Как исключить ошибки персонала на складе и сократить пересортицу на 99%

Пересортица – это распространенное явление, когда на складе выявляется дефицит одного товара и избыток другого, относящегося к той же товарной группе. Такая ситуация характерна для всех предприятий оптовой и розничной торговли. Однако, если объем пересортицы превышает 0,5-2% от общего оборота (конкретный порог зависит от масштаба продаж и широты ассортимента), это является тревожным сигналом, указывающим на острую необходимость оптимизации учетных процессов и усиления контроля за работой персонала.

Причины возникновения пересортицы на складе

Выявление пересортицы происходит в нескольких случаях: во время инвентаризации, при отгрузке товара или после получения претензий от покупателей. Основной источник этих расхождений – недостаточная автоматизация и хаос в управлении документами. В условиях ручного учета легко потерять или повредить записи о перемещении товаров на складе. К тому же, персонал может забывать обновлять данные об остатках в таблицах, особенно если отсутствует специализированное ПО для автоматического обновления информации. Пересортица часто служит индикатором более глубоких проблем в работе компании. Ниже мы рассмотрели наиболее частые из них.

Некорректная организация приемки

Некорректная организация процесса приемки является основной проблемой, порождающей большинство расхождений. Текущая система, основанная на бумажных накладных и ручном пересчете коробок и штучного товара, провоцирует большое количество ошибок. Высокая загруженность персонала или недостаточная ответственность приводят к тому, что партии часто принимаются без фактической проверки содержимого, полагаясь на доверие, что неизбежно ведет к искажению данных и потенциальным убыткам.

Неправильная маркировка или ее отсутствие

Если на продукции отсутствуют штрихкоды, а товары имеют схожие характеристики, сотрудникам становится сложно их идентифицировать. Это напрямую влияет на точность сборки заказов, увеличивая риск неправильной комплектации для клиентов.

Рандомное расположение товаров

Проблема пересортицы на предприятиях зачастую кроется в отсутствии продуманной системы размещения товаров. Это приводит к тому, что идентичные товарные позиции, отличающиеся лишь характеристиками, хранятся вперемешку. Отбор товаров для комплектации заказов осуществляется без системы, интуитивно, что неизбежно влечёт за собой расхождения и ошибки.

Недобросовестные действия и просчеты персонала

Недостаточный контроль над персоналом является частой причиной возникновения пересортицы. Отсутствие ответственности за допущенные ошибки и ослабленный надзор со стороны руководства способствуют халатному отношению сотрудников к своим обязанностям. На предприятиях с низким уровнем контроля создаются благоприятные условия для хищений и мошеннических действий со стороны персонала. А без автоматизации крайне сложно установить, кто виноват и почему возникла недостача.

Оптимизация складских операций и кадрового менеджмента как инструмент устранения ошибок пересортицы

Любая из перечисленных выше причин влечет за собой значительные финансовые потери для бизнеса. Различия между товарами могут быть не только в названиях, но и в ценах, что в итоге загоняет предприятие в глубокий минус. Чтобы избавиться от пересортицы на складе, первым и самым важным шагом станет автоматизация учета с помощью штрихкодов. Давайте разберемся, что для этого потребуется.

Программа учёта товара

Программы 1С отлично помогают справляться с проблемой пересортицы. Главное, чтобы в них был учет по штрих-кодам. Это есть во многих популярных программах, например:

• «1С:Розница»;

• «1С:Управление торговлей»;

• «1С:Управление нашей фирмой»;

• «1С:Бухгалтерия»;

• «1С:Комплексная автоматизация».

В ПО видно всё, что происходит с товаром: когда его приняли, когда продали. Благодаря чему остатки на складе обновляются сами, а после инвентаризации их легко привести в порядок.

Терминал сбора данных

ТСД (терминал сбора данных) – это мобильное устройство под управлением операционной системы Android, оснащенное интегрированным 2D-сканером, сенсорным дисплеем и модулями беспроводной связи (Wi-Fi, Bluetooth). Питание осуществляется от встроенного аккумулятора. Ряд моделей также поддерживает мобильную связь стандартов 3G/4G.

Применение ТСД значительно оптимизирует и ускоряет ключевые складские процессы, такие как приемка товаров, проведение инвентаризации и отгрузка заказов. Это позволяет минимизировать объем бумажной документации. Сотрудникам склада достаточно сканировать штрих-коды с упаковок для учета товаров, что существенно снижает риск ошибок и пересортицы.

Мобильный софт для ТСД

Для терминалов сбора данных (ТСД) разработано специализированное мобильное ПО, такое как «Mobile SMARTS: Склад 15» или DataMobile. Это приложение синхронизируется с вашей учетной системой, принимая задания и отправляя обратно данные о товарах. Связь с компьютером может быть беспроводной (через Wi-Fi) или проводной (по USB). Использование такого ПО значительно снижает необходимость ручного ввода данных. Документы могут быть напрямую выгружены из ТСД в 1С, избавляя сотрудников склада от повторного ввода информации.

Как выявить пересортицу в процессе инвентаризации

С помощью ТСД легко найти, где количество товаров не совпадает с учетным, когда вы проводите полную или частичную инвентаризацию. Мы покажем, как это делается на примере программы «Mobile SMARTS: Склад 15».

Сначала в программе 1С нужно создать «Приказ на пересчет (инвентаризацию)...». Затем на его основе формируется документ «Пересчет товаров», который отправляется на ТСД как задание для сотрудников.

Работник склада заходит в программу на своем устройстве и делает следующее:

1. Запускает приложение на своем устройстве, находит раздел "Инвентаризация" и выбирает конкретное задание для выполнения. Этот шаг осуществляется через терминал сбора данных (ТСД) в программе "Mobile SMARTS: Склад 15".

2. Берет товары по списку и сканирует их штрих-коды один за другим.

3. По мере сканирования, на экране ТСД отображаются результаты пересчета. В колонке "Факт" фиксируется количество уже просканированных единиц для каждой товарной позиции."

В ходе проведения инвентаризации возможно выявление несоответствий между фактическим наличием товаров и их запланированным количеством. Пересортица, как правило, проявляется в виде избытка одного наименования и одновременной недостачи другого, входящего в ту же товарную группу, на идентичное число единиц. По завершении инвентаризационных мероприятий необходимо закрыть соответствующее задание и передать данные в систему 1С для последующей загрузки в базу данных.

Интеграция автоматизированных решений обеспечивает более строгий надзор за деятельностью персонала. Она исключает возможность искажения данных при инвентаризации, особенно в ситуациях, когда проверка проводится по фактическому наличию без «поправки» на плановые показатели. Благодаря возможности отключения ручного ввода остатков в приложении, фактическое количество товаров автоматически определяется количеством отсканированных штрих-кодов, что гарантирует безупречную точность и полное отсутствие ошибок.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.