Электронная подпись - что это и как получить

Электронная подпись представляет собой данные, записанные в электронно-цифровом формате, которые позволяют заверить, что определенное лицо подписал какой-либо документ, даже в случае, когда оно не подтверждает это. Также выполняет задачу обеспечения заверения достоверности документа, что означает, что после его подписания никакие изменения не вносились ни случайно, ни намеренно. В существующем Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 отражены правила, касающиеся ЭЦП. Так как в последнее время организации начали использовать электронный документооборот, ЭЦП применяется фактически во всех сферах деятельности. Электронная подпись необходима для ведения различных торгов, для предоставления отчетности в контролирующие органы, применяется в Системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), для обмена электронными документами между различными предприятиями, а также при проведении иных процедур, имеющих юридическую силу. 

Виды электронных подписей 

При осуществлении электронного документооборота применяют следующие виды электронной подписи: 

• простая ЭП — это определенный способ проверки личности (например, логин и пароль, код подтверждения из СМС, USSD и тому подобное); 

• усиленная ЭП (может быть квалифицированной и неквалифицированной). 

Данные виды обладают различными сферами использования и уровнем защиты. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается путем шифрования данных на основе криптографических алгоритмов. Квалифицированная электронная подпись (КЭП), имеет такие же характеристики, как и НЭП, но к ней применяется ряд более жестких ограничений: 

• ключ проверки должен содержаться в квалифицированном сертификате; 

• программное обеспечение должно быть сертифицировано в ФСБ РФ и соответствовать определенным стандартам; 

• выпускать сертификаты могут лишь удостоверяющие центры, прошедшие процедуру аккредитации в Минкомсвязи;  

• к применению допускаются только российские криптографические алгоритмы, соответствующие ГОСТ. 

Юридический статус КЭП намного выше, чем у НЭП. Однако, оба вида электронных цифровых подписей разрабатываются с применением закрытого ключа подписи в результате криптографического преобразования данных, то есть с использованием одинаковых алгоритмов.  

ПЭП обычно автоматически генерируется информационной системой, к которой обращается пользователь, а также есть возможность сделать ее самостоятельно. 

НЭП можно сгенерировать с помощью специального программного обеспечения или же получить в УЦ. Квалифицированную электронную подпись может выдать только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию. Каким образом сделать электронные подписи различных видов рассмотрим ниже. 

Как получить простую электронную подпись? 

Простая ЭП применяется для аутентификации на сайтах, получения госуслуг, заверки электронных документов, при банковских транзакциях, как ключ доступа к базам данных и файлообменникам. Например, процессом получения ПЭП можно считать подтверждение выполнения входа на веб-портал или в интернет-банк с помощью одноразового кода из СМС. 

Также доступны и другие варианты создания ПЭП. Для получения простой электронной цифровой подписи, необходимо выбрать программное обеспечение. К использованию рекомендуется следующее ПО: 

1. Microsoft Office. Открыть документ и перейти в меню «Файл». Выбрать наименование раздела «Защита документа», после чего кликнуть по вкладке «Добавить цифровую подпись». Программа выполнит запрос на получение партнерского ПО при первом создании ЭЦП. Примером такого приложения можно привести программу «Карма» с интерфейсом на русском языке. Она произведет установку электронной подписи в операционную систему, после чего необходимо выполнить сохранение документа. 

2. Приложение КриптоПро CSP. В нем реализована возможность создания как простой, так и усиленной электронной подписи. 

3. USB-токен – устройство, внешним видом напоминающее обычную флешку. ПЭП можно получить в удостоверяющем центре на защищенном носителе. Позволяет обеспечить защиту документов и файлов копирования, а также в случае необходимости подтвердить авторство.

Помимо этого, физические лица для получения персональной электронной подписи, имеют возможность пользоваться специальными сервисами, например, New Old Stamp, Wise Stamp или HTMLsig. 

Так как простая электронная подпись не придает юридической силы документам, подписанным с ее помощью, она не может применяться при взаимодействии с государственными органами и подаче отчетности, при принятии участия в процедурах торгов. Взаимодействующие стороны составляют между собой соглашение, в котором указан перечень случаев признания равносильными документов, подписанных электронной и ручной подписью. В частном случае, это могут быть обязательства соблюдения конфиденциальности и положения порядка идентификации владельца электронной подписи. 

Каким образом сделать рукописный аналог электронной подписи в MS Word? 

Ниже поэтапно разберем, как самостоятельно сделать простую электронную подпись в MS Word: 

1. Поставить подпись синими чернилами на белом листе бумаги. 

2. Сделать скан части листа с подписью, после чего сохранить файл в любом из форматов: .JPG, .PNG или .BMP. 

3. Далее скан необходимо вставить в документ Word, обрезав края в соответствии с областью размещения подписи. Изображение можно сжимать или растягивать по необходимости. 

4. Подвинуть автограф в требуемую часть документа. 

5. Для добавления рядом с подписью текста (например, фамилии и инициалов, либо другой информации) необходимо установить курсор рядом с изображением и ввести нужные символы. 

6. Выделить область с подписью и текстом (в случае, если таковой был добавлен). 

7. Перейти во вкладку «Главное меню», далее «Вставка» и «Экспресс-блоки». 

8. Из выпадающего списка необходимо выбрать пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков». 

9. В полях открывшейся формы указать требуемую информацию. Необходимо внести имя файла, наименование блока (подпись), коллекцию (автотекст), а также категорию (общие). 

10. Выполнить подтверждение действий, нажав на клавишу ОК. 

Чтобы вставить шаблон простой ЭП в документ, курсор размещается в соответствующем месте файла, далее из раздела «Экспресс-блоки» нужно перейти в «Автотекст». Выделив нужный блок, поместить его в документ. После выполнения сохранение файла, он готов к отправке его к конечному адресату. 

Как получить неквалифицированную электронную подпись? 

В большинстве случаев НЭП получают в удостоверяющем центре на защищенном USB-носителе, при этом к УЦ не предъявляется требование об обязательной процедуре аккредитации в Минкомсвязи. В отдельных случаях применяют специализированное программное обеспечение для получения НЭП. 

Неквалифицированная электронная подпись используется для внутреннего документооборота предприятий. Однако, при имеющемся соглашении, где прописаны правила ее идентификации и применения, может использоваться для содействия с контрагентами. В создании сертификата необходимость отсутствует. 

Так как НЭП обладает довольно небольшим набором функций, в основном применяется физическими лицами, а индивидуальными предпринимателями и организациями лишь в редких случаях. В личном кабинете на сайте ФНС предусмотрена возможность бесплатного оформления НЭП. Хотя такая электронная подпись дает владельцу только возможность отправлять документацию в налоговую службу посредством опять же личного кабинета. 

Где сделать квалифицированную электронную подпись? 

Данный вид электронной подписи генерируется с помощью специальных криптографических алгоритмов, соответствующих государственным стандартам. Квалифицированная ЭП является по юридической значимости стопроцентной альтернативой ручной подписи. Она обладает юридической значимостью и позволяет заверить подлинность любого документа, дает возможность принимать участие в торгах. Для применения такой подписи необходим токен со средствами создания и проверки, а также установка лицензионного программного обеспечения, работающего в период действия ключа. Дополнительно потребуется установка личного сертификата, а также библиотек применения квалифицированной электронной подписи. 

Для того, чтобы получить квалифицированную электронную подпись, необходимо обратиться в аккредитованный Минкомсвязью УЦ. Сделать это можно как при личном посещении, так и удаленно. Ознакомиться со списком таких удостоверяющих центров можно на официальном сайте ФНС. 

В зависимости от категории заявителя (физическое лицо, ИП или юридическое лицо), собирается и подается в УЦ на рассмотрение определенный пакет документов. После рассмотрения документов сотрудники удостоверяющего центра выдают защищенный носитель с записанными сертификатом и ключом электронной подписи. За дополнительную плату обычно предлагается приобрести средства криптозащиты. 

КЭП получается на один год, по истечению которого ее нужно будет продлить либо перевыпустить. 

Как получить цифровую подпись лично в УЦ? 

Прежде чем подавать документы на получение электронной подписи, необходимо подобрать удостоверяющий центр и понять, какой вид ЭЦП подходит под требования выполнения задач. Из перечня УЦ на официальном сайте ФНС можно подобрать организацию, прошедшую процедуру аккредитации для выдачи КЭП. 

Далее необходимо выполнить следующие действия: 

1. Заполнить форму заявления выбранного вида (в зависимости от специфики применения). Заявление заполняется при личном посещении УЦ.  

2. Предоставить в удостоверяющий центр требуемый пакет документов (список будет отличаться для физических лиц, ИП, юридических лиц). 

3. Произвести оплату предоставляемой услуги УЦ. 

Электронная подпись обычно создается в течение суток. В соответствии со ст. 19.3 Федерального закона № 166-ФЗ от 08.06.2020, при прекращении действия сертификатов до 1 августа 2020 г., автоматически создается документ с идентичным наполнением и сроком действия, равным трем месяцам. 

С 1 января 2021 года дополняются и ужесточаются требования, регламентирующие получение и использование электронных подписей: 

• будет введено понятие «доверенная третья сторона», по факту это юридическое лицо, ответственное за осуществление функций проверки ЭЦП в электронных документах в определенный период времени; 

• принята модель аккредитации доверенной третьей стороны; 

• регламентирована процедура использования квалифицированной ЭП при непосредственном участии в разного рода сделках, имеющих юридическую силу; 

•  при применении КЭП существует правила создания доверенностей (если таковые задействованы). 

В Федеральном законе № 476-ФЗ от 27.12.2019 г. можно изучить полный список изменений.   

Получение электронной подписи онлайн 

Для проведения процедуры получения ЭЦП онлайн необходимо изучить, какие и в каком формате потребуются документы. После необходимо выполнить следующие шаги: 

1. Выбрать организацию, оказывающую услуги по удаленной выдаче электронных подписей. 

2. Перейти за сайт компании и создать заявление. 

3. Дождаться звонка представителя. 

4. Произвести оплату услуги. 

5. Отправить через электронную почту необходимые документы. 

6. И наконец, забрать электронную подпись самостоятельно либо курьером. 

Хотя имеется возможность пересылки готовой КЭП на e-mail, но все же сотрудники удостоверяющих центров настоятельно рекомендуют получать электронную подпись на специальном защищенном носителе. Его передают лично в руки получателю, что снижает риски, которые имеются при выдаче ЭЦП по e-mail. Организация, перед тем как принять заявление о предоставлении услуги получения КЭП онлайн, в обязательном порядке уведомляет заявителя о последствиях неответственного хранения данных. 

Как сделать ЭЦП физическому лицу? 

Граждане РФ имеют право оформления электронной подписи в установленном порядке и пользоваться ею для идентификации электронных документов при передаче отчетов в соответствующие организации, уплате штрафов, взысканий и иных действиях. 

Где физическое лицо может получить ЭЦП? В случае, если нужна простая электронная подпись, то можно прибегнуть к помощи стандартных программ, выполняющих функции создания ПЭП. При необходимости получения НЭП стоит обратиться к профильным специалистам. Если же физическому лицу требуется КЭП для определенных целей, то такую проблему ему помогут решить в аккредитованном удостоверяющем центре, хотя такие случаи редки и носят единичный характер. 

Физическому лицу для получения электронной подписи требуется собрать следующий набор документов: 

• заявление на выдачу ЭП; 

• паспорт получателя; 

• свидетельство о постановке на учет в ФНС; 

• СНИЛС. 

В случае, если в интересах владельца действия производит третье лицо, то нужно выписать на него доверенность и заверить ее у нотариуса. 

Как сделать цифровую подпись для ИП? 

Также не возникает никаких сложностей и при получении электронной подписи индивидуальными предпринимателями. В удостоверяющий центр необходимо будет подать следующие документы: 

• паспорт; 

• выписка из ЕГРИП; 

• ИНН; 

• СНИЛС. 

При этом, если уполномоченное лицо представляет интересы владельца, также, как и в случае с физическим лицом, необходимо предоставить заверенную нотариусом доверенность. 

Индивидуальные предприниматели при использовании квалифицированной электронной подписи получают возможность совершать документооборот с контролирующими органами, принимать участие в госзакупках, заверять различного рода электронные документы, кроме этого проводить сделки и другие действия, обладающие юридической силой. 

Как сделать ЭЦП для юридического лица? 

Юридические лица относятся к категории, которой наиболее часто необходима квалифицированная электронная подпись, которая имеет наиболее высокую степень защищенности. Данный вид подписи обеспечивает высший уровень безопасности при возможности выполнения финансовых операций фактически из любой точки мира. Удаленное ведение бизнеса, несомненно является огромным плюсом для владельцев КЭП. 

Юридические лица также получают электронную подпись в аккредитованных УЦ. Перечень необходимых документов для них будет таким: 

• паспорт заявителя; 

• заявление; 

• выписка из ЕГРЮЛ; 

• ИНН организации; 

• СНИЛС руководителя; 

• протокол заседания о назначении руководителя. 

Уже с 1 января 2022 года будет нельзя получить электронную подпись только на уполномоченного представителя юридического лица. Таким образом, если в интересах юридического лица действует доверенный специалист, в аккредитованном удостоверяющем центре необходимо будет получить ЭЦП и на него тоже. Таким образом, выходит минимум две электронных подписи на организацию. 

В качестве дополнения к вышесказанному, необходимо заметить, что в условиях современного рынка товаров и услуг осуществлять управление бизнесом фактически невозможно без усиленной квалифицированной электронной подписи. По большей части данный факт тесно связан с поэтапным введением обязательной маркировки продукции. Как известно, государственные службы предполагают к 2024 году на все группы товаров наносить средства идентификации. В связи с этим, необходимость в получении электронных подписей возникнет для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.