Автоматизация учёта в кофейне: программы для общепита

Посетители ресторана заказали кальцоне, но на кухне закончился нужный сорт сыра. Клиенты разочарованы и отправляются в другое заведение. Скорее всего, они уже не вернутся сюда и, конечно же, не посоветуют место знакомым и друзьям. Избежать этих трудностей позволит налаженный учёт. Помимо потери клиентов, отсутствие автоматизированного учёта грозит и другими сложностями, например, пересортицей, большим количеством просрочки, кражами и т.д.      

Ниже мы на примере кофейни разберём процедуру правильного ведения учёта в сфере общественного питания, а также расскажем, какие программы для этого могут потребоваться.    

Оборудование для оптимизации кофейни

Для оптимизации ведения бизнес-процессов в кофейне на каждом этапе учёта необходимо внедрять специализированное оборудование. Это позволяет облегчить работу сотрудников, а также повысить скорость обработки заказов и обслуживания посетителей:

Объём технического оснащения будет напрямую зависеть от формата заведения. Так крупным ресторанам потребуется полный комплект оборудования, а для автоматизации мелких кафе достаточно ККМ и PIN-пада.   

Организация системы учета для кофейни

Помимо установки специализированного оборудования, для организации учёта в кофейне потребуется ПО. При этом для каждого участка предусмотрен собственный софт:  

• Фронт-офис – кассовое ПО, а также приложения для официантов и работников кухни.

• Бэк-офис – программа учёта товара для добавления номенклатур, ведения документооборота, а также формирования отчётов.

• Узкоспециализированное ПО: к примеру, софт для ТСД.

Отчёты об операциях, выполняемых на всех участках, поступают в программу учёта товара. После чего (на основании полученных сведений) бухгалтера ставят продукты на баланс, осуществляются списания, подготавливают финансовую отчётность, начисляется заработная плата и стимулирующие выплаты.     

Осуществление учёта в сфере общественного питания отличается от ведения товарного учёта в розничных продажах. Ниже мы разобрали организацию системы товарного учёта на примере небольшой кофейни:

1. Оприходование – накладные могут поступать как в бумажном виде, так и в цифровом формате. В первой ситуации бухгалтер вносит номенклатуру самостоятельно, вручную, а во втором она прогружается в программу учёта товара в автоматическом режиме. Продукты ставятся на баланс, меняются товарные остатки, обновляются карточки ингредиентов.

2. Разработка технологических карт. Если в кофейне реализуются блюда собственного приготовления, то для каждого из них должна быть составлена технологическая карта. Данная функция предусмотрена во всех товароучётных программах.   

3. Выбор порядка списания. В программе требуется корректно проставить порядок списания для каждого продукта.

4. Расход блюд. Технологические карты в «товароучётках» облегчают процедуру продажи и списания продуктов для многокомпонентных блюд.

5. Расходование ингредиентов с учётом косвенных потерь, например, при ужарке, уварке и т.д.

6. Учет модификаторов. Сокращает время на выбор наполнителей, если в кофейне предусмотрено несколько вариантов кофе с различными наполнителями.

7. Учет «расходников». Отслеживание остатков по расходным материалам (стаканчикам, салфеткам, крышкам и т.д.).

8. Инвентаризация. Осуществление полного или частичного учёта по выбранным позициям.

Без должного контроля автоматизация бизнес-процессов не принесёт полноценного результата, поэтому в современном ПО предусмотрены модули управления, обеспечивающие возможность мониторинга всех этапов, начиная со склада и заканчивая ведением финансовой отчётности.

Работа с r_keeper: функционал

Система r_keeper — представляет собой модульное решение, предназначенное для оптимизации учёта в сфере общественного питания. При этом работа в r_keeper выстраивается индивидуально. Для каждого участка предусмотрены собственные модули, объединенные в общую систему. К тому же разработчиками предусмотрена возможность расширения возможностей, за счёт добавления функций.   

 Также есть дополнительные приложения для официантов, курьеров и операторов курьерской доставки.

Стандартные модули предусматривают наличие:

• Станции менеджера (r_k Manager) – здесь производятся основные настройки и управление вспомогательными модулями.  

• r_k CashDesk – модуль обеспечивает возможность оптимизации кассовых расчётов. Может быть инсталлирован на ПК, планшет, пос-компьютер или ноутбук.    

• r_k StoreHouse – применяется для оптимизации учёта складской деятельности.

• r_k Delivery – обеспечивает оптимизацию бизнес-процессов по доставке готовых блюд и полуфабрикатов, начиная от получения заказа и до выдачи клиенту.

• r_k FoodFactory – подходит для оптимизации учёта изготовленной продукции.

• r_k Loyalty – модуль предусматривает наличие инструментов, предназначенных для разработки программ лояльности (запуск рекламных акций, скидок, рассылок и т.д.).

• r_k Reports – модуль для собственников и управляющих. Здесь можно получать аналитические данные по основным показателям за выбранный период.