Пошаговая процедура закрытия ФН на примере Элвес МФ

Фискальный накопитель (ФН) – это устройство шифрования и защиты фискальных данных, по новому законодательству он должен быть установлен во всех KKM, функционирующих на территории РФ. Закрытие архива – это довольно простая операция, которую может осуществить владелец ККТ самостоятельно. Либо обратиться за помощью к специалистам в сервисный центр. Так когда необходима смена фискального накопителя? В данной статье мы ответим на этот вопрос и поэтапно рассмотрим процедуру закрытия ФН на примере Элвес МФ, а также что делать, если всё произвел по инструкции, но не вышло.

В каком случае необходима процедура закрытия ФН 

Собственники онлайн-касс обязаны осуществить закрытие фискального накопителя в случае если:

1. Истёк срок действия ключа;

2. Неполадки в работе.

Рассмотрим эти пункты подробней.

Истёк срок действия ключа

Фискальные накопители выпускаются в нескольких вариантах, со сроком действия ключа на 13,15 и 36 месяцев.

Фискальные накопители со сроком действия на 3 года предусмотрены в основном для:

• владельцев организаций, осуществляющих деятельность в сфере оказания услуг;

• хозяйствующих субъектов, которые работают по специальному налоговому режиму (ПСН, УСН, ЕСХН и ЕНВД), за исключением организаций реализующих подакцизную продукцию.

В случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг сезонного характера, либо работает на смешанной системе налогообложения, она может самостоятельно выбрать фискальный накопитель с ключом любого срока действия.

При осуществлении продаж подакцизной продукции, владелец организации должен использовать фискальный накопитель с ключом сроком действия на 13 месяцев.

Когда хозяйствующий субъект осуществляет деятельность на территории, расположенной вне покрытия зоны интернет, работа KKM осуществляется автономно. В таких случаях, фискальный накопитель необходимо устанавливать на срок 13 месяцев, но проработает он, скорей всего, меньше заявленного срока (заполнится память). 

Все остальные хозяйствующие субъекты имеют право на самостоятельный выбор фискального накопителя с ключом любого срока.

Примерно за 30 дней до окончания срока действия ключа, KKM оповестит пользователя, написав сообщение на чеке закрытия смены. Не будет лишним и самостоятельный контроль ситуации, так как в случае, если срок истечёт, а фискальный накопитель не будет заменён, касса будет заблокирована в автоматическом режиме, а на экране всплывёт окно с кодом ошибки 234

Заполнена память фискального накопителя

Любой фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы: 13,15 и 36 месяцев, но это приблизительные сроки. Так, например, ФН с ключом на 13 месяцев, рассчитан на шифрование и запись примерно 180 000 кассовых операций (примерно 450 фискальных документов за смену). В случае большего потока клиентов, срок действия устройства сократится, но если клиентов будет меньше, через 13 месяцев фискальный накопитель всё равно выйдет из строя.

Внесённую в фискальный накопитель информацию нельзя перезаписать или удалить. Если какие-то документы были созданы ошибочно, либо неверно, то для исправления формируется чек коррекции.

Для контроля заполнения памяти фискального накопителя, большинство KKM оснащено программным обеспечением, способным осуществлять анализ текущего состояния и извещать владельца, когда ресурс на исходе.

Смена собственника KKT

При установке в KKM фискальный накопитель регистрируется в ФНС и оформляется на хозяйствующий субъект по номеру его ИНН, поэтому при смене владельца KKT фискальный накопитель подлежит обязательной замене.

В случае, когда KKM была передана в другое подразделение организации без смены ИНН, можно оставить старый фискальный накопитель.

Неправильно введён регистрационный номер 

Во время установки фискального накопителя в KKM, необходимо ввести номер регистрационного учета. Так как внесённые в ФН данные невозможно изменить, то в случае ошибки хотя бы в одной цифре, устройство выйдет из строя и придётся приобрести новое.

Механическая поломка фискального накопителя

Фискальный накопитель может выйти из строя в случае неаккуратной, либо неправильной эксплуатации. Например, если на устройство будет систематически попадать влага или химические средства, оно выйдет из строя и подлежит замене за свой счёт, даже если ещё не вышел срок гарантийного обслуживания.

Поэтапная процедура закрытия фискального накопителя на примере Элвес МФ

По какой бы причине Вам не потребовались закрытие и замена фискального накопителя, порядок действий всегда будет один и тот же.

В случае если устройство находится на гарантийном обслуживании, то лучше осуществить замену в специализированном сервисном центре.

Если срок гарантии уже окончился, либо устройство вышло из строя по Вашей вине, то можно осуществить замну фискального накопителя собственными силами.  Но есть большая вероятность, что в случае совершения ошибки устройство выйдет из строя.

Что понадобиться для замены ФН

Для осуществления процедуры по замене фискального накопителя Вам понадобятся;

• персональный компьютер, либо аналогичное устройство;

• выход в интернет;

• фискальный накопитель;

• личный кабинет на официальном сайте ФНС РФ или у оператора фискальных данных;

• отвёртка подходящего размера.

Закрытие фискального накопителя на примере Элвес МФ

Техническая инструкция по проведению операции по закрытию архива находится в пакете документов KKM.

Перед тем, как начать процедуру закрытия фискального документа, необходимо сформировать и распечатать на KKM отчёт закрытия смены (Z-отчёт) и убедиться в том, что все сформированные в течение смены фискальные документы отправлены оператору фискальных данных. Для этого:

• В меню KKM нажмите [Выбор], откройте доступ к фискальному накопителю нажмите [8]→наберите пароль→[30]→[ИТ].

• Если все выполнено верно, на дисплее высветится количество неотправленных ОФД фискальных документов.

Если все в порядке, то можно продолжить:

• Откройте режим администрирования→[3]→наберите пароль→[30]→[ИТ]. Должно появиться [А1-87].

• Нажмите [7]→[X]→[ИТ]. На экране высветятся первые строчки отчета и надпись [C-00].

• Нажмите [00], KKM выпустит отчет, и переправит документ оператору фискальных данных.

• Готовый отчет необходимо сохранить. Информацию, содержащуюся в нем, необходимо будет ввести во время осуществления перерегистрации KKM на сайте ФНС РФ.

Выключите KKM и отсоедините блок питания, процедура закрытия фискального накопителя окончена, теперь его можно извлечь и установить новый.

Снятый фискальный накопитель необходимо сохранять в бухгалтерии организации на протяжении 5 лет.

Что делать если не получается закрыть фискальный накопитель

В случае, когда смена фискального накопителя связана с его неисправностью, либо поломкой, невозможно сформировать и выпустить отчет о закрытии. Тогда владельцу необходимо пропустить этот этап и во время перерегистрации KKM на портале ФНС, поставить соответствующую отметку в строке [ФН неисправен].

После этого, у него есть 30 календарных дней, для того чтобы переслать в ФНС справку – подтверждение о неисправности накопителя. Данную справку выдает изготовитель после экспертизы устройства.