Инвентаризация склада одним касанием, или 5 причин, зачем вам нужен ТСД

Сотрудникам неавтоматизированных складов приходиться проводить инвентаризацию товара при помощи бумажных описей. Это зачастую влечёт за собой совершение большого количества ошибок в учёте, пересортицу, недостачи и т.д. К тому же, на период выполнения проверки вынужденно приходиться останавливать работу склада останавливая важные бизнес-процессы, к примеру, сбор и комплектацию заказов. Решить эти и другие трудности позволяет использование термина сбора данных (ТСД).  

Инвентаризация на складе: что это

Инвентаризация склада – представляет собой пересчёт реальных складских остатков и последующее сравнение их количества с информацией отмеченной в программе учёта товара.  

 Это позволяет:

• Определить точное количество товара на складе.

• Своевременно определить наличие излишек, недостач или пересортицы.

• Производить оценку состояния и качества реализуемых товаров.

• Выявить что является основной причиной недостач (воровство, халатность, некорректное ведение учёта и т.д.).

Помимо этого проведение инвентаризации по бумажным ведомостям может отнять несколько дней. Использование же ТСД позволяет сократить это время до одной смены.  

Причины проведения инвентаризации на складе

Обычно решение о необходимости проведения инвентаризации принимает руководитель. В небольшой торговой точке, где за кассой стоит владелец, инвентаризационные действия можно проводить пару раз в месяц, а в крупной сети проверки могут выполняться каждый день. Администратор или другой уполномоченный сотрудник определяет отдел или группу товара, а работники пересчитывают его остатки в зале и на складе. В отдельных ситуациях, к примеру, при ликвидации организации или смене управляющего лица, в крупной торговой точке может производиться общая инвентаризация.  

Типы инвентаризации на складе

Осуществление проверки ТМД, разделяют по различным признакам. Например, по объёму можно выделить такие типы:

1. Полная ревизия склада – предусматривает проведение учёта для всех ТМЦ организации.

2. Частичная инвентаризация – предусматривает сличение товарных остатков по выделенным товарным группам. В случае обнаружения недостач или излишков, область проверки расширяется.

По методу выполнения, инвентаризации делятся на:

1. Сплошные – осуществляется проверка всех товаров на складе либо по определённому месту хранения.

2. Выборочная инвентаризация – предусматривает пересчёт товаров, которые закреплены за отдельным материально ответственным лицом.  

Инвентаризации могут проводиться в плановом и внеплановом порядке. В первой ситуации график выполнения проверок может утверждаться руководителем, а во втором – учёт осуществляется по мере необходимости. К примеру, в случае порчи имущества или смены МОЛ.  

Также существуют циклические инвентаризации – это когда для всех представленных в магазине товарных групп выставляется определённая частота и последовательность проверок (к примеру, еженедельно).   

Что такое инвентаризационная опись

Опись или инвентаризационный акт – представляет собой документ со списком товаров которые требуют пересчёта. В товароучётных программах, к примеру 1С, она создаётся за несколько секунд по заданному макету. К тому же можно сгенерировать документ самостоятельно по заданной форме ИНВ-3.   

Последовательность и регламент проведения инвентаризации на складе

Последовательность проведения проверки на складе будет напрямую зависеть от выбранного метода проведения инвентаризации. Но при этом образец регламента для собственной организации можно составлять, отталкиваясь от методических указаний из Приказа №49:

1. Подготовка склада к инвентаризационным действиям, оформление приказа, распечатка описи, сбор комиссии.

2. Выполнение проверки и определение реального количества ТМЦ.

3. Внесение данных в ведомость.

4. Анализ полученных данных, сравнение результатов с информацией указанной в товароучётной программе.

5. Формирование приказа об утверждении результатов инвентаризации.

На финальном этапе, нужно при помощи специальных проводок отразить результаты инвентаризации ТМЦ в бухгалтерском учёте. К примеру: если виновник определён, недостача может быть проведена с использованием: Дт 73 Кт 94 (списание на материально ответственное лицо).

Автоматизация склада для инвентаризации: зачем нужен ТСД

Неподготовленному участнику, инвентаризация ТМЦ на складе может показаться трудным, энергоёмким процессом сопровождаемым ведением большого количества различных документов.

Но автоматизация товарного учёта позволяет существенно облегчить и ускорить его выполнение. Ниже мы привели пять аргументов в пользу приобретения ТСД, а также внедрения автоматизации в рабочие процессы:

1. Инвентаризация проводится во время рабочего процесса, нет необходимости в закрытии складе. А значит предприниматель может сэкономить на оплате сверхурочных для персонала.

2. С ТСД ручное внесение информации снижается до минимума, поэтому практически исключается возможность ошибок совершаемых персоналом из-за усталости или невнимательности.

3. Кладовщик может в любое время переслать опись на ТСД, и выполнить проверку количества товара на вверенном ему участке. Это можно выполнить даже в межинвентаризационном промежутке, к пример если необходимо на время отпуска передать дела другому, ответственному за склад сотруднику.    

4. Не требуется тратить время на ручное внесение информации в систему. Все сведения выгружаются на ТСД в автоматическом режиме.  

5. Цифровые документы хранятся в памяти  ТСД. Поэтому пользователь может без труда найти необходимую ведомость, просмотрев информацию о том, какой сотрудник её заполнял.

Если на складе организована адресная система хранения, то инвентаризация при помощи ТСД займёт не более двух часов. На терминале можно просматривать не только перечень товаров, но также их «адреса» - места хранения.   

Какое оборудование и ПО выбрать, чтобы подготовиться к инвентаризации

Для автоматизации бизнес-процессов на складе необходимы:

1. Принтер этикеток.

2. ТСД.

Для обмена информацией с программой учёта товара, выгрузки документов, а также получения заданий из неё. Пользователю необходимо инсталлировать на ТСД специализированный мобильный софт. Одним из популярных решений является «Mobile SMARTS: Склад 15» от «Клеверенс». ПО позволяет автоматизировать все стандартные складские бизнес-процессы, такие как: приёмка, сбор заказов, инвентаризация, отгрузка и т.д. В системе можно генерировать упаковочные листы, редактировать этикетки, вести адресный учёт и многое другое.   

Как правильно и быстро провести инвентаризацию на складе при помощи ТСД

Правила выполнения инвентаризации на складе с ТСД достаточно просты. Пользователь считывает штрих-коды, после чего сведения в автоматическом режиме переносятся в ведомость.

В софте от «Клеверенс» имеется доступ к пересчёту сразу двумя способами, которые мы описали ниже (по заданию из 1С и по факту).

Последовательность проведения инвентаризации на складе по заданию из 1С

1. Пользователь выгружает из учётной системы документ с перечнем товаров, которые необходимо посчитать.

2. После чего входит в приложение и во вкладке «Инвентаризация» открывает необходимую ведомость.

3. Оператор по очереди считывает штрих-коды с товаров, отмеченных в ведомости. После чего система в автоматическом режиме заполняет количество в графе «Факт». Если фактическое значение сойдётся с плановым, в графе появиться пометка «ОК». Все разночтения помечаются красным шрифтом.  

Этапы проведения инвентаризации по факту

Данный способ подходит для выборочных проверок, к примеру, когда кладовщику необходимо посчитать все товары в выделенной зоне хранения.

Алгоритм действий при этом будет следующим:

1. Пользователь ТСД генерирует в системе документ «Пересчёт товаров».

2. После чего в окне считывания по очереди сканирует штрих-коды с товара.

3. На дисплее ТСД в графе «Факт» появляется реальное количество товара (в случае необходимости значение можно выставить самостоятельно).

По окончанию операции документ выгружается в 1С. Затем бухгалтер производит сверку плановых и реальных значений. Все недостачи и излишки отмечаются в учёте через акт списания и оприходования.

Таким образом, ТСД позволяет облегчить не только саму процедуру инвентаризации, но и упростить ведение бухгалтерского учёта, сократив ошибки и позволив сэкономить время.