Что делать после покупки кассы: 8 шагов

Приобретение, установка и настройка кассы, требуют значительных финансовых вливаний. А если это сделать неправильно, то уровень затрат возрастёт. Чтобы не тратить время на исправление ошибок лучше изучить нашу пошаговую инструкцию по внедрению ККМ.

Шаг 1. Проверка ККМ на портале ФНС

До того как приступить к работе с ККМ, пользователю необходимо убедиться в том, что конкретная модель внесена в реестр ФНС. В противном случае её нельзя будет зарегистрировать.  

Чтобы проверить ККМ войдите на сайт ФНС. Во вкладке «Деятельность» откройте «Иные функции ФНС России» выберите «Реестры и проверка контрагентов» и кликните на «Реестр контрольно-кассовой техники». Запустится окно со ссылками на скачивание. Найдите наименование и версию своей ККМ.

Шаг 2. Выбор ОФД и подписание договора с ним

Подключение ККМ к ОФД является требованием ФЗ№54. Если этого не сделать, то пользователь не сможет принимать плату за товары и услуги. ККИ не будет выпускать чеки, и передавать данные о них в ФНС. Все выполненные за этот период операции будут незаконны, а на продавца будут наложено административное взыскание.    

Что такое ОФД для ККМ

ОФД является посредником между пользователем ККМ и ФНС. Вся информация о выполненных на кассе операциях поступает на сервер оператора, а с него в ФНС.

Советы по выбору ОФД

1. Проверьте, чтобы ОФД был внесён в реестр ФНС (последовательность действий будет такой же как и при проверке ККМ).

2. Выбирать лучше проверенного ОФД, уже много лет работающего на рынке. К примеру, «Платформа ОФД», «Такском» и т.д.

3. Почитайте отзывы на форумах, может имеются жалобы от пользователей.

4. Внимательно изучите важный функционал, есть ли поиск ФД, возможность просмотра статистики продаж, отслеживание состояния ККМ и т.д.

Шаг 3. Регистрация ККМ в ФНС

Заявку на регистрацию ККМ можно отправить дистанционно через ЛК налогоплательщика. В ней необходимо отметить характеристики ККМ: модель, место, а также адрес установки, информацию об ОФД и т.д. Для подписания заявки применяется КЭЦП владельца компании.

Когда проверка документа будет выполнена, ККМ получит уникальный РН – который высветиться в ЛК.    

Шаг 4. Активация ФН

Данный этап наиболее трудный. Необходимо установить ФН в ККМ, после чего активировать его в настройках ККМ: внести ИНН компании и полученный в ФНС регистрационный номер.

Фискальный накопитель (ФН) – это чип предназначенный для фиксации и хранения данных обо всех чеках. Ставиться в корпус ККМ. Бывает двух типов: на 15 и 36 месяцев.

Последовательность действий по активации ФН зависит от выбранной модели. К примеру, если это Эвотор, то операцию можно произвести на самом терминале. Для ФР АТОЛ необходимо инсталлировать на ПК фирменное ПО и с его помощью произвести необходимые настройки.

Если при внесении ИНН и РН допустить ошибку, то исправить её будет нельзя. Поэтому ФН придётся заменить.

Если всё выполнено верно, ККМ выпустит отчёт о регистрации, который нужно сохранить. Он понадобиться для следующего шага.

Шаг 5. Завершение регистрации ККМ на сайте ФНС

Откройте ЛК на портале ФНС, во вкладке «Учёт ККМ» и выберите модель, которую требуется зарегистрировать. Щёлкните по её РЕ и выберите «Завершить регистрацию». Запустится форма, в которой необходимо отметить сведения из бумажного отчёта:

• Время печати ФД.

• Фискальный признак.

• Порядковый номер кассового документа.

Кликните на «Подписать и отправить», после чего документ отправиться на проверку в ФНС. Если все будет сделано правильно, в графе «Состояние» появиться отметка о постановке на учёт и ссылка для загрузки карточки регистрации.    

Шаг 6. Подключение торгового оборудования к ККМ

Для обеспечения комплексной автоматизации розничной торговой точки одной ККМ мало. Чтобы обеспечить высокую скорость работы продавца, а также качественное обслуживание клиентов, к ККМ необходимо подсоединить периферийное оборудование:

• 2D сканер штрих-кодов - нужен для работы с маркированными товарами. Внесения позиций в ФД, добавления номенклатуры.

• Электронные весы – пересылают на ККМ данные о массе и цене товара, избавляя продавца от потребности внесения этих сведений вручную.  

• Эквайринговый терминал – нужен для получения безналичной оплаты.

Также могут потребоваться: покупательский экран, ящик для денег и принтер этикеток.

Шаг 7. Настройка ККМ

На данном этапе требуется произвести настройку ККМ, адаптировав её под задачи конкретного бизнеса:

1. Подсоедините ККМ к кабельному (через Ethernet), беспроводному (по Wi-Fi) или мобильному (2G/3G) интернету для пересылки информации ОФД.

2. Внесение информации в товарную базу: вручную, при помощи сканера штрих-кодов либо через «облако».

3. Произведите настройку РМК (рабочего места кассира). К примеру, РМК от «1С:Розница» позволяет демонстрировать товары в плиточном интерфейсе, перенося их на панель избранных, выставлять горячие клавиши и т.д.

Также можно производить настройку права доступа отдельно для каждого кассира, к примеру, выключать функции отмены покупки, возврата товара и редактирования ФД.  

Шаг 8. Интеграция ККМ с программой учёта товара

Если в торговой точке установлена 1С, либо другая программа учёта товара, выполните её синхронизацию с ККМ.

Для этого требуется:

1. На основании данных, полученных от ККМ, система учёта в автоматическом режиме формирует аналитику по: объёму выручки, количеству товарных остатков, а также маржинальных и неликвидных товаров.  

2. При изменении цен в 1С, цены обновляются и в памяти ККМ. Поэтому не требуется тратить время на ручное внесение информации.

3. Запасы своевременно пополняются в соответствии с реальными товарными остатками и спросом.