Главная
Блог
5 примеров автоматизации отчетности в 1С: как она позволяет сэкономить деньги и увеличить прибыль

5 примеров автоматизации отчетности в 1С: как она позволяет сэкономить деньги и увеличить прибыль

В данной статье мы познакомим вас с пятью примерами автоматизации отчётности в 1С. Вы узнаете, как создавать управленческие отчёты, отслеживать выручку, проводить выгодные сделки и многое другое.

Большое количество предпринимателей до сих пор не произвели автоматизацию процесса создания отчётов. Некоторые думают, что это трудно и экономически не выгодно, другие переживают, что персонал не справиться с функционалом, а третьи ведут отчётность в Excel-таблицах и ничего менять не собираются. Они даже представить не могут, как автоматизация в 1С облегчает работу и сколько средств помогла бы сэкономить. Но самое главное в том, что для этого не требуется больших финансовых вложений или временных затрат. Если же у вас установлена 1С, то достаточно будет 1 дня для выполнения всех настроек.

Внедрение автоматизации отчётов несёт выгоду даже малому и микробизнесу. Она позволяет снизить траты и повысить прибыль.

Пример 1. Формирование управленческой отчетности за день

Ведение управленческого учёта предусматривает 3 основных отчёта:

В отличие от бухгалтерских отчётов, ведение управленческих доступно даже неподготовленным пользователям, не имеющим особых навыков.

Управленческие отчёты наглядно демонстрируют владельцам ответы на такие важные вопросы, как:

Откуда поступили средства и куда они были потрачены.
Какие средства использует компания, собственные или заёмные.
Почему доход поступает, а средств нет.
Какая часть бюджета может быть израсходована, чтобы не возник кассовый разрыв.

Управленческие отчёты имеют ценность только когда были заполнены своевременно и без ошибок. В Excel это выполнить невозможно. Данные теряют актуальность и становятся бесполезными. В случае ручного заполнения документации часто возникает большое количество ошибок.

Среди продуктов 1С представлены решения, направленные на автоматизацию управленческого учёта и создание отчётности за 1 день.

Пример: При помощи «1С:Общепит» мы произвели автоматизацию учёта в столовой «Тихий залив». Управленческие отчёты создаются в текущий день, и владелец получает реальные сведения о деятельности заведения. По итогам: затраты снизились на 30%.

Пример 2. Отслеживание выручки при помощи отчёта о розничных продажах

Показателями управленческой отчётности являются доходы, расходы, прибыль, убытки, а также активы и пассивы. Эти сведения – являются главной информацией, интересующей владельца. Также, помимо этого, имеется оперативная отчётность, позволяющая руководителям производить оценку результатов работы разных участков, принимая своевременные решения на своём уровне.

Собственник малого бизнеса может и самостоятельно формировать документацию по отслеживанию необходимых показателей в прогрессии. К примеру, он может получать сведения о прибыли торговой точки при помощи отчёта о розничных продажах. Он позволяет отслеживать количество реализованной продукции, а также доход, который был получен за выбранный период, и объём наличной и безналичной оплаты. Пользователь без труда может производить настройку документа под потребности организации, добавляя или убирая строки.

Если используется «Облачное» ПО, к примеру, «1С:Розница» в сервисе «1С:Fresh» отчёты о продажах в таком случае можно смотреть с любого устройства, на котором имеется выход в сеть.

Отчёт по продажам не получится сгенерировать в неавтоматизированном магазине, в котором ККМ не настроено взаимодействие между бухгалтерской программой и программой учёта товара. Таким образом, данные о розничных продажах не переносятся в 1С, и пользователю приходится оформлять отчёт вручную.

Пример: Вся отчётность в розничном магазине «Меркурий» велась вручную. При этом данные собирались из нескольких различных источников. После того как «1С:Розница» будет внедрена, информация будет храниться в общей базе. Руководитель при этом имеет доступ к детализированной аналитике по валовой прибыли, сумме среднего чека, а также эффективности маркетинговых программ. Всё это позволило повысить уровень выручки на 25%.

Пример 3. Ведение отчётности необходимой для отслеживания товарных остатков и выполнения заказов

В торговых предприятиях обеспечение контроля за ведением товарных остатков будет осуществляться в беспрерывном режиме. Особенно когда за смену поступают сотни заказов. Возможность учёта складских остатков представлена во всех востребованных решениях 1С:

Если факт продажи ещё не зафиксирован, но товар передан на сборку, 1С в автоматическом режиме изменит остатки. То же самое производится в случае резервирования. ПО «не позволяет» продавать товар, имеющийся на складе. В отчете «Остатки и доступность товара» можно просматривать количество доступного товара.

В столбике «Ожидается приход» отмечено количество товара, поступающего на склад по заказам на поставку. Данные из этого отчёта позволяют оценить, достаточно ли остатков для обеспечения работы, а также когда необходимо будет заказывать новую партию. А для избегания пересортицы пользователь может произвести настройку автосоздания заказов. Система генерирует заказ поставщику из учёта минимального остатка или статистики по продажам.

Пример 4. Учет товаров в рознице и оптовой торговле для управления ассортиментом

Показатели по товарным остаткам необходимо не только отслеживать, но и анализировать.

Важно знать:

Какие позиции реализуются хорошо, а какие нет.
Какие товары обладают высоким и низким спросом, а какие сезонный.
Какие товары обладают наибольшей маржинальность.

Данную информацию можно получить из отчёта «ABC/XYZ-анализ» — который является одним из основных инструментов для управления ассортиментом. Он представлен во всех востребованных решениях 1С.

Пример 5. Больше выгодных сделок с управленческими отчетами в CRM

CRM-система является выгодным решением в формате «длинных» продаж в случаях, когда от звонка покупателя до момента заключения сделки необходимо пройти несколько шагов.

Подойдёт применение простого и доступного ПО «1С:Управление нашей фирмой». С ним вам не нужно будет приобретать отдельную CRM-систему. В «1С:УНФ» в автоматическом режиме поступают заявки со всех источников: с портала, e-mail и т.д. По итогам работы создаются автоотчёты, при помощи которых можно произвести оценку:

Личной эффективности работы менеджеров.
Получилось ли соблюсти план продаж.
С каких каналов поступает больше всего лидов.

При помощи отчётов в «1С:УНФ» можно выявить, на каких шагах обычно срываются сделки, произвести анализ работы персонала и предпринять нужные меры.

Аналитика конверсии лидов позволяет определиться с наиболее эффективными каналами продаж.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.