Как быстро провести частичную инвентаризацию, без закрытия магазина

Отсутствие регулярного учёта в торговой точке ведёт к образованию пересортицы, минусовым остаткам и неразберихе в работе. А проведение ручного учёта отнимает слишком много времени и сопряжено с высоким риском ошибок, совершаемых из-за невнимательности или усталости персонала. Решение есть – автоматизация бизнес-процессов. Если для инвентаризации использовать специализированное оборудование и ПО, то можно производить частичный или полный товарный учёт ежедневно. Это позволит поддерживать порядок в товарных остатках, затрачивая минимальное количество времени.

Полный и частичный учёт товарных остатков

Во время полной инвентаризации осуществляется учёт всех товарных остатков, имеющихся в магазине. А во время частичной - только для отдельных позиций. К примеру, бакалеи или мясной продукции.

Для обеспечения полного учёта необходимо осуществлять инвентаризационные действия в момент, когда деятельность торговой точки поставлена «на паузу». То есть все товары приняты и оприходованы. При этом не осуществляются списания и реализации. Чтобы соблюсти эти условия, участнику придётся остановить работу магазина в рабочие часы или попросить сотрудников выйти на учёт ночью, оплатив переработку.

В крупных торговых сетях инвентаризации нужны практически каждый день. Поэтому, если закрывать магазин или выводить персонал по ночам, нецелесообразно, работа встанет. Удобнее вести выборочный учёт, перекрывая по одному отделу. Тем более что в автоматизированном магазине учёт товарных остатков выполняется быстро и незаметно.

Для чего нужна автоматизация бизнес-процессов при выборочном учёте

Автоматизация позволяет облегчить товарный учёт в магазине, обеспечив его прозрачность и точность.

Достоинства автоматизации:

• Быстрый учёт товарных остатков.

• Сокращение ошибок, совершаемых из-за невнимательности или усталости сотрудников. Выполнение большей части рутинных бизнес-процессов обеспечивается за счёт специализированного оборудования и ПО.

• Сокращение штата – на смену ручному труду приходят автоматизированные бизнес-процессы.

К тому же приёмка в автоматизированном магазине также более точная. А значит, при учёте будет меньше пересортицы.  

Автоматизация частичной инвентаризации в 1С и применяемое оборудование

Обычно, продукция поступает в торговую точку с уже нанесёнными штрих-кодами. Которые подразделяются на два типа:

1. Прослеживаемые в системе «Честный ЗНАК» (ЧЗ). Изготовитель либо импортёр наносят на такие товары идентификаторы DataMatrix. И принимать товары без них запрещено. Если штрих-код был утерян или повреждён в процессе транспортировки, но товар подлежит обязательной маркировке, то перед продажей его необходимо перемаркировать, а если он изначально не был промаркирован изготовителем, то отправить обратно.   

2. Не попадающие под требования обязательной маркировки. Это обычный линейный штрих-код, и в случае его утери или порчи можно просто сгенерировать код внутреннего учёта.  

В каждом из этих случаев участнику потребуется специализированный принтер этикеток. Без него автоматизировать торговую точку невозможно.   

Также для автоматизации процесса учёта потребуется ТСД (Терминал сбора данных) – портативный компьютер, оснащённый встроенным сканером штрих-кодов, а также сенсорным дисплеем. Устройство является мобильным,  работает от аккумуляторной батареи и позволяет свободно перемещаться по всему складу или торговому залу.

На рынке кассового оборудования представлен большой ассортимент ТСД, которые отличаются между собой стоимостью и функционалом. Поэтому при выборе конкретной модели ТСД участнику необходимо в первую очередь смотреть на потребности торговой точки, а также задачи, которые планируется выполнять с помощью устройства. Это позволит приобрести максимально адаптированное оборудование и сэкономить на лишнем функционале.   

Следует помнить, что одних аппаратных возможностей ТСД может быть недостаточно для автоматизации процесса товарного учёта. За распознавание штрих-кодов, обработку информации, а также интеграцию с 1С отвечает специализированное товароучётное ПО, которое инсталлируется на мобильный ТСД. Например: Mobile SMARTS , DataMobile .

Автоматизация процесса частичной инвентаризации: как подсчитать остатки, не закрывая магазин

Ниже мы рассмотрели автоматизацию процесса инвентаризации на примере выполнение частичного товарного учёта в 1С:

1. В программе учёта товара сгенерируйте задание с перечнем товара, который требуется пересчитать и выгрузить на ТСД.

2. Работник торговой точки создаёт задание с перечнем товара, который требуется пересчитать, а также выгрузить на ТСД.

3. Ответственный сотрудник сканирует штрих-коды с нужных позиций. Если случайно будет отсканирована метка с товара, который отсутствует в задании, программа выдаст ошибку.

4. По окончанию работы полученная информация выгружается с ТСД в 1С.

По итогам учёта в случае обнаружения несоответствий производится списание либо оприходование.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.