Автоматизация бизнеса: способы, задачи, особенности

Автоматизация бизнеса – это внедрение в рабочие процессы программно-аппаратного комплекса (далее - ПАК), позволяющего снизить время и силы, затрачиваемые на осуществление однотипных рутинных процессов, что позволяет повысить продуктивность и эффективность всего предприятия в целом, а также обеспечивает создание эффективной стратегии управления. В соответствии с ФЗ №54, все хозяйствующие субъекты, занимающиеся ведением коммерческой деятельности на территории РФ, при расчетах с клиентами обязаны использовать в своей работе ККМ нового образца. Также на Российском рынке активно внедряется обязательная маркировка товаров, предусматривающая пересылку информации обо всех совершённых на ККМ операциях в ГИС МТ «Честный ЗНАК», а оборот алкогольной продукции невозможен без отправки данных о продажах в ЕГАИС. Таким образом, автоматизация бизнеса сегодня это не только меры, направленные на облегчение работы и повышение дохода организации, но также необходимость, которая позволяет вести свою деятельность в рамках законодательства. 

Способы автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов предусматривает оснащение организации ПАК:

• Оборудованием: ККМ, сканеры штрих-кодов, покупательские экраны и т.п.

• Программы учёта товара и другое ПО, предназначенное для ведения стандартных операций в автоматическом режиме, а также для управления и взаимодействия бизнес-процессов.  

Автоматизация бизнеса проводится, в основном, по двум следующим направлениям:

• Оптимизация основных бизнес-процессов. В соответствии с конкретной сферой деятельности, она реализуется через внедрение технического оборудования, а также комплекса автоматизированных программ, предназначенных для повышения скорости и качества обслуживания клиентов, а также облегчения внутренних бизнес-процессов, управления продажами и т.п.

• Оптимизация поддерживающих процессов. Внедрение в работу компании ПАК, направленного на выполнение конкретных задач. К примеру, на ведение бухгалтерского учёта, создание и отправка соответствующих отчётов в органы контроля. Это не оказывает прямого влияния на прибыль организации в целом, но при этом существенно экономит время и внутренние ресурсы.  

Основные задачи автоматизации бизнес-процессов

Основной задачей автоматизации бизнес-процессов является повышение прибыли компании. Если автоматизация была проведена правильно, то затраты окупятся в самые короткие сроки. Автоматизация позволят повысить скорость работы не только рядовых сотрудников, но и руководящего персонала.   

Внедрение автоматизации позволяет:

• Повысить скорость и качество обслуживания посетителей.

• Облегчить процесс учёта товара, а также другие операции.

• Обеспечить грамотный учёт взаиморасчетов с контрагентами, а также распланировать корректный закуп товаров и необходимых для оказания услуг материалов. 

• Обеспечить безопасное хранение информации.

• В автоматическом режиме создавать управленческие и финансовые сводки, производя своевременный обмен необходимыми сведениями между подразделениями компании. 

• Дистанционно отслеживать работу персонала, а также просматривать статистику и вести аналитику, предоставлять отчётность

• Работать в полном соответствии с нормами законодательства.

Внедрение автоматизации в работу позволяет повысить лояльность посетителей, за счёт чего растёт прибыль компании.

Особенности оптимизации малого бизнеса

Схема внедрения автоматизации в сфере малого бизнеса будет той же, что и для крупных организаций. Разница будет состоять только в количестве применяемого оборудования, а также функциональности ПАК,

Небольшим и средним компаниям с ограниченным бюджетом лучше остановить свой выбор на более недорогом оборудовании с более низкой производительностью и функциональностью. Также (в целях экономии) можно взять необходимое для работы оборудование, в аренду.

Системы автоматизации бизнеса

Системы автоматизации бизнеса делятся на две крупные категории:

1. CRM-программы и облачные сервисы: дают возможность оптимизировать все основные бизнес-процессы, а также обеспечивают ведение дистанционного контроля деятельности сотрудников. Подходят для обработки заявок, а также сбора клиентской базы для внешних рассылок.

2. ERP-системы: программы с достаточно широким функционалом, предназначенным для качественного и эффективного управления бизнес-процессами.

Исходя из особенностей конкретной сферой деятельности, для комплексной автоматизации применяется дополнительное внешнее оборудование, такое как сканеры штрих-кодов, ТСД, весы и т.п.  

Автоматизация небольшой розничной торговой точки

При подборе программы учёта товара следует обращать внимание на её функциональность, а также особенности деятельности компании. Так, например, если в торговой точке реализуются маркированные товары, то ПО обязательно должно интегрироваться с ГИС МТ «Честный ЗНАК».

Пример автоматизации розничного магазина:

1. Эвотор 7.2. – стационарная ККМ, функционирующая от электросети. Не может использоваться автономно, так как конструкцией не предусмотрено наличие аккумуляторной батареи. Имеется возможность дистанционного контроля всех совершаемых на устройстве операций.  

2. ПО от разработчика «Эвотор» или «1С:Розница». В магазине «Эвотор» пользователь может выбрать всё необходимое для работы и расширения функционала ПО. К тому же на ККМ осуществляется поддержка ПО «1С:Розница».

3. 2D сканер штрих-кодов «АТОЛ». Подсоединяется к ККМ через USB-порт.

При работе с маркированной продукцией на ККМ необходимо предварительно произвести обновление прошивки, что позволит создавать ФД нового стандарта. Также следует приобрести КЭЦП и присоединиться к системе ЭДО.

Автоматизации бизнес-процессов в организациях, занимающихся реализацией алкогольной продукции

Организации, занимающиеся реализацией алкогольной продукцией, подсоединяются к ЕГАИС. В неё пересылаются сведения о перемещениях, смене владельца, а также о продаже конечному потребителю.  

Для оптимизации бизнес-процессов в компаниях, занимающихся реализацией алкогольной продукции используются следующие средства: 

1. «1С:Розница». ПО обеспечивает ведение журнала учёта, при помощи которого фиксируются продажи, передаются сведения в ЕГАИС, а также осуществляются иные законодательные требования.  

2. Рутокен для ЕГАИС. Для использования КЭЦП применяются смарт-карты, токены или иные флэш-накопители.

3. 2D сканер штрих-кода. Применяется для считывания акцизных марок, обязателен при работе с алкогольной продукцией.

Также для работы необходима ККМ с возможностью работы в системе ЕГАИС, либо другая модель, подсоединённая к ПК, на который инсталлирован УТМ.

Автоматизация заведений общественного питания

Оптимизация бизнес-процессов в заведениях общественного питания предусматривает распределение текущих бизнес-процессов на несколько уровней, которые интегрируются между собой, складываясь в общую систему.

Пример автоматизации заведения общественного питания:

1. Программа Poster. Представляет собой учётную систему, имеющую удалённый доступ к статистическим данным, а также данным о складской деятельности, финансах и т.п. Инсталлируется на POS-систему или компьютер с подсоединённым ФР. ПО осуществляет поддержку работы с ЕГАИС и подходит для работы в кофейнях, заведениях общественного питания и ресторанах. 

2. АТОЛ 30Ф. ФР для выпуска чеков, а также пересылки информации ОФД. Подсоединяется к компьютеру или является частью POS-системы.

Для возможности расчёта клиентов непосредственно у столиков, официантам потребуются мобильные кассы. Также (в соответствии со схемой работы и типом компании) для автоматизации может потребоваться принтер для распечатки предзаказов, кухонный экран, товарные весы и другие устройства.  

Автоматизация интернет-магазина

Предписания ФЗ №54 затрагивают не только физический бизнес, но и интернет торговлю. Для собственника интернет-магазина предусмотрены специализированные системы автоматизации, предоставляемые в аренду на облачном сервисе. Подсоединение к онлайн ККМ осуществляется дистанционно. Модели ККМ для интернет-магазинов не имеют оборудования ввода или экрана. Они не могут выпускать бумажные ФД, но при этом пересылают их электронную версию на телефон или e-mail клиента, а также гарантируют возможность подсоединения платёжных сервисов для осуществления онлайн-платежей.      

Автоматизация бизнеса через «1С»

Программные продукты 1С являются достойным решением, предназначенным для оптимизации бизнес-процессов. В 1С осуществляется поддержка современного оборудования и предусмотрен достаточно широкий функционал. 

Всё это обеспечивает комплексную автоматизацию в сферах розничной торговли и общественного питания.

Разработчиком предусмотрены следующие программные решения:

• «1С:Розница» — используется для оптимизации торговых точек любого масштаба.

• «1С:Управление торговлей 8» — используется для повышения конкурентоспособности, а также обеспечения эффективности работы компании.  

• «1С:Комплексная автоматизация» — предназначается для формирования единой ИС, которая охватывает все базовые управленческие задачи, а также учёт на предприятии и иной софт.

Разработчик 1С постоянно совершенствует программы и сервисы, что позволяет им предлагать пользователям максимально универсальные решения, которые при этом полностью отвечают требованиям законодательства и потребностям современного бизнеса.