Автоматизация магазина: организация учета в торговле

Если в магазине не растут продажи, но при этом регулярно собираются очереди, хотя сотрудники ответственно работают всю смену. Значит, торговой точке необходима автоматизация. Она позволяет значительно повысить скорость работы и оптимизировать труды сотрудников.     

Задачи, которые решает автоматизация розничного магазина

Автоматизация магазина предусматривает техническое обеспечение торговой точки, а также инсталляцию специализированного ПО, предназначенного для ведения товарного учёта на всех этапах: склад, торговый зал, касса.

Задачи автоматизации:

• Отслеживание товарных перемещений, начиная с поступления на склад и заканчивая реализацией из торгового зала.  

• Облегчение процесса инвентаризации товарных остатков.

• Обеспечение анализа ценообразования и использования скидок.

• Использование отчётности и документооборота.

• Ведение расчётов с клиентами.

• Контроль деятельности персонала.

• Прогнозирование спроса на сезонные и другие позиции.

• Пересылка информации о совершаемых кассовых операциях в службы государственного контроля: ФНС, «Честный ЗНАК», ЕГАИС.

Автоматизация товарного учёта позволяет:

• Снизить количество пересортицы и краж.

• Облегчить работу персонала.

• Оптимизировать ассортимент.

• Снизить количество ошибок, совершаемых из-за невнимательности или усталости сотрудников.

• Снизить количество очередей, повысить лояльность со стороны клиентов, расширить базу и повысить уровень дохода.

Ведение учета в розничном магазине

Товарный учёт в компании можно вести любым из двух способов: самостоятельно или через специализированное ПО. Первый способ обычно используется ИП и микропредприятиями. При ведении суммового учёта работник получает товар, считает его по цене продажи и отмечает в тетрадь. После чего из общей суммы ежедневно вычитается полученная за день выручка. Оставшаяся разница и есть складской остаток.    

Аналитический способ учёта предусматривает проведение подробного анализа остатков, а также динамики продаж. Для этого обычно применяют Excel, а вся информация заноситься в накладные вручную.

Внедрение автоматизированного учёта снижает риск совершения ошибок и гарантирует получение точных данных по продажам за выбранный период.  

Чтобы понять принцип ведения розничного учёта, ниже мы привели основные бизнес-процессы, требующие автоматизации:

1. Приёмка товара. Ко всем поставкам прилагаются сопроводительные документы (накладные, счёт-фактуры). Работник вносит данные из «первички» прямо в программу учёта товара либо в ТСД.

2. Перемещение в торговый зал. 

3. Реализация. Выбытие товара отмечается сразу после его реализации через ККМ.   

Если ведётся автоматизированный учёт, то остатки считываются в системе автоматически. Таким образом, по завершению смены пользователь может отслеживать весь объём реализованного и оставшегося товара, своевременно составляя заказы поставщику.    

Автоматизация магазина с «1С»

Ниже мы разобрали основные решения «1С» предназначенные для автоматизации торговых точек. В случае необходимости пользователь может расширить функционал каждого из них.   

«1С: Касса»

Узкоспециализированное ПО, предназначенное для автоматизации РМК. Функционал:

• Расчёты на ККМ.

• Реализация маркированной и акцизной продукции.

• Ведение ЭДО.

• Создание заказов для поставщиков.

• Обеспечение ТМЦ и финансовых средств.

• Аналитика продаж.

• Настройка интеграции с онлайн-магазином, а также с ПО - «1С: Мобильная касса».

Стандартная конфигурация обеспечивает возможность выполнения всех кассовых операций, но при этом не поддерживает работу с рекламными акциями (скидочными и накопительными картами). Применяется в основном для обеспечения потребностей небольших розничных торговых точек с ограниченным бюджетом.

«1С: Розница»

Стандартная конфигурация «1С: Розница» — представляет собой готовое решение, предназначенное для автоматизации магазинов. По поддерживает весь функционал «1С: Касса» включая интерфейс кассира:

• Открытие и закрытие кассовой смены.

• Получение наличного и безналичного расчёта.

• Создание и печать чеков.

• Выполнение возвратов и т.д.

Помимо представленного в «1С: Касса» функционала, в «Рознице» имеется доступ к:

• Реализации в рассрочку.

• Комиссионной торговле.

• Ведению агентских схем.

• Обеспечения контроля деятельности сотрудников.

• Ведение складского учёта и анализа товарных групп.

• Маркетинг и аналитика: реализация программ лояльности, а также аналитика продаж по различным критериям.  

Основными сферами использования являются сетевые и несетевые организации, которым необходимо использование полнофункционального кассового ПО с возможностью подключения имеющегося торгового оборудования.

«1С: Управление нашей фирмой»

«1С: УНФ» — представляет собой универсальное ПО, предназначенное для автоматизации различных участков в магазинах: склад, бухгалтерия, торговый зал, CRM, наценки и т.д.

Функционал:

• Сдача отчётов без использования «1С: Бухгалтерия».

• Блок для расчёта з/п.

• CRM модуль, обеспечивающий взаимодействие с популярными платформами, сайтами и службами доставки.

• Полнофункциональный РМК.

• Встроенная подсистема для обеспечения интернет-магазинов.

• Совместимость с остальными решениями «1С».

• Доступ к пятипользовательской версии.

Данная конфигурация не подходит для организаций со сложными бизнес-процессами. Учётный функционал реализован в ней в упрощённом формате, но этого вполне хватает для обеспечения маленького розничного магазина, небольших компаний или интернет-торговли.  

«1С: Управление торговлей»

«1С:УТ» — представляет собой ПО для обеспечения товароучёта в магазине с широким ассортиментом (больше 200 позиций).

Решение позволяет автоматизировать кассовый узел, склад, розничный магазин и интернет-магазин.

«Управление торговлей» обеспечивает ведение складского учёта с адресной системой хранения, конкретизируя место размещения товара вплоть до определённой ячейки.  

Достоинства:

• Наличие блока для работы с наценкой, позволяющего назначать простые и сложные скидки.

• Возможность заполнения детализированных отчётов.

• Формирование первичных документов.

• Сопровождение всех этапов работы с заказами.

«1С:УТ» подходит для организаций со сложным ценообразованием и адресной системой хранения. Позволяя не только автоматизировать все основные бизнес-процессы, но наладить работу менеджеров, кладовщиков и управляющих.  

Оборудование для автоматизации розничного магазина

Для небольших розничных магазинов с ограниченной ассортиментной линейкой (до 50 позиций) хватит одной ККМ. Для обеспечения овощных ларьков, лавок на колёсах и рыночных точек подойдёт мобильнее ККМ  с сенсорным дисплеем либо автономные кнопочные модели.  

 Для мелких магазинов с посещаемость до 50 человек в смену лучше всего подойдут автономные смарт-терминалы. Наиболее востребованные в данной группе Эвотор 7.2 и 7.3, Эвотор Power.

В крупных супермаркетах и сетевых магазинах кассовые узлы оснащают POS-системами с ФР.

Также, помимо ККМ, для автоматизации розничных торговых точек требуется:

1. Сканер штрих-кодов. Он позволяет осуществлять в системе быстрый поиск товара, а также вносить новые позиции в справочник. Небольшие розничные магазины могут работать без сканера, если они не реализуют маркированные и акцизные товары.  

2. Торговые весы с функцией печати этикеток. Ставятся в залах самообслуживания для измерения веса овощей и фруктов, на фасовочных складах, а также на кассовом узле или на прилавке.

3. Эквайринговый терминал либо PIN-pad — необходим для обеспечения безналичного расчёта.

4. Покупательский экран – предназначен для демонстрации сведений о покупке.

5. Ящик для денег – используется для обеспечения безопасного хранения денежных средств.   

На складах дополнительно используют терминалы сбора данных. Они позволяют оптимизировать такие бизнес-процессы, как: приёмка, комплектация, отгрузка, инвентаризация и т.д. А также генерировать документы для автовыгрузки в «1С».

Интеграция ТСД с мобильным принтером позволяет осуществлять печать этикеток непосредственно после получения партии.