Автоматизация учёта в кофейне: программы для общепита

В данной статье мы расскажем об автоматизации учёта в сфере общественного питания на примере кофейни. Вы узнаете, как организовать систему учёта для кофейни, а также о функциональных возможностях ПО r_keeper.
Посетители ресторана заказали кальцоне, но на кухне закончился нужный сорт сыра. Клиенты разочарованы и отправляются в другое заведение. Скорее всего, они уже не вернутся сюда и, конечно же, не посоветуют место знакомым и друзьям. Избежать этих трудностей позволит налаженный учёт. Помимо потери клиентов, отсутствие автоматизированного учёта грозит и другими сложностями, например, пересортицей, большим количеством просрочки, кражами и т.д.
Ниже мы на примере кофейни разберём процедуру правильного ведения учёта в сфере общественного питания, а также расскажем, какие программы для этого могут потребоваться.
Оборудование для оптимизации кофейни
Для оптимизации ведения бизнес-процессов в кофейне на каждом этапе учёта необходимо внедрять специализированное оборудование. Это позволяет облегчить работу сотрудников, а также повысить скорость обработки заказов и обслуживания посетителей:
Участок |
Применяемое оборудование |
Процесс |
Зал |
Планшетные и персональные компьютеры |
Официант получает заказ от клиента прямо у столика, после чего вносит его в систему с карманного планшета. Заявка в автоматическом режиме поступает на кухню |
Кухня |
Покупательские дисплеи и принтеры чеков |
Заказ появляется на экране, либо печатается на кухонном принтере этикеток. Повара приступают к приготовлению блюд, когда они будут готовы, уведомление поступит в зал |
Бар |
Экран или принтер |
Принцип аналогичен работе на кухне. Заказ появляется на экране у бармена или выходит на принтер этикеток, по готовности напитки передаются официанту |
Касса
|
ККМ, ящик для денег, эквайринговый терминал (либо PIN-пад) |
На ККМ с ресторанным ПО осуществляется поддержка печати пречеков, в которых прописываются все заказанные клиентом блюда, с указанием цены и итоговой суммы. После оплаты посетителю выдается фискальный документ. Для возможности расчета прямо у столика, официанты используют мобильные эквайринговые терминалы, которые интегрируются с ККМ по беспроводным каналам связи |
Киоск самообслуживания |
Посетители самостоятельно выбирают блюда, используя для этого киоск самообслуживания. После чего производят оплату, получают чек с номером и ожидают готовности заказа. Заказ в автоматическом режиме поступает на кухню. Чаще всего данная схема используется в ресторанах быстрого питания |
|
Склад |
ТСД, сканеры штрих-кодов, торговые весы |
Уполномоченный сотрудник склада принимает поставку, сверяя поступившие продукты и товары, с накладной, после чего вносит соответствующие данные в ТСД. Информация с терминала поступает в программу учёта товара. Когда на кухне возникает потребность в каких-либо продуктах, работник склада передаёт их, отмечая выбытие со склада переданных позиций |
Объём технического оснащения будет напрямую зависеть от формата заведения. Так крупным ресторанам потребуется полный комплект оборудования, а для автоматизации мелких кафе достаточно ККМ и PIN-пада.
Организация системы учета для кофейни
Помимо установки специализированного оборудования, для организации учёта в кофейне потребуется ПО. При этом для каждого участка предусмотрен собственный софт:
-
Фронт-офис – кассовое ПО, а также приложения для официантов и работников кухни.
-
Бэк-офис – программа учёта товара для добавления номенклатур, ведения документооборота, а также формирования отчётов.
-
Узкоспециализированное ПО: к примеру, софт для ТСД.
Отчёты об операциях, выполняемых на всех участках, поступают в программу учёта товара. После чего (на основании полученных сведений) бухгалтера ставят продукты на баланс, осуществляются списания, подготавливают финансовую отчётность, начисляется заработная плата и стимулирующие выплаты.
Осуществление учёта в сфере общественного питания отличается от ведения товарного учёта в розничных продажах. Ниже мы разобрали организацию системы товарного учёта на примере небольшой кофейни:
-
Оприходование – накладные могут поступать как в бумажном виде, так и в цифровом формате. В первой ситуации бухгалтер вносит номенклатуру самостоятельно, вручную, а во втором она прогружается в программу учёта товара в автоматическом режиме. Продукты ставятся на баланс, меняются товарные остатки, обновляются карточки ингредиентов.
-
Разработка технологических карт. Если в кофейне реализуются блюда собственного приготовления, то для каждого из них должна быть составлена технологическая карта. Данная функция предусмотрена во всех товароучётных программах.
-
Выбор порядка списания. В программе требуется корректно проставить порядок списания для каждого продукта.
-
Расход блюд. Технологические карты в «товароучётках» облегчают процедуру продажи и списания продуктов для многокомпонентных блюд.
-
Расходование ингредиентов с учётом косвенных потерь, например, при ужарке, уварке и т.д.
-
Учет модификаторов. Сокращает время на выбор наполнителей, если в кофейне предусмотрено несколько вариантов кофе с различными наполнителями.
-
Учет «расходников». Отслеживание остатков по расходным материалам (стаканчикам, салфеткам, крышкам и т.д.).
-
Инвентаризация. Осуществление полного или частичного учёта по выбранным позициям.
Без должного контроля автоматизация бизнес-процессов не принесёт полноценного результата, поэтому в современном ПО предусмотрены модули управления, обеспечивающие возможность мониторинга всех этапов, начиная со склада и заканчивая ведением финансовой отчётности.
Работа с r_keeper: функционал
Система r_keeper — представляет собой модульное решение, предназначенное для оптимизации учёта в сфере общественного питания. При этом работа в r_keeper выстраивается индивидуально. Для каждого участка предусмотрены собственные модули, объединенные в общую систему. К тому же разработчиками предусмотрена возможность расширения возможностей, за счёт добавления функций.
Также есть дополнительные приложения для официантов, курьеров и операторов курьерской доставки.
Стандартные модули предусматривают наличие:
-
Станции менеджера (r_k Manager) – здесь производятся основные настройки и управление вспомогательными модулями.
-
r_k CashDesk – модуль обеспечивает возможность оптимизации кассовых расчётов. Может быть инсталлирован на ПК, планшет, пос-компьютер или ноутбук.
-
r_k StoreHouse – применяется для оптимизации учёта складской деятельности.
-
r_k Delivery – обеспечивает оптимизацию бизнес-процессов по доставке готовых блюд и полуфабрикатов, начиная от получения заказа и до выдачи клиенту.
-
r_k FoodFactory – подходит для оптимизации учёта изготовленной продукции.
-
r_k Loyalty – модуль предусматривает наличие инструментов, предназначенных для разработки программ лояльности (запуск рекламных акций, скидок, рассылок и т.д.).
-
r_k Reports – модуль для собственников и управляющих. Здесь можно получать аналитические данные по основным показателям за выбранный период.
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования