Для чего нужны и как создаются отчёты на онлайн-кассах

Перевод российского рынка на онлайн-кассы повлёк за собой введение новых предписаний, а также отмену имеющихся.  

Кассовая реформа основана на «прозрачности» ведения расчётов, а именно на замене бумажного документооборота электронным. У участников больше нет потребности в подтверждении всех поступающих в ККМ средств, информация обо всех совершённых на ККМ операциях автоматически поступает в ФНС.  

Какие отчеты создаются на онлайн-кассе

Отчёты, создаваемые на ККМ, прописаны в ФЗ №54. Так в соответствии с п4. ст4.1. на ФН в неизменном виде могут храниться реквизиты отчётов:

• О регистрации.

• Смене характеристик.

• Открытии и закрытии смены.

• Закрытии ФН.

• О состоянии расчётов.

Ниже мы расскажем о них более подробно.

Отчеты о регистрации и смене характеристик

В соответствии с ФЗ №54, участники могут использовать ККМ для взаиморасчетов с клиентами только после того как она будет зарегистрирована в ФНС. Совершить данную операцию можно дистанционно на официальном портале ФНС, либо лично в ближайшем отделении налогового органа.  

После того как заявка будет рассмотрена, участнику будет предоставлен регистрационный номер. Необходимо в течении суток внести его в память ФН, совместно с остальными реквизитами (название компании или ИП, сведения о ККМ и т.п.), произвести фискализацию и сформировать соответствующий отчёт, в котором отображены:

• Данные об участнике.

• Характеристики и РН ККМ.

• Адрес и место установки.

• Название ОФД, а также остальные характеристики.

Такие же сведения прописаны в отчёте о смене регистрационных характеристик ККМ, также в нём отображается код причины перерегистрации. Участник формирует кассовый отчёт о смене характеристик регистрации, в случаях когда при постановке ККМ на регистрационный учёт в ФНС были совершены ошибки, поменялась СНО или другие характеристики.     

В соответствии с применяемым ФФД, набор характеристик может отличаться. Более подробно ознакомиться с перечнями можно в приказе ФНС РФ №ЕД-7-20/662@.

Отчет об открытии смены на ККМ

Оператор создаёт отчёт об открытии смены на ККМ, главное до того как будет произведён первый расчёт, с данного ФД начинается смена. С реквизитами данного документа можно ознакомиться в ПП РФ №ЕД-7-20/662@. Следует помнить, что если прошлая смена не закрыта, отчёт об открытии выпустить не получится.

Нужен ли Z-отчет на ККМ

Когда раньше использовался ККМ с ЭКЛЗ, Z-отчет был необходим для завершения смены и обнуления счётчиков. Его сведения кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Требуется ли Z-отчет на современной ККМ?

С внедрением нововведений правила поменялись, Z-отчет больше не создаётся на ККМ, вместо него создаётся отчёт о закрытии смены, после выпуска которого, данные не обнуляются, итоги подводятся только по текущей смене. Первичная форма документации, предназначенная для контроля проведения операций, потеряла юридическую силу, также как и документы по формам КМ-6 и КМ-4. Теперь «первичка» заполняется в свободной форме по жжению участника.

Отчет о закрытии смены на ККМ

По окончанию смены кассир создаёт отчёт о закрытии смены на ККМ. Его сведения также как и реквизиты остальных ФД пересылаются в ФНС через ОФД.      

Для чего нужен документ:

• Отчёт организации перед ФНС.

• Архивирование кассовых операций в памяти ФН.

• Перенос информации в систему бухучёта.

Продолжительность смены не должны превышать больше 24 часов, после чего ФН блокируется. Работа может быть продлена только после закрытия текущей и открытия новой смены. 

Отчет о состоянии расчетов, Х-отчет на ККМ

Отчёт о текущем состоянии расчётов, оператор может выпускать в любое время на протяжении всей смены. Это позволяет понять, какие ФД не были пересланы ОФД. Если ФД не пересылались ОФД более 30 дней подряд, то ККМ также блокируется и для продолжения работы потребуется восстановление выхода в интернет.

Х-отчет, можно выпускать в течение смены, сколько угодно раз. В нём отображаются сведения об операциях, проведенных на протяжении всей смены. Он необходим для контроля выручки. Х-отчет не входит в список обязательной к представлению в ФНС документации, по которым участник отчитывается перед контролирующим органом, но даёт возможность своевременно устранять допущенные ошибки. В нём отображаются:

• Сумма наличных денежных средств внесённых в ККМ за конкретный выбранный период.

• Итоговая сумма продаж.

• Кол-во и сумма наличных и безналичных средств.

• Кол-во расчетных операций совершенных за смену.

• Кол-во возвратов.

• Количество выпущенных за день ФД.  

Х-отчет можно быть выпущен только за текущую смену, а также создан по узким характеристикам:

• Кол-во ФД и наличных денежных средств.

• Операторы – распределение данных по выручке сотрудников.

• Отделы – сведения о реализациях по каждому подразделению.  

• По товарным позициям – для контроля остатков.

• По активности продаж – сведения по операциям за различные отрезки времени. 

Отчет о закрытии ФН

ФН имеют ограниченный срок службы (13, 15 или 36 месяцев) и после окончания срока его службы участнику необходимо произвести замену. Перед этим кассиру необходимо произвести операцию по закрытию ФН и выпустить соответствующий отчёт. После замены ФН, кассу необходимо перерегистрировать.   

Создание отчёта о закрытии архива ФН, также необходимо, в случаях, если участник снимает ККМ с учёта, закончился ресурс памяти ФН и т.д.   

Необходимо ли сохранять отчеты с онлайн-кассы

После замены ФН участник должен хранить ФН в течение 5 лет, а вот надо ли хранить отчеты, созданные на ККМ?

После введения новой кассовой дисциплины правительством РФ было принято решение об отказе от бумажного документооборота. ФД теперь в электронном формате пересылаются через ОФД в органы налогового учёта и также записываются в памяти ФН, поэтому нет необходимости в сохранности бумажных аналогов.