку фактически пришедшей продукции с информацией, указанной в сопроводительной документации. Для этого необходимо считать штрих-код с каждого товара и убедиться в том, что он есть в накладной.  

При использовании обычного сканера на получение поставки среднего размера может уйти половина рабочего дня, а с ТСД этот срок сокращается до 1-2 часов.

Товарный каталог можно заранее «залить» в ТСД, и по результатам считывания устройство может создать отчёт о расхождениях. 

Использование ТСД на складе

Основной задачей использования ТСД является организация складского учёта. Устройство позволяет оптимизировать и облегчить такие операции как:  

• Распознавание товара по штрих-коду с сохранением информации в справочнике. 

• Организация учёта товара.

• Получение сведений о наличии продукции на складе.

• Своевременное обнаружение пересортицы или недостач.

• Грамотное размещение товара на витрине или в торговом зале. 

• Комплектация партии для отгрузки.

• Формирование клиентских заказов.

• Проверка и получение поставки.

• Перемещение продукции между складами и подразделениями.

• Обмен информации с 1С, а также другими программами учёта товара.

ТСД позволяет снизить вероятность возникновения ошибок, сопряжённых с влиянием человеческого фактора, а также исключить случаи злоупотребления персоналом.

ТСД в ритейле

ТСД позволяет решать такие задачи как:

• Сортировка товара по характеристикам: производитель, материал и т.п.

• Повышение скорости сбора поставок.

• Сверка и обработка полученных сведений.

• Комплектация заявки напрямую в торговую зону.

• Помарочный учёт алкогольной продукции и остальных маркированных товаров.

• Получение аналитических данных.

• Формирование необходимой отчётности.

ТСД также может использоваться как мобильный сканер и оборудование для сбора и хранения справочных данных.

Учет маркированных товаров

ТСД представляет собой устройство, незаменимое для работы с маркированной продукцией. Все перемещения маркированной продукции обязательно должны отображаться в системе «Честный ЗНАК» (далее - ЧЗ), начиная с момента его изготовления и заканчивая продажей конечному потребителю.

Данные на ТСД фиксируются по следующему алгоритму: сотрудники оптовых складов и розничных торговых осуществляют приёмку продукции при помощи считывания товарных штрих-кодов. После чего отчёт в автоматическом режиме выгружается в 1С, а оттуда пересылается в систему ЧЗ, вне зависимости от того, была ли поставка принята полностью или частично.

Типы терминалов сбора данных

ТСД — представляет собой небольшое устройство, размером примерно со смартфон. Аппарат оснащён интерфейсами для выхода в интернет, производительным процессором, достаточной ОП, а также сканирующим механизмом с возможностью распознавания 1D и 2D штрих-кодов.

Вне зависимости от вида ТСД, все устройства функционируют по общему алгоритму:

• Пользователь входит в раздел «Сканирование», после чего наводит сканирующий луч на штрих-код.

• ТСД собирает и декодирует полученную информацию, после чего записывает её во внутреннюю память и выводит на экран.

По принципу эксплуатации выделяют следующие типы ТСД:

• Начального класса – применяются для сравнения остатков и остальных учётных операций.

• Карманные – компактные устройства, предназначенные для использования вне офиса.

• Полноразмерные – высокоскоростные устройства с большим экраном, производительным процессором и быстрым сканером.

• С пистолетной рукояткой – основной сферой использования являются склады и логистические терминалы, оборудование отличается повышенной производительностью и хорошей дальностью считывания.

• Бортовые – закрепляются на борту транспортного средства (применяются для работы с большими партиями товара).

• Автономные – универсальные ТСД, отличительная особенность которых заключается в том, что они крепятся на запястье.

К тому же ТСД можно поделить на следующие две категории:

1. Корпоративного класса — модели с сенсорным экраном, обычно выглядят как небольшой смартфон. Основной сферой использования данного оборудования являются розничные торговые точки и офисы.

2. Промышленного класса – оборудование имеет повышенную степень защиты от пыли и влаги IP65, а также выдерживает падения с высоты до 1,5 метров. Подходит для использования в сложных внешних условиях на складах и логистических терминалах. 

Промышленные модели обычно имеют сенсорные экраны, а также прорезиненную кнопочную клавиатуру, устойчивую к попаданию влаги, что существенно облегчает процесс внесения информации.

Встроенный в ТСД сканирующий механизм бывает двух типов: лазерный и фотосканер. Чаще всего в моделях используется фотосканер, поскольку он позволяет распознавать 1D и 2D штрих-коды с любых носителей, даже если они смазаны или повреждены.

Характеристики ТСД

ТСД с чёрно-белыми экранами на базе DOS уже почти не применяются, так как имеют достаточно ограниченный функционал и показывают только текстовые данные. Современное же оборудование функционирует на базе ОС Windows SE, Linux, Android и Palm, поэтому могут показывать не только текст, но и картинки.

При выборе подходящей модели необходимо, в первую очередь, брать в расчёт способ взаимодействия с товароучётной базой.

Обмен информацией при этом может осуществляться одним из двух способов:   

1. Непрерывно.

2. Через физическое подсоединение к основному устройству.

В первом применяются специализированные радиотерминалы с встроенной антенной, а во втором – информация пересылается через один из доступных интерфейсов:

• USB.

• Wi-Fi.

• Bluetooth.

• GPRS.

Либо при помощи кредл-подставки.

Если необходимо произвести обработку большого потока информации, то следует выбирать ТСД с достаточным объёмом ОЗУ (может быть до 2 гигабайт). Также следует обращать внимание на объём внешней памяти (до 16 гигабайт). Чем выше данный показатель, тем дольше можно хранить сведения и устанавливать доп. приложения. Оборудование предусмотрено для автономного использования и имеет энергоёмкий аккумулятор, обеспечивающий до 10 часов без дополнительной подзарядки. Цена на ТСД будет напрямую связана с дополнительным функционалом.

Практически все новые модели имеют возможность распознавания не только линейных, но и 2D штрих-кодов, а в некоторых предусмотрен дополнительный RFID-модуль, предназначенный для распознавания радиочастотных меток. Данная функция обычно необходима для обеспечения работы складских терминалов со сложной системой хранения.   

Помимо компьютера ТСД можно интегрировать с принтером этикеток, смартфоном, либо планшетом.

Как произвести настройку или перезагрузку ТСД

Основной задачей ТСД является сбор данных о товаре и передача их в программу учёта. Для полноценной реализации данных функций необходимо правильно настроить взаимодействие ТСД с товароучётной программой:

• Инсталлируйте на ПК драйвера для ТСД (без него ПК будет отображать терминал как обычный USB-накопитель).

• Инсталлируйте внешнюю обработку 1С, которая обеспечит взаимодействие ТСД с программой учёта.  

Для настройки пользовательского интерфейса на терминале не обязательно обращаться за помощью к специалистам, можно просто следовать инструкции по эксплуатации.

Последовательность действий при этом зависит от определённой модели и инсталлированного на неё ПО.

Разберём основные процессы настройки ТСД на примере модели Атол Smart.Lite.

Если пользователю требуется расширение объёма внутренней памяти, то можно поставить внешний носитель, к примеру, micro-SD карту.

Если предусматривается соединение через сеть GSM — то необходимо использование nano-SIM. Чтобы её установить, требуется снять заднюю панель и вынуть аккумуляторную батарею. Если всё сделано верно, на дисплее отобразится знак 3G.

Принцип подсоединения ТСД к Wi-Fi:

1. Активируйте ТСД, войдите в основное меню и откройте вкладку «Настройки».

2. Выберите строку Wi-Fi и укажите подходящую точку доступа.

3. Введите пароль.

Во вкладке Barcode Module Setting можно выставить настройки и характеристики сканирования, такие как:

• Отсрочка времени считывания.

• Оповещение при удачном и неудачном распознавании.

• Виртуальную кнопку распознавания.

• Префиксы и суффиксы при пересылке считанной информации и т.п.

Чтобы сэкономить заряд батареи, требуется осуществить перевод ТСД в режим сбережения энергии, для этого:

• Во вкладке «Настройки» выберите раздел «Экран».

• Откройте подпункт «Дополнительно».

• Включите «Спящий» режим.

Чтобы выйти из режима энергосбережения необходимо кликнуть на любую кнопку или провести пальцем по дисплею. Зависание ТСД и ряд иных, незначительных неполадок зачастую можно исправить просто перезагрузив устройство.   

Чтобы перезагрузить Атол Smart.Lite зажмите кнопку Power и в основном меню выберите Reboot.

Если ТСД «Завис» и не реагирует на нажатие кнопок, то пользователь при помощи скрепки или иголки может перезагрузить терминал, воспользовавшись кнопкой Reset.

Сервис ТСД: как подсоединиться к «1С»

Обычно ТСД реализуются с уже предустановленным на него ПО ,предназначенным для обработки информации, а также взаимодействия с программой учёта товара. Без такого ПО терминал не может работать, корректно отправлять и получать файлы, и функционирует как сканер или flash-накопитель. Некоторые производители предлагают узконаправленные решения для определённых сфер деятельности, к примеру:

• DataMobile: Мобильная торговля, Доставка, ЕГАИС и т. д.

• MobileSMARTS: Магазин, ЕГАИС, Склад, Курьер.

Все обозначенные выше решения интегрируются с таким ПО, как «1С: Предприятие», Frontol и другими.

Ниже мы привели последовательность взаимодействия с внешней системой, на примере 1С.

Фактическое подсоединение ТСД предусматривает такую же последовательность действий как для обычного сканера. Процедура настройки начинается с инсталляции драйверов, которые можно найти на CD-диске с ПО, который идёт в комплекте.

При подсоединении оборудования через COM-порт, устройство сразу готово к использованию. Если ТСД интегрируется с основным устройством при помощи USB, то ПК опознает его как стандартный флеш-носитель. Для того, чтобы 1С «увидела» устройство, пользователю необходимо инсталлировать дополнительный драйвер для эмуляции COM-порта. ПО можно загрузить с сайта производителя либо использовать универсальное решение, к примеру, «ШТРИХ-М» или «АТОЛ».

Для корректной интеграции ТСД с программой учёта товара, необходима внешняя обработка из учёта конкретной модели:

Для Urovo это будет «РайтСкан», для CipherLab — «СКАНКОД», для Mertech — «Клеверенс» и т. п.

Актуальный перечень сертифицированного ПО для 1С можно найти на официальном сайте компании. После скачивания драйверов можно перейти к добавлению нового оборудования в программу, для этого:

• Откройте 1С и войдите в раздел «Торговое оборудование».

• В каталоге оборудования выберите подраздел «ТСД».

• Кликните на кнопку «Добавить из списка».

• Укажите конкретную модель из списка интегрируемого оборудования.

• Подтвердите действие, нажав на кнопку «ОК».

• После чего в нижней части экрана кликните на ссылку «Тест оборудования».

Если во время проверки отобразится сообщение об успешно выполненном тесте, можно начать работу с ТСД и после этого выгрузить документ. 

Как применять ТСД для фиксации данных

Внедрение ТСД в работу склада даёт возможность решить наиболее популярные проблемы:

• Пересортицу.

• Неточный и нерегулярный учёт.

• Перебои в доставке заказов клиентов.

• Недостаточный контроль перемещения продукции на складе (к примеру, если товар разносится не по категориям, а на пустые места).

• Долгий поиск товара и т.п.

Для понимания того, как ТСД решает данные проблемы, разберем (в качестве примера) несколько основных операций, но вначале предлагаем ознакомиться с инструкцией по использованию устройства.

Получение груза

После того как накладная от поставщика будет получена бухгалтером или снабженцем, создаётся перечень товара из поставки и заливается в ТСД сотрудника склада. Во время получения поставки товаровед поочерёдно считывает штрих-код с каждого товара, после чего сверяет полученные показания с позициями из перечня (наименование, характеристики и кол-во). Если на товаре нет этикетки, пользователь может самостоятельно напечатать её на принтере, отправив с ТСД. По окончании процесса на терминале создаётся отчёт, в котором можно выявить несоответствие фактической поставки с ТТН.

Инвентаризация

До того как начать инвентаризацию, бухгалтер создаёт в товароучётной программе выборку, по которой можно отследить текущие остатки и после того как пользователь нажмёт на кнопку «Заполнить» откроется список товара по выставленным характеристикам. Когда всё будет готово, нужно подсоединить устройство к ПК и отдать команду «Выгрузить на ТСД». В течение одной минуты перечень в автоматическом режиме будет выгружен на устройство.

Кладовщик открывает ЛК, после чего:

1. Заходит в раздел «Инвентаризация».

2. Выбирает загруженное задание.

3. Находит на складе товары, обозначенные в документе, после чего распознаёт их по очереди.

По каждому названию на устройстве показывается плановый и реальный остаток. По окончанию проверки устройство оповещает пользователя о том, по каким товарам выявлены расхождения.

Комплектация товара при помощи ТСД

Команда на комплектацию товара формируется во вкладке «Журнал заказов» в товароучётной программе 1С. Здесь же отмечается ответственный за выполнение сотрудник, после чего он может войти в свой ТСД и приступить к работе, для этого нужно:

• Открыть документ со списком позиций, найти нужные товары и считать с них штрих-кода.

• Укомплектовать посылку и завершить задание.

Для облегчения работы пользователя ,ТСД может сразу отображать в таблице недостающие товары. По завершению товаровед должен будет переслать все полученные данные в товароучётную программу для отчётности. Когда это будет сделано, статус заказа изменится на «Проверен».  

Распределение на складе

Данная функция предназначена для крупных складских терминалов, на которых паллеты сортируются адресно – по ячейкам.  

Товаровед получает на ТСД команду к «разносу» товаров по соответствующим местам на стеллажах. После чего считывает товарные метки с каждого полученного товара и отправляет его на своё место. Данная система хранения обеспечивает быстрый поиск необходимых товаров.  

Отгрузка

Сотруднику склада на ТСД поступает ТТН или задание на комплектацию отгрузки, после чего он:

• Ищет на полках нужные товары и считывает с них штрих-кода.

• Если этикетка на товаре отсутствует, пользователь может занести наименование вручную.  

• Пользователь  нажимает кнопку «Отгрузить».

Если выбранного товара нет в ТТН, то устройство оповестит об этом пользователя звуковым сигналом.

Во время отгрузки укомплектованные позиции будут списаны с баланса.