«1С:Документооборот»: бизнес-процессы

Процесс в ПО «1С:Документооборот» — является инструментом совместной работы и отслеживания её выполнения. Это последовательность конкретных процедур, закреплённых за конкретными сотрудниками по предварительно рассчитанной схеме. Использование данного ПО позволяет повысить эффективность бизнеса, снизить срок согласования и принятия решений. Вся документация будет постоянно под рукой, что повысит исполнительскую дисциплину сотрудников.

«1С:Документооборот»: функционал

В ПО представлено – 9 готовых процессов. Каждый из них имеет собственный алгоритм действий, который без труда адаптируется под особенности конкретной организации.  

Ниже мы привели перечень процессов, представленных в  «1С:Документооборот»:

1. «Согласование» — пересылка ответственному сотруднику исходящей внутренней документации, в также файлов, для которых требуется согласование.  

2. «Исполнение» — пересылка документов, предназначенных к выполнению либо других поручений.

3. «Утверждение» — пересылка рабочей документации определённому сотруднику для последующего её утверждения.

4. «Регистрация» — пересылка документа секретарю, чтобы он закрепил за ним регистрационный номер.

5. «Рассмотрение» — пересылка на рассмотрение служебных записок или иной входящей документации ответственному сотруднику.

6. «Ознакомление» — пересылка сотруднику или группе сотрудников документации для ознакомления.  

7. «Приглашение» — отправка приглашений участникам мероприятия.

8. Составные – выстроены на базе простых процессов, последовательность осуществления которых жёстко определена и не может меняться персоналом.

9. Комплексные — простые процессы, объединены в общую цепь. При этом можно изменять очерёдность этапов.  

Алгоритм:

1. Работник формирует заявку.

2. Документ пересылается на утверждение руководителю.

3. Заявка пересылается на утверждение специалисту IT-службы.

4. Работник IT-службы выполняет задачу.

5. Создателю заявки поступает оповещение об успешном осуществлении.

В процессе совместной работы персонал производит обработку информации, которая по отношению к процессам в ПО «1С:Документооборот» считается предметами. Это документация, файлы и т.д.

Настройка процессов в «1С:Документооборот»

Чтобы автоматизировать бизнес-процессы требуется произвести настройку:

• Роли исполнителей.

• Условий маршрутизации.

• Макетов.

• Повторению процессов.

• Правил приоритетности задач.

• Автозапуска процессов. 

Шаблон процесса в «1С:Документооборот» — представляет собой схему поэтапного осуществления конкретных задач исходя из заданного маршрута. Необходим для обеспечения устоявшихся рабочих процессов в организации. Документ по очереди передаётся на рассмотрение и согласование начальнику отдела, бухгалтеру и директору.  

При формировании шаблона можно отмечать следующие характеристики: условия маршрутизации, сроки выполнения, участников и т.д. При старте нового процесса в «1С:Документооборот» вносить их второй раз не потребуется. Настройка шаблонов осуществляется в разделе «Управление процессами».

Маршрутизация бывает:

1. Условной — отображает особенности рабочих процессов организации. К примеру, когда сумма договора больше 100000 рублей, его необходимо для начала согласовать с директором и только после этого передавать в контрольную группу.  

2. Ролевой — за участниками закрепляются роли. Для каждой из них можно задавать по несколько исполнителей. К примеру, документ отдан на утверждение группе менеджеров. Первый, кто освободиться, берёт исполнение задачи на себя.  

Доступ к настройке маршрута комплексного процесса в «1С:Документооборот» предполагается только в формате графических схем. С их помощью можно просматривать этапы осуществления задач.  

Для всех процессов можно выставить автоповторение. Подобный подход используется при постоянном осуществлении одних и тех же задач. К примеру, подготовка бухотчётов, расчёт ежеквартальной премии и т.п.  

Настройка автоматического повторения процесса в «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот» позволяет поставить под контроль процессы и задачи, а также некоторые отдельные документы, проекты, мероприятия и т.д. Это помогает просматривать сроки, а также ход осуществления. К примеру, если срок, выделенный на выполнение задачи, подходит к концу, работнику или руководителю на почту поступает соответствующее оповещение.

Для постановки объектов под контроль необходимо кликнуть на символ «К» напротив необходимого документа и произвести оформление контрольной карточки: отметить срок, написать примечание для себя. После чего кликнуть на «Поставить на контроль».   

Рядом с поставленными на контроль объектами выставляются зелёные или красные отметки «К».

«1С:Документооборот»: как создать процесс

Создавать и запускать процессы в «1С:Документооборот» можно самостоятельно или автоматически, для этого:

1. Откройте вкладку «Главное» и кликните на «Создать процесс».

2. Во вкладке «Документы и файлы» выберите «Отправить» из карточки или перечня документов, файлов.

3. Кликнуть на «Подзадача…» в карточке или перечне задач, которые поступили пользователю.

Автозапуск процесса бывает:

• Жестким — ПО запускает его в необходимый момент (к примеру, после того, как документ будет создан), отмену может произвести только администратор.

• Гибким — система предлагает запустить процесс, но пользователь может отказаться.

Жесткий запуск осуществляется без участия работника, после нажатия в карточке товара на кнопку «Записать и закрыть».  

Прерывание процесса в «1С:Документооборот»

 Прервать процесс в «1С:Документооборот» можно одним из следующих способов:

• Кликнуть на «Остановить». Процесс может быть возобновлён после того, как пользователь нажмёт на «Продолжить».

• После нажатия на кнопку «Прервать» действие будет необратимо.

В ПО встроена автослужба мониторинга, а также аналитики процессов. Поэтому руководитель всегда может просматривать, какое количество задач вышло в просрок и по чьей вине это произошло.

Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.