Электронная подпись: что делать, если истекает срок действия

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – является обязательным атрибутом оборота электронных документов. Бумажный документооборот переведён на ПК и серверы в цифровой формат. Для их подписи используют ЭЦП, которая является юридическим аналогом подписи, поставленной вручную. Приобрести ЭЦП можно в любом удостоверяющем центре (далее - УЦ), при этом следует знать, что срок её службы составляет от 3 до 12 месяцев (зависит от вида соглашения с УЦ), после чего ее необходимо обновить.  

Нужно ли заранее переоформлять сертификат ЭЦП  

ЭЦП не перевыпускается, каждый раз УЦ создаёт и выпускает новые программные средства:

• Закрытый ключ — набор случайных символов, о которых знает только собственник.

• Открытый ключ — индивидуальная числовая последовательность с общей доступностью для всех участников ЭДО.

• Сертификат открытого ключа – документ, в котором указан срок службы, а также название предоставившего его УЦ и имя собственника.

Обычно сертификационные центры оповещают собственника за 1-2 месяца до того, как выйдет срок службы сертификата. Поэтому участникам постоянно использующим в работе ЭЦП лучше своевременно озаботиться перевыпуском, поскольку без КЭЦП невозможно:

• Пользоваться ГИС МТ «Честный ЗНАК» (для подписания УПД, а также фиксации операций с маркированными товарами через личный кабинет).

• Дистанционно предоставлять отчёты в органы надзора — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.

• Принимать участие в электронных торгах, а также аукционах и тендерах.

• Составлять обращения в арбитраж.

Для чего нужна ЭЦП: последовательность её получения

Алгоритм получения ЭЦП можно разделить на 4 этапа:

В первую очередь, выбираем тип ЭЦП, а также подходящий тариф. Здесь всё связано с потребностями конкретного бизнеса или физического лица.  

ЭЦП для физлиц позволяет:

• Регистрировать статус ИП, либо юрлица в ФНС РФ:

• Оформлять удалённые сделки с движимым и недвижимым имуществом.

• Оформлять дистанционные обращения в арбитраж.

• Получать широкий доступ к госуслугам на сайте gosuslugi.ru.

• Работать на электронных площадках библиотек высших учебных заведений.

«Стандартная» ЭЦП для юридических лиц даёт возможность:

• Дистанционной регистрации, а также перерегистрации ККМ в ФНС РФ.

• Снятие ККМ с учёта в ФНС РФ.

• Удалённое заключение соглашения на обслуживание с ОФД.

• Подтверждение типа деятельности в ФСС.

• Отправка электронных бухгалтерских и других отчётов в органы налогового контроля

ЭЦП для ЕГАИС даёт возможность:

• Дистанционной отправки юридических документов, сопряженных с оборотом алкогольной продукции.

• Регистрации ЛК в системе ЕГАИС.

• Ведения ЭДО с изготовителями, поставщиками и ритейлерами алкогольной продукции.

• Записи и подтверждения операций в системе ЕГАИС – на всех этапах товарного перемещения, начиная от его производства и заканчивая продажей конечному потребителю.

ЭЦП для электронных торгов позволяет:

• Проходить регистрацию на государственных и частных площадках.

• Осуществлять дистанционную подачу заявки на принятие участия в торгах, аукционах и государственных закупках.  

• Претендовать на получение государственного заказа.

• Покупать и продавать имущество банкротов.

Практически все ЭЦП, оформляемые на юрлицо, позволяют:

• Подавать онлайн-заявки, жалобы и апелляции в арбитраж.

• Вести внутрикорпоративный, межкорпоративный и отраслевой ЭДО.

• Вести работу с маркировкой в ГИС МТ «Честный ЗНАК».

После того как участник определится с типом ЭЦП, необходимо выбрать подходящий УЦ.  

Второй этап – оплата счёта. После того как менеджер УЦ обработает заявку, он перешлёт клиенту счёт на оплату услуг. После его оплаты пользователю необходимо будет предоставить выпускающий сертификат ЭП, а также сканы некоторых документов.  

На третьем этапе производится подготовка необходимых для работы документов. Список будет зависеть от категории заявителя. Чтобы оформить ЭЦП на юрлицо, необходимо:

• Заявление.

• Паспорт  (руководителя или доверенного лица).

• Свидетельство о госрегистрации.

• СНИЛС собственника.

• ИНН организации.

• Приказ о назначении руководителя на должность.

• Нотариальная доверенность от представителя организации.

От ИП и физлиц необходимо:

• Заявление.

• Паспорт заявителя.

• СНИЛС.

• ИНН.

• Доверенность на представителя.

Для оформления ЭЦП необходимо выслать копии документов.

Этап 4  — получение. Срок выпуска ЭЦП будет обусловлен техническими возможностями УЦ и может составить от одного до пяти рабочих дней.  

Получить ЭЦП можно на:

• Электронную почту пользователя.

• Через курьера (на специальном защищенном носителе).

• Получить в офисе УЦ.

Следует помнить, что ЭЦП для ЕГАИС – является специализированным решением и в обязательном порядке должна быть записана на защищенный носитель, к примеру, Рутокен ЭЦП 2.0. Это прописано более высокими требованиями системы ЕГАИС к безопасности информации при обмене данными.  

Популярные вопросы пользователей

Как быть, если срок службы ЭЦП уже вышел?

Как можно скорее заказать её перевыпуск. Подписывать электронные документы просроченной ЭЦП бессмысленно, поскольку она уже не имеет юридической силы.

Как быть, если сертификат и доступ к ЭЦП были потеряны?

Данная ЭЦП является скомпрометированной, поэтому необходимо как можно скорее уведомить о произошедшем сотрудника УЦ (для аннуляции подписи). Обязательно убедитесь в том, что скомпрометированная подпись была аннулирована и только после этого закажите новую.    

Можно ли получить КЭЦП бесплатно?

Начиная с 01.07.2021 года, в ФНС РФ запускается бесплатный сервис по выпуску ЭЦП. Получить их могут ИП, юрлица и нотариусы через портал госуслуг. Необходимо знать то, что данный сервис является условно бесплатным. ФНС выдвинули к заказчикам обязательное требование: в момент получения ЭЦП при себе требуется иметь защищенный носитель для ключа. Его придется купить самостоятельно.