Автоматизация оперативного учета: выявляем «слабые» места в бизнесе

В оперативном учёте отражаются показатели работы компании за небольшой срок. Что позволяет в максимально короткий срок решать текущие и срочные задачи. Своевременно выявлять «слабые» места в бизнесе и избегать банкротства. Некорректное ведение оперативного учёта значительно сокращает объёмы выпуска, появляются перебои с закупками, снижаются продажи и падает выручка. И всё это только малая часть проблем, с которыми сталкиваются участники. Автоматизация и внедрение специализированного софта позволяют избежать этих и других трудностей учёта.    

Что собой представляют оперативный и хозяйственный учеты, для кого нужны и из чего состоят

Чтобы успешно развивать предприятие, участнику необходимо корректно вести управленческий и хозяйственный учёт. Первый – является нерегламентированным и применяется собственниками для принятия управленческих решений. Нерегламентированный учёт даёт понимание того, куда расходуются средства, какую сумма можно потратить, как зарабатывать больше и т.д.   

Хозяйственный учёт – представляет собой сбор и анализ данных о работе всех подразделений в комплексе и по отдельности. Его основной задачей является – получение качественной и всесторонней характеристики, а также обеспечение количественного отражения. В хозучёт входит оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский учёт. Не смотря на то, что все они выполняют различные задачи, все четыре объединяются в одну систему.    

Оперативный учет — это беспрерывная фиксация данных о текущих бизнес-процессах в компании: приобретении расходных материалов и товаров, изготовлении и отгрузках, реализациях, перемещениях и т.д. Сведения собираются каждый день. Они необходимы для высокой скорости принятия решений.

Сегодня мы более детально разберём оперативный учёт. В нём отображаются данные:

• О товарных остатках.

• Произведенных товарах.

• Количестве реализованной продукции.

• Сумме денег на счёте и в кассе.

• Объёме отгруженных товаров.

• Сумме дохода.

Чтобы руководители подразделений могли просматривать в онлайн-режиме имеющиеся проблемы, эта информация должна отображаться в оперативном учёте каждый день, к примеру:

• Нехватку или излишек складских запасов.

• Перебои с поставками.

• Срывы плана производства.

• Задержка оплаты от клиентов.

• Сокращение объёма продаж и т.д.

Для грамотной автоматизации оперативного учёта требуется ведение комплексного подхода. Это позволит держать все участки под контролем. Чтобы избежать ошибок и ненужных затрат, лучше перепоручить данную работу профессионалам.

Отличие оперативного от бухгалтерского и налогового учёта

Бухгалтерский учёт, так же как и налоговый, относится к регламентированным формам учёта и ведётся для внешних пользователей, включая госорганы и инвесторов.

Ведение оперативного учёта не предусматривает строгих предписаний и правил ведения. Он необходим всем работникам организации, но в основном для менеджеров среднего и низшего звена, отвечающим за конкретные бизнес-процессы в организации.    

Ведение оперативного учёта основывается на входящей «первичке». На выходе генерируются отчёты по товарным остаткам, объёмам произведённых и реализованных товаров, движению сырьевых материалов и наличию финансовых средств. При этом сведения могут собираться в произвольном формате.     

Кому необходимо ведение оперативного учета

Ведение оперативного учёта осуществляется в добровольном порядке. Поэтому за его отсутствие не предусмотрено штрафных санкций или других ограничений. Ведение оперативного учёта позволяет своевременно просматривать возникающие в процессе ведения бизнеса проблемы, требующие оперативного решения.   

Без этих данных вы не сможете:

• Вовремя реагировать на смену показателей по продажам, а также показатели выручки и рентабельности.

• Предпринимать нужные меры, нацеленные на повышение уровня дохода и снижения затрат.

• Корректно планировать последующие мероприятия для развития организации.

Вести оперативный учёт требуется каждый день для всех участков. Для облегчения этих задач, а также исключения вероятности возникновения неразберихи специалисты советуют внедрение специализированного ПО, которое позволяет автоматизировать сбор данных, а также создавать аналитические отчёты.

Ниже мы детально разобрали решение, которое следует выбирать для различных бизнес-процессов в организации.

Для чего нужна автоматизация оперативного учёта

Перед тем как выбрать ПО для автоматизации товарного учёта, участнику для начала необходимо определиться с тем, какие бизнес-процессы ему нужно отслеживать, а также для каких участков требуется ежедневная аналитика.

Для мелких организаций, которые занимаются производством и продажей своих товаров, хорошим решением станут «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») и «1С:Комплексная автоматизация». Оптовым и розничным организациям с большой ассортиментной линейкой, а также собственным складом рекомендуется ПО «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»). А для мелких магазинов — «1С:Розница».

Программа для товарного учёта

Ведение складского товарного учёта относится к оперативному, поскольку его результаты помогают в решении текущих задач.

Учётный функционал представлен во всех востребованных решениях 1С. ПО позволяет в автоматическом режиме обновлять количество товарных остатков при оформлении приёмки, продаж, а также списаний. Возможность учёта складских товарных остатков представлена во всех основных решениях 1С. По в автоматическом режиме обновляет количество остатков после оформления приёмки, а также продаж и списаний.

В «1С:УТ» есть отчёт «Остатки и доступность товаров». В нём отображается общее количество товара, кроме отгруженного и зарезервированного. В столбике «Ожидается приход» можно просматривать объём товара, который ожидается к поступлению на склад. Информация в данную колонку заносится из оформленных поставщиком заказов.  

Отчёт позволяет понять, достаточно ли товарных запасов для обеспечения имеющихся потребностей, а также когда необходимо пересылать очередную заявку поставщику.

Чтобы не допустить переваривания и нехватки топовых товаров, участникам следует произвести настройку автосоздания заказов. ПО автоматически генерирует заявку в случае, если количество товарных остатков приближается к пороговому значению. Либо самостоятельно рассчитает достаточный запас, исходя из статистики продаж.    

Программа для учета продаж

В 1С можно за пару кликов получать сведения о доходе магазина, используя для этого отчёт о продажах. К примеру, в «1С:Розница» предусмотрена сводка «Розничная выручка». Это универсальный инструмент, предназначенный для анализа работы торговой точки. Он позволяет выявить, какие из магазинов работают более продуктивно. В отчёте фиксируется количество реализованного товара, общая прибыль за указанный срок, а также объём наличной и безналичной оплаты.

Программа для учета финансов

В рамках ведения оперативного финансового учёта требуется отслеживать:

• Поступление денег от клиентов.

• Товарные остатки и движение денежных средств.

• Образование просроченной кредиторской и дебиторской задолженности.

• Кассовые разрывы.

Для оперативного учёта средств подходит ПО «1С:УНФ». Отчет «Деньги» обеспечивает возможность отслеживания финансовых потоков, просмотра наличных и безналичных средств, а также документации при помощи которой было оформлено расходование или поступление.   

Чтобы не возникло кассового разрыва, необходимо регулярно отслеживать дебиторские задолженности.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.