Инструкция для кассира, который работает с оборудованием

После принятия новых правил установки и использования техники на кассах изменились и правила, в соответствии с которыми она должна использоваться. Теперь для организации правильной работы и отсутствия проблем с контролирующими органами предпринимателю и сотруднику нужно выучить принципы и особенности работы кассы.

Изучение принципов работы устройства. Требования к оборудованию

Для начала необходимо понять, что представляет собой устройство. Как правило, это аппарат, который дает предпринимателю возможность качественно обслуживать клиентов и взаимодействовать с налоговой службой без личного присутствия. Как правило, требования к такой технике простые:

1. Аппарат должен иметь чип (фискальный накопитель), который необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую службу. Такое устройство нуждается в регулярной замене, которая в зависимости от оборудования может производиться раз в 13, 16 месяцев или же один раз в три года.

2. Для нормальной работы кассы должно быть организовано качественное и бесперебойное подключение к сети. Данные с такого устройства передаются в постоянном режиме. Работа без интернета возможна, однако после его подключения вся информация в течение одного месяца должна быть передана налоговой, в ином случае устройство будет заблокировано.

3. Кассовый аппарат должен выдавать клиенту чек, который соответствует новым требованиям. Теперь на таком документе должно появиться еще одно поле – электронный код, который сканируется специальным программным обеспечением для просмотра чека. Также устройство должно иметь возможность электронной отправки документа.

Передача всех данных должна производиться при участии ОФД – оператора фискальных данных. Это предприятие, которое имеет право легально обслуживать компании и организовывать их обмен информацией с налоговой.

Естественно, касса должна полностью соответствовать требованиям к функционалу и характеристикам. Они прописаны законодательно.

Закон приводит большое количество требований, и перед тем, как приобрести фискальный накопитель, будет необходимо проверить, соответствует ли он всем пунктам, обозначенным в документе. Также вы можете обратиться к электронным сервисам, которые дают возможность проверить соответствие онлайн.

Процесс работы с кассовым аппаратом

1. Покупатель должен провести оплату продукта наличными или же воспользоваться картой банка.

2. Информация о проведенной покупке отправляется на фискальный накопитель, который производит шифрование чека и отправку его оператору данных.

3. После получения чека, оператор проводит его проверку и отправляет в налоговую, которая должна в свою очередь подтвердить получение чека.

4. Кассир производит печать и отправляет (если это необходимо) электронный чек клиенту.

Кассиром может быть любой из работников предприятия. Перед этим он проходит длительный инструктаж, в ходе которого знакомится с требованиями законодательства к системе работы кассы и изучает правила работы с оборудованием. Руководители также могут заключить с кассиром договор, который будет возлагать на него материальную ответственность. Это дает возможность перестраховаться на случай непредвиденных ситуаций.

Работа с кассой в магазине

Перед тем, как начать работу с кассой, кассир должен пройти обучение и научиться работать со всем оборудованием. Первое действие в начале любого рабочего дня – это открытие смены. Кассиру необходимо будет напечатать отчет об этом действии и отправить его в ОФД. Отчет содержит информацию касательно смены, самого кассира и устройства, с которым будет производиться работа. Если кассир не уверен в том, что в этот день будут покупатели, лучше не открывать смену до того, как он дождется первого клиента. После того, как смена заканчивается, кассир должен сдать все наличные и сформировать отчет о закрытии кассы.

Руководитель предприятия обязан провести качественное обучение сотрудника работе с кассой. Обязательно нужно проработать разные ситуации и алгоритмы действий кассира.

Если в магазине отключают свет или при завершении смены обнаружены лишние средства, кассир обязательно должен сформировать и отправить чек коррекции.

Если покупатель производит возврат товара или же в чеке была посчитана лишняя продукция, сотрудник магазина должен будет сформировать чек по алгоритму «возврат прихода». Для этого будет необходимо получить от покупателя заявление о возврате товара, сформировать качественную накладную и сформировать чек. Он должен содержать всю ту же информацию, что и стандартный, однако в графе «признак расчета» должно быть проставлено «возврат прихода».

Если покупатель вносит авансовый платеж, в поле «признак расчета» необходимо будет проставить значение «аванс/предоплата». В других же случаях действия кассира подчиняются стандартным правилам работы.

Проведение обучения для кассира

Чтобы работа велась в соответствии с законодательством, кассир должен соблюдать такие правила:

1. Во время отключения электричества работу вести запрещается, так как аппарат не передает информацию оператору.

2. Если на объекте не работает интернет, производить работу можно не дольше одного месяца. После этого накопитель будет заблокирован, и придется оплачивать штраф.

3. Кассир не имеет права оставлять рабочее место, если касса работает. Также запрещается допускать к ней посторонних.

4. Если покупатель запрашивает чек, кассир обязан его предоставить.

Организации, которые занимаются установкой и настройкой кассы, также занимаются обучением персонала. Для проведения инструктажа сотрудников необходимо обратиться к специалистам.