Как индивидуальному предпринимателю оформить продавца

ИП могут не вести бухгалтерский учёт и распоряжаются выручкой на своё усмотрение, им проще открыть новое дело, либо переквалифицировать имеющийся бизнес. Видя такое количество послаблений, кажется, что уж с приёмом на работу персонала должно быть проще некуда, но это не верно. К предпринимателям точно также, как и к крупным организациям, применяются стандартные требования, и разница состоит только в следующей за этими нарушениями ответственности. Поэтому если вы являетесь предпринимателем с собственной торговой точкой, наступит время, когда потребуется принять на работу сотрудника (продавца, кассира, кладовщика и т.п).  

Процедура принятия сотрудника на работу:

Шаг 1: Получение необходимых документов от соискателя:

• Паспорт.

• Трудовая книжка (далее - ТК), либо информация о трудовом опыте в электронном формате (заверенные ЭЦП), или же фактическое предоставление документа заполненного должностным лицом. 

• СНИЛС (для подтверждения факта страхования в пенсионном фонде).

• Документы о прохождении срочной, либо контрактной военной службы.

• Документ о получении образования (диплом, аттестат или справка).

• Санитарную книжку. 

После получения указанного выше пакета документов, необходимо сделать их копии, после чего вернуть сотруднику оригиналы (за исключением трудовой и санитарной книжки, они остаются у работодателя вплоть до увольнения). 

Все сделанные копии можно положить в личное дело сотрудника, оригиналы же документов всегда должны храниться в сейфе. 

Если при устройстве на работу сотрудник не предъявил медицинскую книжку, то необходимо, чтобы он её предоставил как можно скорей. Если при поступлении на работу соискатель не имеет действующей мед.книжки, то оформлять с ним трудовое соглашение нельзя. Электронное оформление стажа удобней: не придётся заполнять ТК и хранить её у себя, поэтому если есть возможность, лучше запросить работника предоставить документ именно в цифровом формате. Для этого сотрудник должен написать заявление об учёте его трудовой деятельность и стажа в электронной форме. Если сотрудник против электронного учёта, то его ТК должна храниться у работодателя, в соответствии с установленными законом правилами документооборота.  

В случае если для сотрудника ваша организация является первым рабочим местом, то ТК и свидетельство о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования предоставляете ему вы.

Узнайте заранее, есть ли у сотрудника свидетельство о регистрации в ПФР, потому как в отдельных случаях оно может быть уже предоставлено ребёнку по запросу родителя. Ранее данное свидетельство предоставляли  в форме ламинированной карточки СНИЛС. Данная форма в ПФР уже не выпускается и заменена на цифровое свидетельство, доступ к которому можно получить в личном кабинете на сайте ПФР, при этом старая форма остаётся так же действительной. Когда у сотрудника электронная форма свидетельства о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, он должен представить работодателю бумажный документ, подтверждающий это (форму АДИ-РЕГ). Только если у сотрудника нет ни СНИЛС, ни АДИ-РЕГ, вы должны зарегистрировать его в системе ПФР самостоятельно (получив предварительное письменное разрешение).  

После того как сотрудник впервые устроился на работу, работодатель обязан оформить на него трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента как первый приступил к выполнению своих обязанностей. Необходимо помнить, что перед тем как приступить к оформлению ТК, вы должны известить сотрудника о возможности замены ТК в цифровой формат. 

Лучше всего уведомить сотрудника о возможности получения цифрового варианта трудовой книжки непосредственно при приёме, предложив сразу выбрать подходящий ему вариант. Если работник предпочтёт цифровой формат учёта его трудовой деятельности, то можно будет не заводить ему трудовую книжку, а, значит, отпадёт необходимость в её хранении и ведении. Если же сотрудник всё же предпочтёт классический вариант ТК, то работодатель будет обязан её оформить. Для этого необходимо приобрести саму ТК (желательно, Гознак), а после непосредственно в присутствии сотрудника  заполнить первую страницу. 

Шаг 2: ознакомление сотрудника с правилами внутреннего распорядка и подписание трудового договора (далее - ТД).

До того как работник приступит непосредственно к выполнению своих обязанностей, требуется чтобы он под роспись ознакомился со всеми внутренними положениями вашей компании: должностной инструкцией, уставом, положением об охране труда, и т.п. После этого в течение трёх дней необходимо заключить с ним трудовые обязательства (подписать договор).

В договоре обязательно должны быть обозначены:

• Фамилия, Имя, Отчество работника и работодателя:

• Реквизиты сторон.

• Паспортные данные сотрудника.

• График будущей работы.

• Сведения о размере и порядке начисления заработной платы и вероятных премий и бонусов.  

• Обязанности сотрудника на занимаемой должности.

• Дата подписания соглашения и подписи сторон. 

ТД оформляется в двух экземплярах, один для работодателя, второй для сотрудника. Необходимо помнить, что в экземпляре работодателя должна быть строка, в которой сотрудник расписывается за получение второго экземпляра договора.  

Шаг 3: Процедура регистрации работодателя в ПФР и ФСС.

Данный шаг обязателен только в случае, если вы первые, кто принимает сотрудника на работу. 

Не позднее 10 дней после приёма сотрудника на работу (и заключения с ним ТД), работодатель обязан предоставить в ФСС полный пакет документов. В ПФР документы необходимо предоставить не позднее 30 дней с момента подписания ТД.

В случае просрочки регистрации, предусмотрено наложение штрафов:

• Не предоставление документов в ФСС – штраф составляет от 20000 рублей.

• Не предоставление документов в ПФР от 5000 до 10000 рублей, в зависимости от сроков непредставления документов. 

Шаг 4. Издание приказа

При приёме сотрудника на работу, необходимо оформить соответствующий приказ по форме Т-1. Важно, чтобы число создания приказа не стояло более ранним, чем дата на трудовом договоре. Договор должен заключаться на основании приказа, а не наоборот. После издания приказа сотрудник должен быть ознакомлен с ним не позднее 3 дней. 

Шаг 5. Заполнение личной карточки Т-2.

Личная карточка — один из главных учётных документов в кадровом деле. Во время проверок трудовой инспекцией, просят предоставлять её в первую очередь. В данной карточке отражен минимальный список данных о сотруднике, его опыт, квалификацию, общий рабочий стаж, наличие детей и т.п. Первые две страницы необходимо заполнять в присутствии сотрудника при получении от него документов. Использовать можно государственный образец, либо указывать все в свободной форме. Карточка хранится с пакетом копий и документов, предоставленных работником. 

Шаг 6. Подача сведений в ПФР.

Если сотрудник предпочёл ведение учёта с ТК, то по прошествии пяти дней с момента как договор был заключен, требуется внести в неё запись о приёме на работу. Не следует делать запись раньше этого срока: в случае если сотрудник передумает трудоустраиваться, а запись уже будет сделана, на работодателя может быть наложен штраф. 

Когда всё будет готово, проинформируйте ПФР о приёме нового сотрудника на работу. 

Кстати, начиная с 2021 года, сообщать обо всех кадровых изменениях можно будет уже на следующий день после выпуска приказа. Сейчас же это необходимо делать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. 

Если данная дата приходится на праздничные, либо выходные дни, то срок переносится на ближайшее к ней число. 

Эти данные предоставляются в электронном виде через ЛК работодателя на сайте пенсионного фонда. Если количество сотрудников не превышает 25 человек, то данные можно предоставить в бумажном формате. 

Данные в ПФР подаются по форме СВД-ТД. 

Договор о полной материальной ответственности сотрудника

В случаях, когда работник поступает на работу, связанную с доступом к материальным, товарным, либо денежным ценностям, с ним можно составить дополнительный договор о личной, либо коллективной ответственности.

Данный вид договора не обязателен, но для того чтобы у вас была законная возможность защитить свои права, советуем составить данный документ. Благодаря данной мере, вы при необходимости сможете привлечь сотрудника к ответственности, в случае кассовых недостач или причинения сотрудником ущерба собственности работодателя (порча товара, торгового инвентаря и т.п). Заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудником допускается в любой момент, как до, так и после заключения ТД. Если данный договор будет составлен, и сотрудник (прямо или косвенно) нанесет работодателю ущерб, то будет обязан возместить убытки в полной мере. Без данного договора размер погашения не может быть выше, чем средний заработок сотрудника. 

Оформление сотрудника с испытательным сроком 

На основании трудового законодательства, наличие и условия испытательного срока указываются непосредственно в ТД, к тому же он не может длиться дольше трёх месяцев. В случаях же когда составляется временный трудовой договор сроком от 2 до 6 месяцев, испытательный срок не может быть больше двух недель. На протяжении испытательного срока, у сотрудника присутствуют те же права и обязанности, что и после его окончания, он влияет только на количество дней отработки. Так, если сотрудник будет уволен во время испытательного срока, срок отработки может составить три дня вместо стандартных двух недель.  

Нельзя прописать в ТД наличие испытательного срока в следующих случаях:

• сотрудник является беременной женщиной, либо родителем несовершеннолетнего ребёнка в возрасте до 1,5 лет. 

• сотрудник не достиг возраста совершеннолетия.

• сотрудник заключает трудовой договор на срок до двух месяцев.

• в других, установленных законом случаях.

Также следует помнить, что незаконно оформлять сотрудников по договору подряда, если их деятельность попадает под требования ТК РФ. За подобное нарушение грозит наложение штрафа, как если бы сотрудник не был оформлен совсем. 

Также за уклонение от оформления ТД на работодателя может быть наложен штраф в размере от 5000 до 10000 рублей.

В случае выявления повторного нарушения, штраф возрастёт, и будет составлять от 30000 до 40000 рублей.