«1С:Зарплата и управление персоналом»: функционал

ПО обеспечивает решение двух основных задач: расчёт заработной платы (з/п) и автоматизацию кадрового учёта. Софт позволяет вести оборот документов, заполнять справки НДФЛ, быстро генерировать и сдавать отчёты в СФР в соответствии с последними предписаниями налогового и трудового законодательства.

Что собой представляет программа «1С:ЗУП» и кому она нужна

«1С:ЗУП» — это ПО, предназначенное для автоматизации основных бизнес-процессов, сопряжённых с расчётом з/п и кадровой политикой коммерческой компаний. В программе применяется свежая база данных, в которой представлены актуальные редакции НПА и положений ТК РФ.  

Достоинства перед «1С:Бухгалтерией»

«1С:Бухгалтерия» позволяет начитывать з/п сотрудникам, формировать приказы о назначениях, а также оформлять отпуска и увольнения. Этого достаточно для обеспечения компаний, штат которых не больше 10 человек, но мало для среднего и крупного бизнеса.  

Функционал «1С:ЗУП»:

• Обеспечивает ведение кадрового учёта по любому количеству сотрудников.

• Возможность использования мотивационных схем.

• Произведение расчётов за сверхурочную деятельность.

• Начисление премиальных и бонусных выплат.

• Составление штатного расписания из учёта переменных данных (отпусков, отгулов, больничных и т.д.).  

Сравнение версий «1С:Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1

ПО представлено в трёх конфигурациях: «Базовая», «ПРОФ» и «КОРП». Выбор конкретной обусловлен тем, какие бизнес-процессы требуется автоматизировать пользователю.

Базовая конфигурация используется в небольших компаниях, где основным пользователем является один человек. ПО позволяет производить расчёт з/п, представлять отчёты в СФР и обеспечивать кадровый учёт из расчёта изменений законодательства.   

«ПРОФ» конфигурация подразумевает работу в многопользовательском режиме (с различных ПК) и обеспечивает возможность ведения кадрового учёта по нескольким компаниям в общей базе.

 Конфигурация «КРОП» расширена дополнительными возможностями:

• Кадрового планирования.

• Подбора сотрудников.

• Управления мотивацией и расчёта льгот.

• Учёта ДМС и медицинских осмотров.

«1С:Зарплата и управление персоналом»: функционал для кадровиков

Во вкладке «Кадры» представлена база работников, а также вся информация, нужная для обеспечения учёта, расчёта з/п и создания отчётности. 

Штатное расписание

«Штатное расписание» — это собой справочник, в котором определён состав организации. В нём представлен перечень подразделений и должностей с окладами, начислениями, режимом работы и количеством имеющихся ставок.  

При оформлении нового работника специалист по кадрам выставляет позицию из «Штатного расписания». После чего для принятого сотрудника в автоматическом режиме выставляются условия труда, прописанные в справочнике.

 Во вкладке «Настройки» можно сгенерировать любой график работы по заданному макету из производственного календаря, после чего использовать их к строчкам штатного расписания.

В справочник «Должности» информация также вносится через вкладку «Настройки». Профессия выставляется из общероссийского классификатора (ОКПДТР) или вноситься самостоятельно.

Электронные трудовые книжки в «1С:ЗУП 8.3»

Начиная с 2023 года были отменены формы отчётов СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти документы генерируются, как и раньше, но в СФР представляются теперь в составе общего отчёта ЕФС – 1.

Электронные книжки раньше создавались на основе сведений о трудовой деятельности из СЗВ-ТД. Теперь вместо этого отчёта сотрудники заполняют подраздел 1.1 ЕФС-1. Как это выполнить через «1С:ЗУП»:

1. Откройте вкладку «Кадры» и выберите «Электронные трудовые книжки».

2. Кликните на «Создать».

3. После чего откройте пункт «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД».

4. Кликните на «Заполнить» войдите во вкладку «Приемами и увольнениями» и выполните проводку документа.

5. Кликните на «Печать» и выберите «ЕФС-1».

Отчёт можно создавать для основных типов операций:

• Приёма сотрудника на работу.

• Увольнения работника.

• Других кадровых изменений (переводах, смене квалификации, получении второй должности и т.п.). 

В новом отчёте, так же, как и в СЗВ-ТД, требуется отмечать коды должностей из ОКЗ. ПО выполняет это в автоматическом режиме. Пользователю требуется только выставить профессию из списка «Трудовые функции» в «1С:ЗУП 8.3» при поступлении сотрудника на работу.

Кадровые документы

В «1С:Зарплата и управление персоналом» представлены макеты документов для фиксации всех кадровых операций: командировок, отпусков, больничных, восстановления в должности, неявок и т. д. Пользователь может производить настройки из учёта собственных процессов.

К примеру, при оформлении совмещения должностей отмечают тип работы, обязанности, сумму доплаты, размер ставок и т.п. 

Некоторые документы, к примеру, «Отпуска» представлены сразу в двух разделах: «Кадры» и «Зарплата». Но в них отображаются различные сведения. Менеджер по кадрам осуществляет оформление отпуска, отмечая сведения сотрудника, основание и период. А бухгалтер - вносить данные в расчётную часть: начисления, удержания, НДФЛ и т. д.

Кадровик просматривает только верхнюю (кадровую) часть, а второй - полный документ.

Воинский учет

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» обеспечивает возможность ведения по всем группам работников, которые подлежат воинскому учёту или находятся в запасе.

Полезный функционал «1С:ЗУП» для бухгалтеров

Работники бухгалтерии пользуются следующими разделами программы:

1. «Зарплата»: учёт рабочего времени, з/п и удержаний.

2. «Выплаты»: оформление документов на выплату з/п.

3. «Налоги и взносы».

К тому же в системе представлен раздел «Отчетность и справки». В нём формируются документы для предоставления в органы контроля. Для этого можно пользоваться сервисом «1С-Отчетность».

Расчет зарплаты

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой реального получения з/п является дата её выплаты, в том числе и за первую половину месяца. Вычитать НДФЛ теперь нужно и после выплаты аванса, а не во время окончательного расчёта за месяц, как было ранее. «1С:Зарплата и управление персоналом» в редакции 3.1 позволяет оптимизировать эти бизнес-процессы с учётом новых требований законодательства. Для корректного расчёта НДФЛ аванс оформляется документ «Начисление за первую половину месяца (создание)».

Окончательные начисления за полный месяц (з/п и аванс) фиксируются во время окончательного расчёта документа «Начисление зарплаты и взносов».

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.