«1С:Документооборот»: руководство по автоматизации работы с договорами и избавлении от рутины

По мере роста бизнеса увеличивается количество необходимых к заполнению документов, требующих согласования на различных уровнях управления. Растёт количество персонала, повышается количество поставленных задач. Чтобы не зарыться в бумагах, лучше перевести документы в цифровой формат. Для этого подойдёт решение «1С:Документооборот» («1С:ДО»). Данное ПО предназначено для оптимизации работы с документами, отслеживания работы сотрудников и автоматизации других бизнес-процессов.   

Описание ПО «1С:Документооборот»

Использование ПО «1С:Документооборот» позволяет полностью автоматизировать работу с документацией, а также решить две основные задачи:

1. Формирование общей базы, в которой представлены договоры, первичные и внутренние документы, а также входящая и исходящая корреспонденция.  

2. Автоматизация действий персонала. К примеру, для утверждения документа или подписания соглашения не требуется пересылки документов по e-mail или хождения между разными отделами. Ответственные сотрудники могут просматривать в системе все выполняемые с ним действия: кто согласовал, на каком этапе находиться и т.д.  

ПО может взаимодействовать с другими решениями 1С. К примеру, документ, сгенерированный через «1С:Бухгалтерия» в автоматическом режиме переноситься в программу «1С:ДО». А уже в ней пользователь согласовывает и отслеживает процедуру согласования до самой отправки документа контрагенту.  

Для чего требуется ПО «1С: Документооборот»

Ниже мы на примере конкретного клиента — digital-агентства разберём результаты внедрения ПО «1С:Документооборот».

Из-за пополнения штата и увеличения числа заказов растёт объём документов, требующих оформления и согласования. Сотруднику приходится создавать на рабочем столе десятки папок с файлами, которые он сортирует и именует по своему усмотрению. Всё это приводит к тому, что когда работник отсутствует на рабочем месте (по болезни или другим непредвиденным причинам) другие не могут отыскать нужный документ или файл. Работа замедляется, сроки сдачи переносятся.      

«1С:ДО» позволяет:

• Классифицировать документацию в общую систему, что позволяет осуществлять быстрый поиск по реквизитам или содержанию.  

• Запускать процедуру согласования и подписания документов в автоматическом режиме по преднастроенному алгоритму.  

• Руководителю просматривать, на какой стадии находится работа с документом и с какой скоростью она продвигается.   

• Генерировать документы по заданному макету.

• Производить оценку эффективности работы отделов.

«1С:Документооборот»: функционал

ПО предназначается как для офисной работы, так и для дистанта. В «1С:Документооборот» предусмотрены шаблоны, скрипты и формы, настроенные под обеспечение потребностей определённых отделов или должностей. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы любой сложности, предусматривающие большое количество условий и этапов выполнения. Ниже мы рассмотрели, какой функционал для этого предусмотрен в «1С:Документооборот»:  

В «1С:Документооборот» представлена возможность управления и контроля бизнес-процессов на любом уровне: выставление задачи, согласование, а также передача от одного работника к другому.

Описание «1С:Документооборот»: рабочий стол и панель навигации

«1С:Документооборот» проста и интуитивно понятна в управлении. Работать с ней сможет даже неподготовленный пользователь, не имеющий специальных навыков или дополнительного обучения.

ПО имеет два рабочих стола: для руководителя и основной. К тому же пользователь может настраивать вид основной страницы под себя.

Основной рабочий стол

Обычно в работе применяется первый виджет — «Задачи мне». Если кликнуть на ссылку, запускается страница с полным перечнем, включая просроченные и не принятые к выполнению задачи. Можно нажать на нужную карточку и просмотреть добавленные документы и детализированную информацию об истории.

Перечень задач

В правой стороне рабочего стола располагается панель управления. В подразделе «ресурсы» можно просматривать вид рабочих документов, переходя к ним сразу из списка.   

В подразделе «Справочники» можно обратиться к списку контрагентов, физлиц, адресной книге, базе товаров, журналу документов и остальным каталогам.

В разделе «Настройки» можно менять тип рабочего стола и убирать элементы.

Настройка правил обработки договора в ПО «1С:Документооборот»

Для всех типов документов необходимо произвести настройку маршрута движения и отметить должностных лиц, желающих ознакомиться с их содержанием. Для начала откройте вкладку «НСИ» в левом боковом меню.

«НСИ»

Выставьте тип документа либо создайте новый. В карточке войдите во вкладку «Настройки обработки». Кликните на «Подобрать действия» и выберите необходимую команду из перечня справа. К примеру, «Согласование» и «Подписание».

Выбор действий во разделе «Настройки обработки»

Кликните на ссылку «Правила обработки» и произведите настройку для каждого действия. После чего добавьте участников.

Настройка действий в «Правилах обработки»

Пользователь может выставлять условия, при которых участники будут добавлены в работу. К примеру, если сумма соглашения будет больше 100000 рублей. Также можно определять время выполнения задач для конкретного участника.  

Процесс имеет линейную схему, но пользователь может корректировать её в редакторе, расширяя условия.  

По окончанию настройки кликните на «Записать и закрыть».

«1С:Документооборот»: создание договора

В первую очередь необходимо создать карточку документа и добавить файл с текстом. Его можно добавить с ПК либо сгенерировать в системе, используя макет.

Открыть форму договора можно одним из следующих способов:

• Со стартовой страницы.

• С панели навигации.

• Через основное меню.

Открытие «Документов» из основного меню

Пользователю необходимо отметить тип документа (к примеру, договор поставки) и внести данные в карточку. При подборе контрагента из базы его реквизиты загружаются в автоматическом режиме.  

Карточка нового документа

Откройте раздел «Файлы» и кликните на вкладку «Добавить». Добавьте документ с рабочего стола либо сгенерируйте его в программе по созданному макету.

Загрузка или создание документа по заданному шаблону

Во вкладку «Обработка» необходимо добавить правила, по которым будет создаваться договор. Если у Вас уже имеется предварительно настроенный шаблон, вы можете выбрать его для документа. Если его нет, то можно внести правила обработки при оформлении договора. Для этого кликните на зелёный значок плюса, который расположен в левом углу экрана, после чего отметьте все действия, которые необходимо выполнить с документом.  

Правила обработки документа

Для каждого из этапов необходимо добавить несколько исполнителей, которые по очереди согласовывают или знакомятся с документом. Если требуется подписание документа, то откройте вкладку «ЭП» и откройте один из сертификатов, которые представлены в перечне.

После того как документ будет подписан КЭЦП, пользователь больше не сможет вносить в него правки.  

Во время создания договора в разделе «Обработка» кликните на кнопку «Начать обработку». Исполнители, отмеченные в настройках, смогут получить соответствующие задачи и приступить к их исполнению.

Согласование договора

После того как все ответственные лица заверили документ, в карточке рядом с сотрудниками отобразятся зелёные галочки. Это означает, что договор прошёл нужные этапы и его можно пересылать контрагенту.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.