Регистрация онлайн-кассы в 2021 году

Начиная с 01.02.2017 года, вышел запрет на использования ККМ старого образца (с ЭКЛЗ), тогда же изменилась последовательность постановки кассового оборудования на учёт в ФНС. Если раньше участникам необходимо было собирать пакет документов и лично предоставлять его в ближайшее отделение ФНС, то сейчас можно обратиться за помощью к квалифицированным специалистам либо произвести процедуру онлайн через ЛК на сайте ФНС.  

Регистрация ККМ в налоговой

В случае личного посещения отделения ФНС, участнику потребуется заполнить заявку по форме КНД-1110021, необходимый бланк можно найти на официальном сайте ФНС, либо прямо в любом удобном отделении. Также помимо 2-х экземпляров заявки, участнику необходимо собрать определённый пакет документов (технический паспорт ККМ, документы на ФН, и документ, подтверждающий личность собственника бизнеса). Также необходимо приложить справку о подтверждении полномочий обратившегося лица.

После получения заявки, контролирующий орган возвращает один экземпляр владельцу ККМ, осуществляет проверку документов, и присваивает ККМ регистрационный номер, либо отказывает в регистрации (если были предоставлены некорректные сведения).  

После присвоения регистрационного номера, участнику назначается число и время личной встречи, на которой производится фискализация оборудования и предоставляется регистрационная карточка.

После её получения необходимо добавить устройство в ЛК на сайте ФНС и можно приступать к использованию ККМ.

Что необходимо для регистрации ККМ в ЛК

Для дистанционной постановки ККМ на учёт, участнику необходимо создать учётную запись на сайте ФНС и заключить соглашение об абонентском обслуживании с ОФД. Для этого ему необходимо приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре КЭЦП на имя руководителя организации, а также КриптоПро  последней версии. К тому же необходимо установить на рабочий стол ПК ЭЦП Browser plug-in (необходим для корректной работы на сайтах).

Приобретение фискального накопителя

Фискальный накопитель (далее - ФН) — представляет собой специальный чип, на который фиксируются данные обо всех совершённых на ККМ операциях, а также последующей передаче фискальных данных ОФД. ФН покупаются отдельно, либо в комплекте с ККМ. Устанавливаемый ФН в обязательном порядке должен быть включён в специальный реестр на сайте ФНС.

К тому же ФН следует выбирать с учётом срока его службы, а также сферы деятельности и используемого налогового режима.

Так ФН сроком на 36 месяцев применяют ИП и ООО, которые:

• Занимаются оказанием услуг населению.

• Работают на специальных режимах: УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН.

Компании, которые ведут деятельность на ОСН, а также платёжные агенты, могут устанавливать ФН с любым сроком. 

Также данным послаблением пользуются ИП и ООО:

• Реализующие акцизные товары.

• Занимающиеся ведением сезонного бизнеса.

• Использующие ККМ в автономном режиме.

Для реализации алкогольной продукции лучше приобретать ФН сроком на 15 месяцев, но необходимо помнить, что вне зависимости от выбранной модели чип прослужит не более 410 дней

Подписание договора с ОФД

ОФД занимается сбором и фиксацией ФД, а также осуществляет пересылку полученных данных в ФНС. Согласие на обработку ФД, предоставляет ФНС, поэтому ОФД должен быть обязательно внесён в специальный реестр.

Абонентский договор на обслуживание ОФД может быть заключён на любой удобный срок, начиная от месяца и более.

Процедура достаточно стандартная: участник регистрируется в ЛК на портале ОФД, после чего оставляет заявку, заверяет соглашение КЭЦП и оплачивает выставленный счёт. После получения регистрационной карточки, требуется войти в ЛК ОФД и в соответствующем разделе добавить ККМ.  

От работы с ОФД освобождены только участники, которые ведут свою деятельность в местности, удалённой от сетей связи, и пользуются ККМ в автономном режиме. Правда, регистрировать ККМ в ФНС всё равно нужно. 

Как зарегистрировать личный кабинет для регистрации ККМ на портале ФНС

Дистанционная постановка ККМ на учёт может быть совершена только если у участника имеется ЛК на сайте ФНС. Также, помимо возможности регистрации ККМ, через ЛК ФНС можно:

• Вносить оплату налогов и пошлин.

• Рассчитать стоимость патента.

• Убедиться в благонадёжности контрагента.

• Проверить правильность заполнения счёт-фактур.

Ниже мы расскажем, как ИП и ООО при помощи КЭЦП получить доступ к ЛК на сайте ФНС:

• Подсоедините токен с ключевым сертификатом к ПК.

• В соответствии с системными подсказками, убедитесь в том, что ПК отвечает всем требованиям сервиса.

• Перейдите в ЛК и зарегистрируйтесь, внеся e-mail, а также «капчу».

В заключение следует перейти по ссылке с доступом, которая будет прислана на указанную при регистрации электронную почту. Следует помнить, что при каждом входе в ЛК, участнику требуется подключать токен с КЭЦП к ПК. 

Регистрация ККМ в налоговой для ИП и юрлиц

Действующее законодательство, в частности ФЗ №54, позволяет определить список субъектов, которые были освобождены от использования ККМ, к примеру, киоски, занимающиеся реализацией периодических изданий, а также точки по ремонту обуви и одежды, изготовители металлической галантереи и т.п. Полный список приведён во 2 статье ФЗ №54. Все остальные участники, включая муниципальные учреждения, занимающиеся оказанием платных услуг, должны в обязательном порядке устанавливать ККМ, а также регистрировать их в ФНС.

Участники, ведущие свою деятельность в местности, удаленной от сетей сотовой связи и интернета, имеют право не передавать сведения в ФНС в онлайн режиме, но регистрировать ККМ в ФНС они всё равно должны. Данные о совершённых кассовых операциях они должны будут подать самостоятельно при перерегистрации ККМ.   

Подача заявления

Для подачи заявления участнику необходимо открыть сайт ФНС, найти вкладку ИП, либо юридические лица и кликнуть на ссылку «Войти в ЛК». Система попросит указать сертификат КЭЦП и предоставит доступ к учётной записи, здесь необходимо:

1. Открыть вкладку «Учёт ККТ».

2. Кликнуть на ссылку «Зарегистрировать ККМ».

3. Выбрать ручное внесение характеристик.

В появившейся форме нужно внести:

• Адрес и место торговой точки, в которой установлена ККМ.

• Модель, а также номер завода изготовителя для ККМ и ФН.

• Наименование выбранного ОФД.

Также требуется выставить отметку напротив режима, в котором будет эксплуатироваться ККМ.

Когда все обязательные строки будут заполнены, убедитесь в их корректности, после чего нажмите на «Подписать и отправить». После того, как заявка будет отправлена, на экране отобразится «Запрос добавлен». Отслеживать состояние заявки можно во вкладке «Информация о документах, направленных в ФНС». После того как запрос будет обработан,  будет добавлена ссылка «Посмотреть ответ». В среднем, ответ поступает в течение суток. 

Популярные вопросы при регистрации ККМ в ФНС

Во время подачи заявки у участников чаще всего возникают следующие вопросы:

1. В каком документе посмотреть заводской номер ККМ или ФН? В техническом паспорте оборудования, либо на корпусе устройства.

2. Что указывать в строке «Наименование места установки ККТ»? Тип объекта (торговая точка, офисное помещение, кафе и т.п.), наименование торговой точки.

3. Где можно увидеть регистрационный номер ККМ? Если кликнуть на «Посмотреть ответ», то запустится новое окно, в котором можно будет загрузить регистрационную карточку в формате PDF.

Фискализация

Следующим этапом, после того как будет присвоен PHM, будет активация ФН. При осуществлении дистанционной регистрации, данную процедуру можно также пройти самостоятельно.

При этом последовательность действий будет напрямую зависеть от выбранной модели ККМ. Ниже мы разберём алгоритм действий, на примере ККМ АТОЛ:

• Подсоедините ККМ к ПК при помощи USB-шнура.

• Загрузите драйвера десятой версии с портала производителя и инсталлируйте их.

• Активируйте приложение «Тест драйвера KKT», после чего кликните на ссылку «Свойства».

• Нажмите на кнопку «Проверка связи» - если соединение было установлено, то в строке результаты появится модель ККМ и присвоенный ей заводской номер.

Подготовка завершена, можно приступать к фискализации. Для этого активируйте драйвер и в левой части экрана кликните на подраздел «Сервисные». На данной стадии необходимо проверить, правильно ли выставлены хронометрические данные (дата и время). Если зарегистрировать ККМ с неправильной датой, то при включении устройство выдаст ошибку, а для её исправления придётся менять ФН на новый и заново регистрировать ККМ.  

В левой части экрана расположена вкладка «Регистрация ККМ», здесь следует заполнить все обязательные пункты: адрес и место расчётов, ИНН организации или ИП, адрес сайта ФНС, СНО и другие.  

Очень важно убедиться, что все данные указаны верно, поскольку если будет допущена ошибка (хотя бы в одном символе) ФН придётся заменить, а ККМ перерегистрировать.

В случае, если ККМ будет использоваться в одном из особых режимов, то необходимо во вкладке «Настройка ККМ» выставить отметку напротив него (автономный, реализация акцизных товаров, услуги и т.п.).

Сведения в подраздел «Признаки агента» вносятся, только если участник является банковским агентом, платежным субагент, комиссионером и т.п.

В верхней правой части экрана, напротив пункта «Включено», должна быть выставлена отметка.

Затем кликните на кнопку «Регистрация», после чего ККМ выпустит ФД с отчётом о регистрации, сохраните его, поскольку он потребуется для окончания процедуры на портале ФНС.

Для всех POS-систем и кнопочных ККМ процесс фискализации будет идентичен, кроме Эвотор и других смарт-терминалов. На них можно активировать ФН без непосредственного подсоединения к ПК.  

Окончание регистрации

После того как фискализация будет завершена, участникам необходимо совершить последний шаг.

Снова войдите на сайт ФНС и во вкладке «Учёт ККМ» кликните на кнопку «Завершить регистрацию». В появившейся форме внесите сведения из сохранённого ранее (при фискализации) отчёта. В заключение кликните на кнопку «Подписать и отправить».

При успешном завершении процедуры, статус поменяется на «ККТ зарегистрирована».

Карточка регистрации ККМ

Проверка заявок осуществляется в течение 5 дней с момента их получения ФНС, после чего участнику присылается карточка регистрации или отказ. РК служит подтверждением того, что оборудование стоит на учёте в ФНС и отвечает всем требованиям действующего законодательства. Она хранится в электронном виде, но при желании участник может её распечатать.

Выдача ФД до получения РК считается правонарушением, за которое положен штраф.

Последующие замены ФН, а также изменения указанных при регистрации характеристик отображаются в карточке.

Проверка ККМ на сайте ФНС

Чтобы осуществить проверку статуса регистрации ККМ на портале ФНС, участнику требуется авторизация в ЛК. Откройте вкладку «Учёт ККТ», в отобразившейся таблице появится перечень всех добавленных ККМ, а в строке «состояние» должен отображаться статус «Присвоен регистрационный номер ККТ». Внесите данные с первого ФД, созданного при фискализации, в нём будет отмечено «ККТ зарегистрирована». 

Главными причинами для отказа в государственной регистрации обычно являются некорректно внесённые в анкету данные, а также отсутствие модели ФН или ККМ в соответствующем реестре.  

Подсоединение ККМ к личному кабинету ОФД

После того как регистрационная карточка будет получена, работать на ККМ ещё нельзя, так как требуется произвести настройку передачи сведений ОФД. Ниже мы, на примере «Платформа ОФД», разберём, что делать, если абонентский договор с ОФД уже подписан, но ККМ ещё не подключена к сервису.   

В первую очередь, следует активировать драйвер торгового оборудования (на ККМ или ПК), после чего внести в ККМ характеристики ОФД.

Затем произвести на оборудовании настройку ЛК. Данная функция доступна во вкладке «Кассы». Чтобы добавить новое устройство, необходимо выбрать пункт «Подключить», после чего заполнить все строки в появившейся форме и кликнуть на ОК. Можно приступать к работе.

Распространенные ошибки в регистрации ККМ

Внесение некорректных сведений при оформлении заявки на регистрацию ККМ, а также фискализации, чреваты разными сбоями, а также ошибками в работе ККМ. Ниже мы привели наиболее частые из них:

• Несоответствие данных, указанных при регистрации и реальных настроек. Данная неполадка может возникнуть, если сведения, внесённые на портале ФНС, не будут совпадать с реальными настройками ККМ. Поскольку данные сведения не синхронизируются между собой в автоматическом режиме, необходимо регулярно осуществлять их проверку.

• Неправильный ОФД. Достаточно частая ситуация. Возникает, когда собственник ККМ осуществляет переход с одного ОФД на другого, но отмечает это только на сайте ФНС, не дублируя в ККМ.

• Не соблюдён срок фиксации данных о регистрации в ФН. После получения регистрационного номера ККМ, его необходимо сразу же внести в ФН. После чего переслать отчёт о регистрации в ФНС. При несоблюдении сроков, процедуру придётся проходить заново.

• ККМ не зарегистрирована с указанной СНО. Причин данной неполадки может быть сразу несколько, к примеру, участник произвёл обновления ККМ, но забыл поменять в настройках СНО. Наиболее популярной является  несовпадение налогового режима, выставленного при постановке на учёт, с тем, что выставлен в ККМ. Если в случае попытки напечатать ФД, отображается ошибка «ККТ не зарегистрирована с указанной системой налогообложения», необходимо убедиться в том, что в характеристиках оборудования, а также в ЛК и характеристиках оборудования, выставлен один и тот же режим.