Что означает сообщение: ресурс ФН менее 30 дней, и как исправить проблему

В соответствии с поправками к ФЗ №54, вступившими в законную силу с 2017 года, хозяйствующие субъекты, занимающиеся торговлей и деятельностью в сфере оказания услуг, обязаны сменить устаревшие кассовые аппараты на KKT нового образца. Их главное отличие это возможность выхода в интернет и фискального накопителя, позволяющего не только сохранять в памяти устройства информацию о кассовых операциях, но и шифровать её для перенаправления в ФНС в режиме реального времени.

Теперь связь хозяйствующего субъекта с ФНС происходит посредством оператора фискальных данных, с которым собственник бизнеса обязан заключить договор абонентского обслуживания. ОФД осуществляет расшифровку и сверку фискальных документов, поступивших к нему, а затем высылает их в контролирующий налоговый орган.

ФН представляет собой одну из основных составляющих современной KKM, он фиксирует информацию обо всех совершённых кассовых операциях, затем кодирует её и перенаправляет оператору фискальных данных. Фискальный накопитель имеет ограниченный период эксплуатации, обозначенный криптографическим ключом. Для каждого рода деятельности и вида налогообложения предусмотрена модель с разным сроком действия ключа, поэтому он не идёт в комплекте к KKM и покупается отдельно. 

В силу того, что ресурс устройства ограничен, его необходимо менять по мере заполнения или по истечению срока действия ключа, за месяц до его истечения появляется системное сообщение «ресурс ФН менее 30».  

Причины замены ФН. Сообщение «ресурс ФН менее 30», что делать?

Фискальные накопители бывают с тремя видами криптографического ключа, на 13, 15 месяцев, а также на 3 года. ФН с трёхлетним сроком предназначены для использования в организациях, осуществляющих деятельность на упрощённой системе налогообложения, патенте или ЕСХН.

За исключением организаций, осуществляющих:

• торговлю подакцизной продукцией;

• предоставление услуг или товаров сезонного характера;

• осуществление деятельности на специальном налоговом режиме, совместно с общей системой налогообложения;

• осуществление деятельности платёжных агентов.

В соответствии с нынешним законодательством организации, осуществляющие деятельность на общей системе налогообложения, имеют право выбрать фискальный накопитель любого срока действия.

Организации, осуществляющие реализацию подакцизной продукции, также могут приобрести фискальный накопитель любого срока, но через 410 дней он в любом случае выйдет из строя. 

Также нужно обратить внимание на то, что фискальные накопители с ключом на три года, в автономном режиме используются около 560 дней.

Изготовители рекомендуют не ждать до последнего дня и менять фискальные накопители чуть раньше, т.к. если срок будет упущен, KKM заблокируется.

Главные причины замены ФН

Основная причина замены фискального накопителя - окончание срока действия ключа устройства. Заявленный производителем временной промежуток функционирования ключа является примерным. Период работы ФН зависит не столько от времени, сколько от частоты совершаемых на кассовом устройстве операций, поэтому в торговых точках с большой покупательской активностью срок может значительно сократиться. 

Ниже мы подробней разберем основные причины, предшествующие замене фискального накопителя.

Исчерпан ресурс памяти

Информация, сохранённая в память устройства, не подлежит изменению или удалению, если какая-то кассовая операция выполнена неверно или по ошибке, создаётся чек коррекции. Так как место на фискальном накопителе ограниченно, то чем больше фискальных документов создано на KKM, тем меньше места остаётся. 

Во время выбора фискального накопителя, нужно отталкиваться от деятельности организации, а также от её потребностей.

Иногда собственники бизнеса, желая снизить затраты на обслуживание KKM, приобретают фискальные накопители с ключом сроком на 36 месяцев. Но в некоторых случаях это не помогает сэкономить. Когда в течение смены выпускается большое количество фискальных документов, место всё равно оканчивается раньше срока. Выгодным такое устройство будет только для собственников малого бизнеса с маленькой суточной проходимостью. 

Сколько осталось памяти на накопительном устройстве можно посмотреть в главном меню. Также можно понять, что ресурс фискального накопителя подходит к концу, когда порядковый номер фискального документа будет выше 150 000. 

В кассовых настройках есть функция включения системного оповещения за один, либо за два месяца до окончания работы фискального накопителя.

Блокировка

Если произошла блокировка устройства памяти, он перестаёт формировать фискальный признак и осуществлять пересылку информации ОФД. 

Блокировка происходит, если:

• отсутствует доступ к сети интернет;

• производятся кассовые операции, но по какой-либо причине не отсылается ОФД;

• открытая смена не завершается более суток;

• неверно выставлены хронометрические данные.

В случае, когда произошёл сбой, и фискальные документы не отправляются ОФД, касса может функционировать автономно на протяжении 30 календарных дней. Если за этот период неполадка не будет устранена, все кассовые операции будут заблокированы.

Смена собственника 

Фискальный накопитель не может быть перепрограммирован, так как при его регистрации единожды вносятся реквизиты собственника, которые уже не могут быть изменены. Если меняется владелец KKM, он должен произвести процедуру закрытия архива ФН, а затем снять кассу с налогового учёта. 

Новый владелец кассы должен установить свой ФН.

Ошибки устройства

Фискальный накопитель состоит из:

• микроконтроллера;

• таймера;

• криптографического ключа;

• накопителя памяти.

Ошибка в работе ФН возможна в случае, если:

• произошёл сбой программного обеспечения;

• скрытый заводской брак;

• в устройство попала жидкость, и контакты начали ржаветь;

• резкий скачёк нагрузки электрической сети;

• высокая нагрузка;

• в устройство попала бытовая химия.

В случаях, когда поломка не подлежит ремонту, фискальный накопитель требуется заменить. Если поломка произошла по вине пользователя, то замена будет производиться за его счёт.

В процессе регистрации введены некорректные данные

Во время постановки KKM на налоговый учёт, ей присваивается уникальный номер, когда собственник регистрирует ФН, он должен ввести его и номер ИНН в настройках кассового устройства. Любые данные, внесённые в фискальный накопитель, уже невозможно изменить поэтому, если будет допущена ошибка хотя бы в одной цифре, устройство нельзя будет использовать и нужно будет купить новое.

Системное сообщение «ресурс ФН менее 30 дней», что делать?

Когда на дисплее KKM появилось системное сообщение «ресурс ФН менее 30 дней», это означает, что пришло время замены фискального накопителя.

Ниже мы разберем, что делать и как устранить ошибку.

1. Готовимся к замене ФН.

Для начала необходимо сформировать Z-отчёт, когда он будет выпущен, проверьте строку «Количество непереданных документов», она должна быть пустой. Следуя технической инструкции, формируем отчёт «О закрытии ФН» и дожидаемся подтверждения, что он доставлен в ОФД.

1. Отсоединяем шлейф. Хотя на законодательном уровне нет запретов за самостоятельную замену кассовых деталей и комплектующих, но множество изготовителей отказывают в гарантийном обслуживании устройствам со вскрытой заводской пломбой. Поэтому перед тем, как распечатать корпус внимательно прочтите гарантийный талон устройства.

2. Чётко следуя инструкции, находящейся в кассовых документах, сформируйте отчёт «Об изменении параметров регистрации»

Системное сообщение «Ресурс ФН менее 3 дней», что делать?

Данное сообщение появляется при попытке открыть новую смену, это означает, что фиксация данных не происходит. Чаще всего, сообщение возникает из-за проблем, связанных непосредственно с ФН. 

Для исправления ситуации необходимо:

• Осуществить запуск тест драйва→выставить параметр [Устройство включено]→выбрать раздел [Нижний уровень]→перейти в строчку [Поток команд] и ввести 82 01 06 00→[Выполнить].

• После этого KKM выпустит чек диагностики, если в нём написано «Ресурс ФН менее 3 дней», это означает, что до окончания срока действия ключа осталось меньше 3дней и фискальный накопитель следует заменить как можно скорее.

Что делать при возникновении сообщения «Ресурс ФН менее 30 дней» на KKM Атол

Фискальный накопитель активируется с момента, как вы зарегистрируете KKM, именно тогда начинает истекать срок действия ключа. 

Замена ФН может понадобиться раньше истечения срока действия ключа, заявленного производителем если:

• поменялся владелец KKM;

• он вышел из строя;

• были внесены неверные регистрационные данные;

• исчерпан ресурс памяти.

KKT нового образца начинает извещать владельца о том, что срок действия ключа устройства подходит к концу за 60 дней до последнего дня работы. За 30 дней сообщение с просьбой заменить ФН повторяется. 

Сообщение с просьбой о замене фискального накопителя может появиться и раньше этого времени, например, если ресурс памяти исчерпан более чем на 99%.

В случаях, когда пользователь игнорирует данные сообщения, накопитель памяти перестает формировать фискальный признак и все кассовые операции (кроме отчёта без гашения) блокируются. Если это произойдёт, то собственник бизнеса не сможет осуществить процедуру закрытия фискального накопителя в соответствии с требованиями закона и на него может быть наложена административная мера взыскания.

Хозяйствующий субъект может осуществлять свою деятельность без пересылки данных ОФД, только если объект находится вне зоны покрытия интернет, тогда KKM работает в автономном режиме.

Последовательность при замене ФН на KKM Атол

Хозяйствующий субъёкт может осуществлять замену ФН на своё усмотрение самостоятельно, либо с помощью специалистов сервисного центра. 

При самостоятельной замене прописана следующая последовательность действий:

• Произведите полную передачу данных о совершаемых на устройстве операциях оператору фискальных данных. 

• Осуществите процедуру «Закрытие архива», в соответствии с технической инструкцией, приложенной к пакету документов KKM Атол;

• Проведите замену отслужившего устройства новым.

Нюансы замены старого ФН на KKM Атол

Корпус KKM Атол был разработан так, чтобы при замене ФН не приходилось разбирать его до конца. Для попадания в отсек, где располагается накопитель памяти, достаточно открутить два винта и убрать нижнюю крышку. Программное обеспечение кассы предусматривает сброс хронографических данных в ручном режиме в случае, если не получается закрыть архив по причине истёкшего срока действии ключа и блокировки ФН. Не теряйте отслуживший ФН, т.к. существует обязательный срок его хранения (5 лет).

Нюансы замены отслужившего ФН на KKM Меркурий

Когда на KKM Меркурий появилось системное сообщение о том, что меньше, чем через месяц окончится срок действия ключа, нужно не упустить момент и вовремя его заменить. 

Для этого:

• Проверьте, чтобы вся необходимая информация была передана оператору фискальных данных. Если этого не сделать, то неотправленные данные сотрутся без возможности восстановления.

• Осуществите процедуру закрытия фискального накопителя. Сохраните выпущенный после этого фискальный документ. Информация, которая в нём содержится, будет необходима во время регистрации нового устройства.

• Произведите непосредственную замену чипа;

• Сформируйте и выпустите отчет, о перерегистрации обозначив причину «замена ФН». Эти данные Вам также пригодятся. 

• Осуществите процедуру регистрации KKM в личном кабинете на сайте ФНС.

Когда ФН уже заблокирован и нет возможности осуществить его закрытие, во время перерегистрации поставьте в соответствующем разделе отметку напротив «ФН неисправен». Вышлите чип изготовителю, они проверят его и предоставят Вам результаты экспертизы, а также акт, подтверждающий поломку устройства. Эти документы надо передать в ФНС не позднее 30 дней, считая день регистрации KKM.