Что такое фискальная память и чем она отличается от фискального накопителя

Российские бизнесмены продолжают свой переход на новый порядок работы, предусматривающий обязательное использование онлайн-касс. В соответствии с ФЗ №54, данные обо всех, совершённых на контрольно- кассовых машинах (далее - ККМ) операциях должны пересылаться в режиме реального времени оператору фискальных данных (далее - ОФД), для последующей их передачи в органы налогового контроля. При этом, чтобы обеспечить безопасность информации для записи и шифрования сведений, должны использоваться фискальные накопители (далее - ФН). Сегодня мы расскажем о том, что собой представляет ФН и в чём его отличие от фискальной памяти (далее - ФП).  

Что собой представляет фискальная память

Фискальная память ККМ— это программно-аппаратное средство, предназначенное для регистрации чеков в памяти кассы. Она представляет собой вмонтированную в корпус ККМ микросхему. ФП устанавливалась в первых кассах, в ней сохранялись такие данные, как:

• ИНН компании.

• Регистрационный номер ККМ.

• Номер и дата смены.

• Сумма выручки за рабочий день.

Данные занесённые в ФП нельзя было скорректировать, получить их могли только налоговые инспекторы. Объём ФП имеет ограниченный ресурс и после того, как он был исчерпан, блок менялся на новый. Чтобы это сделать, корпус кассы необходимо было распломбировать, поэтому процедура проводилась только специалистами ЦТО.  

В 2004 году в закон были внесены поправки, предписывающие обязательное использование ЭКЛЗ (специальный носитель со сроком действия 13 месяцев). ЭКЛЗ производила запись ФД, а также осуществляла их криптографическую защиту. От ФП, ЭКЛЗ отличалась тем, что регистрировала не общую сумму выручки за день, а отдельно итог по каждому выпущенному ФД.

Начиная с 2016 года, участники обязаны использовать в своей работе ККМ с ФН и выходом в интернет, а ФД должны пересылаться ОФД в режиме реального времени. После того как оператор обработает поступившие сведения, он перенаправляет их в ФНС.

Таким образом, на смену ЭКЛЗ пришёл ФН, который, по сути, представляет собой такой же криптографический чип, но при этом, помимо записи фиксации и хранения данных, он может осуществлять шифрование и защиту полученной информации через присвоение всем документам фискального признака.       

ФН создан для использования в составе ККМ нового образца и пересылка ФД осуществляется в автоматическом режиме, как только ККМ получит доступ в сеть. ФН являются энергонезависимыми, поэтому будут фиксировать и передавать сведения даже без подключения к электросети, что очень удобно при работе разъездного характера (например, курьерских или почтовых служб и т.п.). Правда, следует помнить, что время хранения не переданных оператору ФД не должно превышать 30 дней, потому необходимо время от времени убеждаться в стабильности интернет соединения и проверять, нет ли в памяти неотправленных оператору документов.

ФН имеет ограниченный срок службы (13,15 или 36 месяцев), по истечении которого чип требуется заменить. Перечень одобренных к работе ФН представлен в специальном реестре на сайте ФНС. Если ФН нет в государственном реестре, пользоваться им будет нельзя.

Выбор конкретного ФН, обусловлен сферой деятельности, в которой он будет использоваться, а также используемой в компании системой налогообложения. К тому же необходимо помнить, что поскольку ФН имеют ограниченный резерв памяти, в случае, если он будет заполнен, ФН подлежит замене, даже если фактически срок его действия ещё не подошёл к концу.

Для кого предназначены ФН сроком на 13 и 15 месяцев

Использование ФН с конкретным сроком службы регламентируется ФЗ №54, в соответствии с которым при различных типах деятельности необходимо использовать ФН с подходящим сроком деятельности.

Так, ФН со сроком на 13 и 15 месяцев подходит для:

1. Торговых компаний, функционирующих на общей системе налогообложения (OCHO).

2. Компаний, реализующих акцизные товары. Не смотря на то, что в таких точках продаж можно пользоваться ФН любого срока действия, лучше всего подходит на 13 месяцев. Так как для всех моделей предусмотрены ограничения для работы с продажей акцизных товаров – 410 дней.

3. Компании, занимающиеся оказанием услуг населению и ведущих свою деятельность на OCHO.

4. Компании, работающие на одном из спецрежимов (ЕСХН, УСН, ПСН, ЕНВД), но только в случае, если они занимаются сезонной деятельностью или в случае совмещения с OCHO.  

5. ККМ, функционирующие в автономном режиме на OCHO (без передачи ФД оператору). При этом закон позволяет пользоваться моделью с любым сроком действия, но производителем ФН предусмотрены ограничения – 410 дней.

Для кого предназначены ФН сроком на 36 месяцев

ФН сроком на 36 месяцев подходят компаниям с оборотом, в среднем, около 200 чел за смену. При более высокой посещаемости, чип будет переполнен намного раньше, чем выйдет его срок действия.

Изначально ФН сроком на 3 года предусмотрены для компаний, которые ведут свою деятельность на специальных режимах (патент, УСН, ЕНВД, ЕСХН), так как использование для них ФН с меньшим сроком годности не допустимо. Правда, закон не ограничивает использование чипов на 36 месяцев, и для остальных видов торговли, например, для организаций на OCH, или компаний, ведущих сезонную деятельность.

Для следующих видов торговой деятельности, которые имеют право на использование ФН сроком на 3 года, есть ограничения, внесённые в паспорт самого ФН (приведены ниже в таблице):

В таких ситуациях, пользователь может самостоятельно решить, требуется ли ему ФН для ККМ, который необходимо будет заменить до окончания его срока действия.

В случае, если имеются ограничения, лучше купить ФН с меньшим сроком действия.

Как заменить ФН на ККМ

Об окончании срока действия ФН, ККМ предупреждает пользователя заранее. Поэтому у него есть время на приобретение нового чипа, но производители всё равно рекомендуют приобретать накопитель заблаговременно. Кроме истечения срока действия, ФН может быть заменён по таким причинам, как:

• Заполнен ресурс памяти.

• Сменился владелец ККМ.

• Требуется перерегистрация ККМ из-за внесения неверных регистрационных сведений. 

• ФН был заблокирован.

• ФН вышел из строя.

Замену ФН необходимо производить в соответствии с руководством по использованию конкретной модели, но по большей части основной алгоритм будет един:

• ККМ отключена от сети.

• Пользователю необходимо открыть отсек для ФН, используя отвёртку.

• После чего старый ФН вынимается и устанавливается новый.

• Отсек закрывается, ККМ подключается к сети.

Чаще всего, отсек с ФН расположен таким образом, чтобы для замены чипа не нужно было вскрывать корпус устройства. Но в некоторых моделях ФН внутри корпуса может стоять пломба, поэтому для того чтобы не возникло проблем с гарантией, лучше обратиться для замены устройства в ЦТО. 

Закрытие архива ФН для ККМ  

Перед тем как приступить к фактической замене ФН, необходимо отобразить изменения в самой ККМ, также следует убедиться в том, что:

• Срок службы нового ФН соответствует вашей CHO.

• Не истёк срок действия договора с ОФД.

• Есть ключ КЭЦП (необходим для авторизации на портале ФНС).

Порядок процедуры закрытия ФН:

1. Переслать оператору все неотправленные ФД – для этого подсоедините ККМ к сети, и файлы будут отправлены в автоматическом режиме. 

2. Произвести закрытие архива ФН. Процедура будет индивидуальной для каждой конкретной модели ККМ. Поэтому с порядком её осуществления можно ознакомиться в пособии по использованию устройства. 

3. Произвести замену ФН.

4. Произвести перерегистрацию ККМ в ФНС.

После того как будет получено подтверждение регистрации от ФНС, пользователю необходимо внести корректировки через ЛК на сайте ОФД, с которым подписано соглашение.