Формат фискальных документов – что означает это понятие и как узнать версию ФФД?

Переход на онлайн-кассы подразумевает изменения во взаимодействии со всеми участниками рынка – не только между продавцом и покупателем, но и контролирующими органами, а также ОФД. В первую очередь этот процесс породил необходимость в унификации, создании единого шаблона для фиксации данных таким образом, чтобы они были понятны всем субъектам товарооборота.

Поэтому вид компоновки данной информации регламентируется на законодательном уровне и представляет собой унифицированные требования относительного того, что фиксируется на товарном чеке (ФФД ККТ). Такие же требования распространяются на бланки строгой отчетности.

Получить сведения о формате фискальных документов конкретной контрольно-кассовой машины (ККС) можно, распечатав документы об открытии смены, а также, обратившись к реестру Федеральной налоговой службы (ФНС).

Существуют и другие методы получения информации о ФФД. Какие именно? Об этом вы узнаете дальше.

Как узнать версию формата фискальных документов кассового оборудования?

Как получить данные о версии ФФД кассового аппарата зависит от самого оборудования. На примере наиболее популярных моделей рассмотрим, что именно нужно сделать, чтобы узнать нужную информацию.

Касса Эвотор. Для получения ФФД распечатайте отчет о регистрации и подтверждении открытия смены. Первый документ вы сможете найти во вкладках настроек. Если итог регистрации не имеет числовых значений, то пользовательская версия – 1.0. При числовом значении 2 – версия ФФД аппарата – 1.05; 3 – 1.1.

Касса Атол. Необходимо выполнить такие действия:

- отключите аппарат от сети;

- затем нажмите и удерживайте кнопку перемотки ленты и одновременно включите оборудование;

- далее последует два звуковых сигнала: первый – свидетельствует о том, что аппарат подключен к сети, второй – что нужно отпустить клавишу перемотки.

Обратите внимание: между двумя звуковыми сигналами есть небольшая пауза. Не отпускайте клавишу перемотки в это время, иначе так прервется вся операция.

Результатом этих действий станет документ со сведениями о версии ФФД. Если же строки с такой информации нет – значит используется первый вариант компоновки ФД.

Касса Вики. Версия ФФД отражена в меню оборудования. Просто выберите нужный пункт в настройках – там вы найдете необходимую информацию.

Универсальный способ проверки. Информация о версии ФФД находится в личном онлайн-кабинете оператора. Если данные недоступны, нужно обратиться к оператору фискальных данных.

Как перейти на версию ФФД 1.05, не меняя фискальный накопитель?

Если смена фискального накопителя – процедура необязательная к выполнению, то перерегистрацией кассового аппарата при переходе на версию ФФД 1.05 придется заняться.

Сделать это можно, при соблюдении следующих условий:

• Необходимо произвести закрытие последней смены, которая была на старой версии.

• Оператор должен получить всю фискальную отчетность.

В чем главные отличия всех трех версий?

Наиболее устаревшей версией ФФД является 1.0. Именно она использовалась предпринимателями, которые первыми перешли на онлайн-кассы. Данный формат максимально удобен при ведении розничной торговли. Для других же операций такая версия ФФД уже не подходит, поскольку вы не сможете проделать ряд манипуляций – провести аванс или предоплату за товар, это  влечет за собой свои трудности в процессе отгрузки товара, при ведении складского учета, составления отчетности по остаткам и другое.

А вот версия ФФД 1.05 уже более современна и открывает широкие возможности для проведения различных операций и сложных сделок. Так данная версия уже сможет пробивать авансовые чеки, а также чеки по выполненной конкретной услуге.  Кассовый чек при версии 1.05 должен иметь следующие обязательные реквизиты:

• Версия: содержит в себе техническую информацию;

• ИНН кассира: указывается ИНН того сотрудника, в компетенцию которого входят обязанности по формированию фискальной отчетности. Намеренное скрытие ИНН кассира – незаконно.

• Место расчетов. Эти данные нельзя назвать аналогом "Адреса". В данной строке фиксируется конкретное место, где проводится купля-продажа. При этом она должна быть не более 256 символов.  Место расчетов дает точную информацию об адресе и содержит в себе уточнения.

• Способ оплаты. Данная строка определяет способ проведения денежной операции. Вариантов есть несколько: работа по полной или частичной предоплате, аванс, частичный расчет, кредит, оплата кредита и другое. Каждый метод имеет свое определение, которому присвоен номер (1, 2, 3, 4 ...).

• Ставка НДС. Данный реквизит указывается в полном объеме: налоговая ставка пропечатывается цифрами, с обязательным указанием сотых чисел после точки.

• Суммирование платежа при внесении аванса/предоплаты за товар. В данной строке указывается информация о полной стоимости товара уже с учетом аванса или же цена с частичным кредитом при другом способе оплаты – постоплате.

• Сумма встречным представлением. Данный реквизит считается одним из наиболее важных и сложных, поскольку подразумевает под собой выполнение сразу нескольких операций. В случае возврата товара с последующей заменой на другую единицу, данный реквизит отображает факт неполучения денежных средств. Встречное представление – это идентификация продажи, возврата и приобретение новой продукции с идентичной стоимостью. Данный реквизит также используют при неполадках в работе кассового аппарата, когда из-за технических неисправностей не была пробита нужная операция.

• Электронный адрес отправителя и сайт Федеральной налоговой службы. Этот информационный блок печатается внизу чека.

Перейти на обновленную версию ФФД 1.1 можно также без замены фискального накопителя. При этом список реквизитов, обязательных для указания на чеке, будет несколько шире. Данная версия открывает еще больше возможностей для проведения различных транзакций и других операций.

Обязательные реквизиты версии ФФД 1.1:

• Признак предмета расчетов. Этот реквизит отражает данные о товаре, услуге или проделанной работе, за который была внесена оплата. Реквизит состоит из такой информации:

- конкретизация товара (кроме подакцизных): указывают наименование и торговое название конкретной позиции.

- подакцизные товары: оказываются полные сведения о товаре.

- «работа»: описываются действия, за выполнение которых будет произведена оплата.

- «услуги»: имеет полное описание оказанной услуги. Не нужно думать, что пункты «работа» и «услуги» идентичны. Если работа подразумевает определенный вид деятельности (производство, переработка и т.д), то услуги направлены на удовлетворение нематериальных нужд (оказание медицинской помощи, аренда недвижимости и т.д.).

- ставки: этот реквизит используется в сфере азартных игр, и в данной строке указывается информация о размере денежных средств.

- сумма выигрыша: также используется в сфере азартных игр и фиксирует размер выигрыша в денежном эквиваленте.

- лотерея: указывается информация о денежных средствах за реализацию лотерейных билетов.

- лотерейный выигрыш: содержит информацию о сумме выигрыша по лотерейному билету.

- оплата интеллектуальной собственности: реквизит отражает факт оплаты денежного вознаграждения за использование результатов интеллектуальной деятельности.

- дополнительные платежи: штраф, бонусные выплаты, пеня и т.д.

- агентское вознаграждение: фиксируется эквивалент денежного вознаграждения за услуги агентов и поверенных лиц, комиссионеров и субагентов.

- другие предметы расчета: указывается информация о других способах получения оплаты.

• Единица измерения. Данный реквизит указывает единицу учета товара, часы работы, особенности и специфику оказанных услуг, другие уточняющие данные. Строка должна состоять не более чем из 16 символов.

Обновить кассовый аппарат с версии ФФД 1.0 можно сразу до версии 1.1. Единственное условие – поддержка данной версии самим оборудованием. Узнать, поддерживает ли ваш аппарат другую версию, можно непосредственно на официальном сайте производителя или такими способами:

- просмотреть информацию в личном кабинете оператора, с которым у вас заключен договор;

- необходимые данные также содержатся в отчете при открытии новой смены;

- узнать, совместим ли кассовый аппарат с другими версиями можно из отчета о текущем состоянии онлайн-кассы.

Однако соответствие аппарата новым требованиям больше определяется прошивкой оборудования, чем характеристиками его накопителя.

Что касается списков обязательных реквизитов, которые указываются на чеке, то изменить их самостоятельно вы не можете. Любое нарушение компоновки сведений или их отсутствие является причиной признания фискального чека недействительным.  И санкции за нарушения правил предоставления фискальной отчетности равны штрафу за ведения торговли без чеков.

При переходе на новую версию ФФД может потребоваться переустановка или апгрейд товароучетной программы. Если была произведена переустановка ПО, то по ее завершению нужно будет перезагрузить кассовый аппарат.

Особенности чеков коррекции при версиях ФФД 1.0, 1.05 и 1.1

Детальнее ознакомиться с алгоритмом действий и подробной информацией о том, что нужно делать в случае невыполнения торговой операции через кассу или в ситуации, когда были допущены ошибки при выполнении манипуляций, можно в Методических рекомендациях налоговой службы от 06.08.18.

Есть два способа решения данной проблемы:

- коррекция чека;

- возврат.

Каким именно способом можно решить эту проблему, зависит от режима передачи фискальных документов. Стандартный алгоритм действий состоит в следующем:

- в личном кабинете оператора нужно найти информацию о формате фискальных документов;

- если торговая операция не проводилась через кассу, то нужно оформить чек коррекции, при этом версия ФФД в данном случае значения не имеет;

- если торговая операция проводилась через кассовый аппарат, но во время продажи были допущены ошибки, то при версии 1.0 и 1.05 вам потребуется сформировать чек обратного признака (возврата), а при версии 1.1 – оформить чек коррекции.

Можно ли оставить все как есть и не исправлять допущенные ошибки? Ответ однозначный – нет! В первую очередь такое бездействие приведет к солидному штрафу от налоговой службы. Ведь допущение неточностей и игнорирование данного факта является нарушением действующих норм и правил, регламентированных на законодательном уровне.

Обратите внимание на такой аспект: коррекционный чек можно пробить на любом кассовом аппарате торговой точки. Значение имеет не единица техники, а сам факт коррекции допущенной ошибки.

Что можно сделать, если оплата не прошла через кассовый аппарат (версии ФФД 1.0 и 1.05):

• Потребуется оформление акта. В нем нужно указать все проведенные операции не через кассу и дату нарушения, а также зафиксировать наименование товара, количество единиц и стоимость. Еще в акте подробно описывают ситуацию, по которой торговая операция прошла не через кассу. Оформленному документу присваивается номер, его датируют и заверяют подписью должностного лица и печатью предприятия.

• Формируется чек с правильным признаком. Если были допущены ошибки во время приема денежных средств, то выбирайте признак «Приход», если при выплате денег – нужный признак «Расход».

• Сформируйте основание, служащее причиной для коррекции допущенных неточностей. «Самостоятельно» - если вы сами обнаружили ошибку в проведении торговой операции. «По предписанию» - если данный факт фиксировала налоговая служба.

• О допущенной ошибке, составлении акта и исправлении неточностей нужно проинформировать налоговую службу, абонентом которой вы являетесь.

Алгоритм действий при выполнении чека коррекции при  ФФД 1.1 состоит в формировании корректировочного документа, с указанным в нем нужным признаком и причиной коррекции:

- самостоятельно или по предписанию;

- указать реквизиты документа для правок в фискальной отчетности;

- уточнить дату обнаружения неточности и дату ее исправления.

Затем потребуется внести данные о товаре, работе или услуге: указать их наименование, важные сведения, необходимые для проводки сделки.

Все цифры, которые корректируются, отражаются самостоятельно – отдельной строкой.

Если вы пробили чек с ошибкой, важно уточнить ее суть. В соответствии с новыми, актуальными на 2019 год, требованиями при неправильном указании НДС:

• Формирование документа возврата прихода. В нем нужно зафиксировать данные, которые соответствуют тем, что поддаются корректировке. Информация вносится в дополнительный реквизит, а способом оплаты выбирают встречное представление. Эти действия позволят сделать факт невозврата денежных средств законным.

•  Формирование правильного чека. В нем отражают факт прихода и дополняют сведениями неправильного чека. Так некорректный вариант чека вы привяжете к откорректированному. Затем выбирайте как вариант оплаты встречное представление – этим вы подтвердите, что с покупателя не взимались дополнительные денежные средства.

Исправление ошибок на оборудовании АТОЛ не имеет никаких отличий от тех правил и требований, которые были представлены выше.