Автоматизация учета на предприятии: как выбрать решение, подходящее вашему бизнесу

Из-за неправильно выстроенного учёта или же полного его отсутствия организации зачастую теряют львиную долю прибыли. Они могут расходовать бюджет на маркетинговые мероприятия, наращивать клиентскую базу, повышать оборот и при этом всё равно не получать желаемого уровня дохода. Причин тому большое количество: пересортица, утеря товаров, выход продуктов в просрок, кражи и ошибки, совершаемые сотрудниками из-за невнимательности или халатности.      

Все эти трудности решает автоматизация учёта на предприятии. Сегодня мы расскажем, как выполнить её с минимальными затратами в максимально короткие сроки.

Автоматизация учета товародвижения на складе и в магазине

Склад является значимым звеном в работе предприятий (розничных и оптовых торговых точек, производственных предприятий и т.д.). Организации, ведущие не автоматизированный учёт, сталкиваются со следующими трудностями:

• Большие временные затраты на поиск необходимых товаров.

• Необходимость остановки работы во время проведения инвентаризации.

• Медленная обработка входящих заявок и заказов.

• Несвоевременная отгрузка заказов.

• Нарушение условий хранения, вывод товара в просрок.  

• Отсутствие точной информации о товарных остатках и т.д.

Автоматизация товародвижения позволяет оптимизировать и облегчить все основные бизнес-процессы. 

Для обеспечения управления на крупных складах и РЦ можно внедрить систему WMS. Она даёт возможность контроля за деятельностью сотрудников, а также отслеживания всей цепи товародвижения, начиная от поступления и заканчивая отгрузкой. Но из-за высокой стоимости WMS данное решение обычно используется на складах со сложной структурой, через которые в день проходит больше сотни заказов. На более мелких предприятиях достаточно стандартных недорогих решений, таких как «1С:Розница» или «1С:Управление торговлей».

Обеспечение складского товарного учёта на базе «1С:Розница»

«1С:Розница» представляет собой бюджетное решение, направленное на автоматизацию бизнес-процессов на небольших складах в розничных торговых точках.  

Функционал:

• Отображение основных складских бизнес-процессов: приёмка, отгрузка, списание, учёт и т.д.

• Ведение адресной системы хранения, а также учёта по различным характеристикам: срокам реализации, сериям, партиям и т.д.

• Выставление позиций в резерв.

В основном ПО применяется для обеспечения кассовых операций, но в мелких магазинах может выполнять функцию товароучётной системы.

«1С:Розница» интегрируется со всем торговым оборудованием (сканером штрих-кодов, ТСД, принтером этикеток и т.д.).

«1С:Управление торговлей»: учет товарных операций

Софт представляет собой универсальное ПО, позволяющее отображать как розничные, так и оптовые продажи. Он отличается широкой функциональностью и подходит для обеспечения организаций со сложной структурой склада.

Функционал:

• Составление нарядов на сборку и приёмку заказов, пересылка их на ТСД ответственному за выполнение сотруднику склада.

• Ведение адресного учёта.

 В мелких и средних торговых точках «1С:УТ» может применяться как самостоятельное решение. В крупных же организациях решение применяется в тандеме с «1С:Розница». Первое работает в качестве бэк-офиса, а второе - как фронт-офис.

Мобильные программы для обеспечения складского учета и торговли

1С обеспечивает ведение единой товарной базы, что помогает учитывать все поступления, перемещения, списания и продажи. Но для полноценного учёта мало установки ПО. Необходимо корректное заполнение информации. К примеру: сотрудник склада получил учётную ведомость, вручную пересчитал количество товара и занёс результаты в бумажный документ. При переносе показателей в 1С бухгалтер совершил ошибку, и система выявила пересорт, который пришлось списать.     

Подобные ошибки могут допускаться и при выполнении других операций, например, при отгрузке товаров или приёмке поставок. Исключить подобные трудности помогает установка специализированного мобильного ПО для ТСД. Поступающие на терминал данные автоматически передаются в программу, а пользователю остаётся только отобразить их в учёте.   

Неплохим решением является ПО Mobile SMARTS от «Клеверенс»:

«Склад 15»	«Магазин 15»
Получение полной информации о товаре после распознавания штрих-кода	Приёмка товаров по штрих-кодам
Отслеживание товарных остатков и цен	Инвентаризация в торговом зале
Загрузка сведений из Excel	Внесение новой номенклатуры в товарную базу при помощи ТСД
Получение нарядов из 1С на выполнение складских операций	Отслеживание товарных остатков в торговом зале
Осуществление проверок с помощью ТСД при получении поставок	Внесение правок в этикетки и отправка их в печать
Быстрая инвентаризация
Учёт коробок и паллет
Формирование упаковочных листов
Возможность коллективной работы с одной накладной

«Склад 15» обычно используют на крупных складах и РЦ. В ПО нет поддержки большинства необходимых для обеспечения торговой точки функций (к примеру, создание ценников). Поэтому, если требуется ведение учёта в торговом зале, лучше подойдёт «Магазин 15».  

Комплексная автоматизация производственных предприятий  

Задачи ПО, предназначенного для комплексной автоматизации производственных предприятий:

• Расчёт затрат и себестоимости товара.

• Формирование спецификаций.

• Ведение учёта ТМЦ.

• Производственное планирование, контроль выполнения поставленных планов.

• Обеспечение учёта оснастки и инвентаря на складе и т.д.

Обеспечить выполнение этих и других поставленных задач позволяет «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») и «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА»).

Автоматизация учета данных на базе «1С:УНФ»

«1С:УНФ» обеспечивает управление продажами и закупками, а также позволяет вести финансовый учёт и отслеживать эффективность сотрудников. В решении представлено всё нужное для обеспечения потребностей малого бизнеса или небольшого производства:

• Блок для стандартного учёта материальных ценностей и готовых товаров.

• Возможность регистрации заявок на производство, а также расчёта себестоимости товаров.

• Учёт ингредиентов, полуфабрикатов и готовой продукции по серийным номерам, что позволяет отслеживать сроки годности.    

• Отслеживание выполнения заказов, а также расчёт потребности в сырье и создание производственного плана.

Основными сферами использования «1С:УНФ» являются частные мастерские, а также мелкие магазины и производственные предприятия.

«1С:Комплексная автоматизация»

Данное ПО позволяет автоматизировать все основные бизнес-процессы предприятия: бухгалтерию, расчёт з/п сотрудникам, управление персоналом, продажи, складское хранения и учёт. В решении представлен такой же блок для управления производством, как и в «1С:Управление нашей фирмой». Но в отличие от «1С:УНФ», «1С Комплексная автоматизация» помогает в решении таких задач, как:

• Ведение полноценного учёта по материалам и браку.

• Расчёт не только фактической, но и плановой себестоимости.

• Фиксация неоконченного производства.

• Распределение затрат на себестоимость готовых изделий.

• Обеспечение контроля выработки персонала.

Основными сферами использования ПО «1С:КА» являются малый и средний бизнес с собственными производственными и складскими терминалами. В отличие от «1С:УНФ» данное решение можно применять в компаниях, ведущих деятельность на налоговом режиме ОСНО.